Payhawk offre une approche efficace pour clôturer un, deux ou plusieurs mois et archiver les dépenses respectives de l'entreprise.
Cette capacité d'archivage des dépenses est d'une grande importance, en particulier pour les entreprises basées en Espagne et en Allemagne, car la fonctionnalité suit les réglementations fiscales de l'État espagnol, ainsi que la Directive allemande sur la comptabilité et la comptabilité électroniques (GoBD), et vous permet de le faire en toute transparence comptabilité sans papier.
Remarques sur l'archivage des dépenses dans Payhawk
Vous pouvez clôturer et archiver toutes les dépenses d’un mois donné, mais vous ne pouvez pas archiver une seule dépense.
Lorsqu'une période est clôturée et archivée, vous pouvez y accéder pour afficher et exporter chaque dépense archivée, mais vous ne pouvez pas modifier ou supprimer les dépenses archivées.
Vous ne pouvez clôturer une période comptable que si toutes les dépenses de cette période ont été examinées. Si vous avez des dépenses ouvertes qui n'ont pas été marquées comme vérifiées, cliquez sur le numéro dans la colonne Non vérifiées et procédez à leur révision.
Payhawk archive toutes les dépenses avec une date de période de service pour la période sélectionnée. Si la date de la période de service n'a pas été configurée comme il se doit, Payhawk utilisera la date du document.
Clôture et archivage d'un seul mois
Pour clôturer un seul mois et archiver vos dépenses pour un mois précis :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Tableau de bord > Archiver.
Passez la souris sur le mois que vous souhaitez clôturer et, lorsque la case à cocher apparaît, cochez-la.
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cochez la case de l'option de confirmation.
Cliquez sur le bouton Archiver 1 mois.
Clôture et archivage de deux mois ou plus
Pour clôturer deux ou plusieurs mois à la fois et archiver vos dépenses pour ces périodes :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Tableau de bord > Archiver.
Passez la souris sur les mois que vous souhaitez fermer et, lorsque les cases à cocher apparaissent, cochez-les.
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cochez la case de l'option de confirmation.
Cliquez sur le bouton Archiver [nombre] mois.
