Vous pouvez planifier vos rapports de dépenses aux formats CSV, Excel et MT940 et utiliser les modèles comptables pour générer l'exportation au format requis par votre système ERP ou votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également définir la fréquence à laquelle les exportations planifiées vous seront envoyées par e-mail, ou envoyées à votre équipe.
Avant d'envoyer le rapport planifié, Payhawk rappellera aux titulaires de carte de télécharger tous les reçus impayés ou d'ajouter des informations aux dépenses incomplètes.
Planification des exportations d'e-mails
Pour planifier une exportation d'e-mail dans Payhawk :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'application Exporter.
Cliquez sur le bouton + Nouveau.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, renseignez le nom de l'exportation.
Sélectionnez le modèle comptable souhaité en cliquant sur Modifier le modèle. Une fois l'opération effectuée, vous allez être redirigé(e) vers l'écran précédent.
Dans le menu déroulant Période, sélectionnez la fréquence à laquelle l'exportation sera envoyée aux destinataires. S'il s'agit d'une exportation mensuelle ou hebdomadaire, sélectionnez dans le menu déroulant Exporter le le jour pour lequel l'exportation sera planifiée – par exemple, Jour 5 (mensuel) ou Lundi (hebdomadaire).
Dans le menu déroulant Destinataires, sélectionnez les rôles ou les employés qui recevront l'exportation planifiée par e-mail.
Cliquez sur le bouton Planifier une exportation.
Modification et suppression des exportations planifiées
Pour modifier une exportation planifiée :
Dans l'application Exporter, cliquez sur le menu à trois points de l'exportation planifiée que vous souhaitez modifier et sélectionnez l'option Modifier.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, modifiez les données souhaitées. Par exemple, pour supprimer un destinataire, survolez son nom et cliquez sur x.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Pour supprimer une exportation planifiée :
Accédez à l'onglet Exporter > Exportations planifiées .
Cliquez sur le menu à trois points de l'exportation planifiée que vous souhaitez modifier et sélectionnez l'option Supprimer.
