Selon les cas, vous devrez peut-être créer différentes dépenses d'entreprise sur l'application mobile Payhawk et soumettre des demandes de dépenses aux approbateurs concernés conformément aux workflows définis pour votre entreprise.
Dépenses par carte
Lorsque vous aurez effectué des paiements avec votre carte d'entreprise, une dépense sera automatiquement créée. Pour télécharger des documents de dépenses pour les dépenses par carte dans l'application mobile Payhawk :
Accédez à Dépenses > Soumettre.
Sélectionnez la dépense souhaitée en appuyant dessus.
Ajoutez le document de dépenses en appuyant sur l'icône + (plus). En conséquence, votre caméra s'ouvrira.
Notez qu'en fonction de votre système d'exploitation et de votre téléphone, il se peut que vous soyez invité à autoriser Payhawk à utiliser votre appareil photo.
Prenez une photo ou téléchargez le document de dépenses. Cliquez sur le bouton ✔.
Appuyez sur le bouton Soumettre. Une demande de dépense est alors automatiquement soumise aux approbateurs concernés de votre entreprise.
Factures et frais à rembourser
Pour créer un virement bancaire, une trésorerie d'entreprise ou des frais à rembourser dans l'application mobile Payhawk :
Appuyez sur le bouton Dépenses > + (plus).
Sur l'écran qui se charge, appuyez sur Facture ou Remboursement. Pour cet exemple, appuyez sur Facture. L'appareil photo de votre téléphone portable s'ouvre.
Prenez une photo ou téléchargez le document de dépenses. Appuyez sur le bouton ✔.
Sur l'écran suivant, vérifiez la devise et le montant. Appuyez sur le bouton →.
Dans la nouvelle boîte de dialogue, ajoutez les détails de dépense requis. Appuyez sur le bouton ✔. Une demande de dépense est alors automatiquement soumise aux approbateurs concernés de votre entreprise.
Dépenses relatives aux frais kilométriques
Pour créer une dépense relative aux frais kilométriques dans l'application mobile Payhawk :
Appuyez sur le bouton Dépenses > + (plus) et appuyez sur Kilométrage.
Ajoutez les détails du véhicule et de la destination. Appuyez sur Ajouter un kilométrage.
Saisissez les détails des dépenses requis. Appuyez sur le bouton Soumettre. Une demande de dépense est alors automatiquement soumise aux approbateurs concernés de votre entreprise.
Vous pouvez également ajouter des dépenses kilométriques récurrentes en sélectionnant l'une d'entre elles précédemment soumise, en spécifiant les dates de récurrence applicables (si nécessaire) et en soumettant les dépenses récurrentes en bloc.
Pour soumettre des dépenses kilométriques récurrentes :
Accédez à Dépenses, cliquez sur le bouton + Nouveau et sélectionnez Kilométrage.
Dans la section Récent, sélectionnez la dépense que vous souhaitez dupliquer.
Cochez la case Ajouter pour plusieurs dates.
Sur l'écran suivant, sélectionnez les dates de récurrence souhaitées et cliquez sur Ajouter le kilométrage.
Sur l'écran Dépenses, sélectionnez les dépenses que vous souhaitez soumettre.
Cliquez sur Soumettre.
Dépenses relatives aux indemnités journalières
Pour créer une dépense relative aux indemnités journalières dans l'application mobile Payhawk :
Appuyez sur le bouton Dépenses > + (plus) et appuyez sur Indemnité journalière.
Saisissez les détails du voyage.
Dans le champ Déductions, sélectionnez les repas qui ont été inclus dans le prix, le cas échéant.
Appuyez sur Créer une indemnité journalière. Une demande de dépense est alors automatiquement soumise aux approbateurs concernés de votre entreprise.
