L'intégration directe entre Payhawk et Oracle NetSuite vous permet d'avoir un contrôle total sur les données échangées entre les deux systèmes.
Payhawk effectue la synchronisation des données lors de la première connexion à Oracle NetSuite. En option, les administrateurs de Payhawk peuvent déclencher la synchronisation des données à la demande.
L'intégration crée ou met en correspondance un compte bancaire pour chaque devise active dans Payhawk. Vous indiquerez également la date de début des soldes que vous souhaitez synchroniser entre Payhawk et Oracle NetSuite.
Données de base et champs personnalisés
Le diagramme suivant montre les données de base et les champs personnalisés qui sont automatiquement synchronisés entre les systèmes.
Dépenses examinées et paiements réglés
Le diagramme suivant montre les données échangées concernant les dépenses examinées et les paiements réglés entre les systèmes Payhawk et Oracle NetSuite.
Transfert des paiements vers Oracle NetSuite
Pour des raisons comptables, Payhawk exporte uniquement les transactions réglées. Cela signifie que si un paiement a été autorisé, mais n'a pas encore été réglé, Payhawk ne l'exportera pas vers Oracle NetSuite.
Une fois qu'une transaction est réglée par la banque, sa date de règlement et son montant seront automatiquement exportés vers le compte bancaire Payhawk dans Oracle NetSuite en tant que ligne de relevé bancaire, qui comprend les transactions par carte et les virements bancaires.
Pour plus d'informations sur l'intégration des comptes Payhawk-Oracle NetSuite, consultez l'article Synchronisation des comptes avec Oracle NetSuite.
Transfert des dépôts vers Oracle NetSuite
Par défaut, une fois qu'un dépôt a été reçu, Payhawk transfère automatiquement la transaction de dépôt sous forme de transaction de dépôt dans Oracle NetSuite.
Parfois, l'exportation automatique des dépôts n'est pas souhaitée en raison des paramètres prédéfinis requis. Dans ce cas, contactez Payhawk pour désactiver la fonction d'exportation automatique des dépôts.
Transfert des dépenses vers Oracle NetSuite
Une fois qu’une dépense est marquée comme examinée avec l’option Marquer comme examinée, Payhawk transfèrera cette dépense vers Oracle NetSuite.
Ces conventions s’appliqueront aux dépenses spécifiques suivantes :
Les Dépenses par carte seront exportées en tant que Factures du fournisseur.
Les Dépenses en espèces seront exportées en tant que Factures du fournisseur.
Les Dépenses bancaires du fournisseur seront exportés en tant que Factures du fournisseur.
Les remboursements peuvent être exportés vers Oracle NetSuite en tant que crédits de facture. Les crédits de facture importés ne sont pas appliqués aux factures du fournisseur.
Lors de la connexion entre Payhawk et Oracle NetSuite, vous pouvez choisir d'exporter Dépenses remboursables en tant que Factures fournisseurs ou en tant que Rapports de dépenses. Cette configuration s'appliquera à tous les remboursements, frais kilométriques et indemnités journalières.
Si vous optez pour l'exportation des remboursements en tant que factures fournisseurs, Payhawk créera l'employé en tant que fournisseur et utilisera ce fournisseur pour toutes les dépenses remboursables.
Si vous optez pour l’exportation des remboursements sous forme de rapports de dépenses, Payhawk recherchera dans les dossiers des employés d’Oracle NetSuite un employé portant le même ID externe lors de l’exportation.
Si l'employé n'a pas d'identifiant externe dans Payhawk, Payhawk effectuera une recherche dans Oracle NetSuite en fonction de l'adresse e-mail et du nom de l'employé.
Si l'employé est introuvable ou ne peut pas être mis en correspondance, vous recevrez un message d'erreur.
Association des factures aux paiements
Lorsqu'une facture d'achat sera enregistrée et si la dépense a été payée via Payhawk, Payhawk créera et associera automatiquement l'entrée du journal de paiement.
Champs de données exportés vers Oracle NetSuite
Payhawk exporte les champs de données vers le système Oracle NetSuite suivants :
Fournisseur - Si le fournisseur n'existe pas encore dans Oracle NetSuite, Payhawk informera l'utilisateur qu'il peut s'agir d'un nouveau fournisseur et affichera l'option de le créer à partir de Payhawk ou, si le rôle de l'utilisateur est Employé, d'en faire la demande à partir d'un rôle Administrateur.
Catégorie - Mise en correspondance avec le plan comptable Oracle NetSuite.
Numéro du document
Date du document
Période de service (Période comptable dans Oracle NetSuite) - Par défaut, une fois qu'un administrateur de Payhawk aura modifié la date de la Période de service dans Payhawk, il écrasera la Date du document de la dépense enregistrée dans le système ERP, sauf si l'option Autoriser la date de transaction en dehors de la période comptable dans Oracle NetSuite a été activée.
Date d'échéance - Pour toutes les dépenses bancaires, Payhawk exporte la date d'échéance. Si aucune date d'échéance n'a été introduite, Payhawk utilise la date de la dépense comme date d'échéance.
Note - La note explicative du titulaire de la carte pour la dépense est disponible dans le champ Mémo de la dépense dans Oracle NetSuite.
Image du document
Montant - Le montant total moins le taux d'imposition de la dépense.
Devise
Taux de TVA - Le taux de TVA fourni par Oracle NetSuite.
Classifications - Payhawk importe les classifications Oracle NetSuite et vous permet de les utiliser comme champs de dépenses.
Frais - Lorsque la transaction est accompagnée d'un frais, ce frais crée une entrée de journal de paiement distincte dans le compte dédié lors de la connexion au système ERP.
Début de l’amortissement (date) et Fin de l’amortissement (date) - Lorsque les deux systèmes sont connectés, les modèles d’amortissement d’Oracle NetSuite sont synchronisés avec les données du champ de dépenses intégré Amortissement.
Pour les entrées de journal au niveau de la ligne - La valeur sélectionnée Plan d'amortissement d'une dépense dans Payhawk sera envoyée à l'entrée de journal sous Plan d'amortissement uniquement sur la ligne de dépense (débit). Lors de l'exportation d'une dépense, les dates des deux champs de dépense Début de l'amortissement et Fin de l'amortissement seront envoyées respectivement aux champs de date Début de l'amortissement et Fin de l'amortissement dans Oracle NetSuite.
Pour les factures fournisseurs ou les crédits de facture au niveau de la ligne - La valeur sélectionnée Plan d'amortissement d'une dépense dans Payhawk sera envoyée à l'entrée de journal sous Plan d'amortissement uniquement sur la ligne de dépense (débit). Lors de l'exportation d'une dépense, les dates des deux champs de dépense Début de l'amortissement et Fin de l'amortissement seront envoyées respectivement aux champs de date Début de l'amortissement et Fin de l'amortissement dans Oracle NetSuite.
Pour les dépenses remboursables - Si une dépense remboursable est configurée pour être exportée en tant que rapport de dépenses dans Oracle NetSuite et que l’un des champs d'Amortissement (calendrier, date de début ou date de fin) dans Payhawk est renseigné, ils seront ignorés de l’exportation, car le rapport de dépenses ne prend pas en charge les calendriers d’amortissement ou les dates de début et de fin de l’amortissement.