Vous pouvez gérer vos reçus et vos factures de différentes manières directement sur le portail web de Payhawk en utilisant les options de documents de dépenses disponibles.
Importation de plusieurs reçus ou facturespour une dépense
Pour importer un document supplémentaire pour une dépense :
Dans le portail web Payhawk, ouvrez la dépense.
Dans les options du document, sélectionnez Importer.
Choisissez et joignez un fichier de votre ordinateur.
Cette opération vous permet d'ajouter plusieurs reçus ou factures à une seule dépense si nécessaire.
L'extraction de données de Payhawk suggérera les détails des dépenses sur la base du premier document que vous importez. Pour les documents importés consécutivement, Payhawk utilisera l'OCR pour trouver toute entrée dans le fichier et créera une zone de texte pour chacune d'entre elles. Pour accélérer le traitement, cliquez sur le champ puis sur la zone de texte souhaitée pour copier-coller sa valeur.
Importation des reçus et factures joints
Pour télécharger le document de dépenses actuellement affiché à l'écran, sélectionnez l'option Télécharger le fichier. Le fichier sera enregistré dans votre dossier Téléchargements, à moins que vous n'ayez défini un autre emplacement par défaut sur votre appareil.
L'option Télécharger le fichier reste disponible même après la soumission de la dépense.
Rotation des reçus et factures joints
Pour faire pivoter le document de dépense, sélectionnez l'option Faire pivoter vers la gauche ou Faire pivoter vers la droite, selon la direction souhaitée.
Déplacement d'un reçu ou d'une facture incorrectement joint(e) vers la dépense appropriée
Si un document a été joint à la mauvaise dépense et que vous souhaitez le déplacer vers la bonne, choisissez l'option Déplacer vers une autre dépense. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, vous pouvez soit sélectionner une dépense existante à laquelle rattacher le document, soit en créer une nouvelle directement.
Suppression et remplacement des reçus et factures joints
Pour supprimer un reçu ou une facture lié(e) à une dépense :
Dans le portail web Payhawk, sélectionnez l'option Supprimer le fichier.
Dans la boîte de dialogue de confirmation, cochez la case et cliquez sur Supprimer pour confirmer.
Une fois le document supprimé, vous pouvez en joindre un nouveau en sélectionnant l'option Importer et en choisissant un fichier sur votre ordinateur.
Visualisation de plusieurs reçus ou factures associé(e)s à une dépense
Si une dépense comporte deux ou plusieurs documents joints, vous pouvez visualiser chaque fichier individuellement en cliquant sur les flèches Haut et Bas situées sous la fenêtre de visualisation des documents de dépense.
Activation et désactivation de la vision par ordinateur
L'outil de reconnaissance optique de caractères (OCR) de Payhawk est un système de reconnaissance de données alimenté par l'IA qui lit les informations contenues dans les documents importés sur la plateforme. Il extrait et renseigne automatiquement les détails clés des dépenses dans les champs pertinents, tels que la Date du document, le Numéro du document et le Fournisseur, entre autres.
La fonction de vision par ordinateur met visuellement en évidence les champs scannés par l'OCR. Pour activer ou désactiver cette fonction, cliquez sur l'option Vision par ordinateur située sous le document de dépense.
La désactivation de la fonction de vision par ordinateur ne désactive pas l'automatisation de l'OCR elle-même. Elle ne fait que masquer les zones de texte surlignées par l'OCR, ce qui vous permet d'afficher le contenu du document sans superposition.
Zoom avant et arrière sur les reçus et les factures
Pour effectuer un zoom avant ou arrière sur un document de dépenses, cliquez sur les icônes + (plus) ou - (moins) situées sous la fenêtre de visualisation du document.
Association manuelle des factures qui ne correspondent pas aux dépenses
Les factures envoyées sur la boîte de réception Payhawk sont automatiquement associées aux dépenses correspondantes.
Si le système ne trouve pas de correspondance, vous devrez faire correspondre manuellement la note de frais à la dépense de la manière suivante :
Vérifiez votre boîte de réception Payhawk pour rechercher les factures sans correspondance.
Procédez manuellement à la mise en correspondance de la facture avec la dépense appropriée dans le système.
Confirmez que la facture est correctement associée à l'enregistrement de la dépense.
