Dans Payhawk, les champs de dépenses sont des champs qui fournissent des informations supplémentaires sur une dépense afin qu'elle puisse être catégorisée – par exemple, Date du document ou Période du service.

La plupart des champs de dépenses vous permettent de définir leur visibilité lors de l'ouverture d'une dépense, si la personne qui soumet la dépense devra soumettre une valeur dans ce champ (obligatoire pour la soumission) et si la personne chargée de vérifier la dépense devra soumettre une valeur dans ce champ (obligatoire pour la vérification). Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article sur la gestion des champs intégrés ou des champs de dépenses personnalisés.

Les champs de dépenses intégrés sont fournis comme des champs de dépenses par défaut par le système dans la section Paramètres > Champs de dépenses > Champs intégrés. Des exemples de champs intégrés dans Payhawk sont la catégorie de dépenses, la date du document, le numéro du document, etc.

Les informations et les paramètres que vous pouvez appliquer aux champs de dépenses intégrés varient en fonction du champ. Par exemple, les catégories de dépenses nécessitent que vous définissiez des valeurs pour pouvoir définir leurs noms (par exemple, Publicité et marketing), leurs codes de compte (4501) et leurs taux d'imposition( 12 %) et les taux d'imposition nécessitent que vous définissiez des valeurs pour pouvoir définir leurs noms (par exemple, BG Standard), les codes de taxe (133) et les taux (20 %).

Cette section répertorie les champs de dépenses intégrés disponibles et offre un aperçu de leurs paramètres.

Les catégories de dépenses aident les entreprises à mieux structurer leurs dépenses et à simplifier leur processus de gestion des dépenses. Selon les biens ou les services achetés, chaque dépense est attribuée à une catégorie spécifique – par exemple, dépenses opérationnelles ou hors exploitation. En fonction des exigences et des besoins de votre organisation, les catégories peuvent être divisées en sous-catégories pour correspondre à vos processus internes.

Dans Payhawk, les catégories de dépenses vous permettent de définir des valeurs pour les noms, les codes de compte et les taux d'imposition. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez également définir si elles seront requises pour la soumission et la révision des dépenses, et activer et configurer le remplissage automatique des données des catégories de dépenses.

Dans Payhawk, une remarque est un champ dans lequel les employés saisissent la raison ou l'objet de la dépense générée. Par défaut, le champ Remarque est un champ de saisie de texte libre. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si des remarques seront requises pour la soumission et la révision des dépenses.

Le champ de dépense Document nécessite le téléchargement d'une pièce jointe (document de dépense) et reste toujours visible par tous les employés. Vous pouvez décider si un document de dépenses téléchargé sera requis pour la soumission et la vérification des dépenses.

Le champ de dépense Date du document affiche la date d'émission du document de dépense et ses données sont automatiquement renseignées. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si une date de document sera requise pour la soumission et la vérification des dépenses.

Le champ de dépense Type du document contient les options prédéfinies pour la facture et le reçu. Les données sont automatiquement renseignées. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si un type de document sera requis pour la soumission et la vérification des dépenses.

Le champ de dépense Numéro du document affiche le numéro du document de dépense et ses données sont automatiquement renseignées. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si un numéro de document sera requis pour la soumission et la vérification des dépenses.

Le champ de dépense Période de service indique la période comptable du document de dépense et ses données sont renseignées manuellement par l'équipe financière.

Le champ de dépense Fournisseur reste toujours obligatoire pour consulter les dépenses par virement bancaire et ses données sont automatiquement renseignées. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si le fournisseur sera requis pour la vérification des dépenses.

Le champ de dépense Taux d'impositionaffiche les taux d'imposition imposés par l'État sur les types de biens ou de services achetés, comme la TVA par exemple. Dans Payhawk, les taux d'imposition vous permettent de définir des valeurs pour déterminer leurs noms, leurs codes de taxe et leurs taux. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si un taux d'imposition sera requis pour la vérification des dépenses.

Le champ de dépense Remise affiche l'allégement fiscal accordé par l'État pour des biens ou des services spécifiques achetés par l'organisation et ses données sont renseignées manuellement par l'équipe financière.

Le champ Équipe sera visible sous forme de champ de dépense intégré si l'option Paramètres > Équipes > Organisation et gestion d'équipe a été activée. Par conséquent, chaque fois qu'un employé faisant partie d'une équipe crée une dépense, le nom de son équipe sera reflété sur cette dépense dans l'application Dépenses.

Par ailleurs, le nom de l'équipe et l'identifiant externe seront visibles pour chaque dépense lors de l'exportation initiée depuis l'application Exporter. Les responsables d'équipe et les comptables Payhawk pourront toujours sélectionner l'équipe à laquelle se rapporte cette dépense pour les dépenses soumises par des employés qui ne font pas partie d'une équipe.

Un champ de dépenses composite intégré pour les dépenses comptabilisées sur une période plus longue – par exemple, pour un abonnement de 12 mois à un service.

Par défaut, sa visibilité est définie sur Personne et, par conséquent, le champ n'est pas disponible dans les dépenses. Si les paramètres de visibilité ont été mis à jour, la dépense et les bons de commande affichera les champs suivants associés à l'amortissement :

Les champs de dépenses personnalisés nécessitent des informations supplémentaires pour une dépense spécifique aux besoins de votre entreprise – par exemple, pour le champ Centre de coûts. Vous pouvez les créer et les configurer manuellement à partir de la section Paramètres > Champs de dépenses > Champs personnalisés.

Tous les champs personnalisés vous permettent de définir des valeurs pour déterminer les libellés, les identifiants externes et les responsables associés. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez également décider si ces valeurs seront requises pour la soumission et la vérification des dépenses, et activer et configurer le remplissage automatique de ces données de champs de dépenses.

Payhawk utilise également des champs de dépenses personnalisés pour cartographier les classes et les catégories de suivi à partir des systèmes d'ERP et des intégrations de logiciels de comptabilité.

Selon le type de champ personnalisé que vous définissez, les employés disposeront de différentes options pour remplir les données requises :

À des fins d'audit, Payhawk ne met généralement pas à jour les champs intégrés et les champs de dépenses personnalisés :

Pour illustrer la manière dont les valeurs de champ personnalisé mises à jour seront traitées par le système, supposons que vous disposez d'un champ personnalisé Projet avec une valeur MonProjet. Lorsque vous utilisez la valeur MonProjet sur 10 dépenses, la valeur MonProjet sera enregistrée sur la dépense. Cependant, si dans Paramètres > Champs de dépenses vous modifiez la valeur du Projet de MonProjet à MonNOUVEAUProjet, la nouvelle valeur sera appliquée aux futures dépenses du Projet mais ne seront pas mises à jour historiquement pour les dépenses ayant déjà utilisé la valeur MonProjet.