Votre entreprise peut recevoir une facture contenant des dépenses liées à différentes catégories de dépenses prédéfinies, différentes équipes, différents taux d’imposition ou différents champs personnalisés tels que Centre de coûts ou Projet.
Dans de tels cas, vous pouvez diviser les dépenses qui n’ont pas encore été vérifiées en plusieurs lignes comptables, afin de conserver les bonnes données de catégorisation des dépenses sur chaque ligne.
Dans Payhawk, les employés peuvent également diviser leurs dépenses en lignes comptables. Si vos workflows sont configurés pour nécessiter l’approbation d’une équipe ou d’un responsable de champ personnalisé, Payhawk enverra les demandes de dépenses à tous les approbateurs concernés en fonction des données de toutes les lignes comptables. Pour plus d’informations, consultez l’article sur la définition de workflows d’approbation personnalisés.
Astuce professionnelle
Pour gagner du temps et des efforts, vous pouvez attribuer une catégorie à la dépense avant de la diviser, afin qu'elle s'applique automatiquement à tous les postes.
Division manuelle d'une dépense en postes
Pour diviser une dépense en plusieurs lignes comptables :
Sur le portail Web Payhawk, accédez aux Dépenses.
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez l’option Partager en plusieurs lignes comptables.
Saisissez les données requises pour chaque ligne comptable, par exemple :
Catégorie de dépenses.
Champs personnalisés tels que Centre de coûts et Projet.
Le montant de chaque ligne comptable. Assurez-vous que les montants représentent le bon total.
Conseil pro
Plutôt que de saisir le montant exact, vous pouvez saisir la part du coût de la ligne comptable dans la dépense totale. Par exemple, accédez à la ligne comptable, sélectionnez Montant total, puis saisissez 50 %. Le système calculera alors automatiquement le montant et le soustraira du total.Taux d’imposition.
Cliquez sur Enregistrer pour confirmer vos modifications.
Fractionnement intelligent des lignes comptables de dépenses
Hormis l'option qui vous permet de remplir manuellement les données de chaque ligne comptable, vous pouvez également utiliser des outils intelligents afin de fractionner la dépense et ainsi réduire le travail manuel.
Les outils de fractionnement intelligents sont disponibles uniquement sur le portail Web Payhawk.
Récupération des lignes comptables depuis un bon de commande lié. Après avoir sélectionné l'option Fractionner en lignes comptables, cliquez sur le menu à trois points, puis sur Éléments du bon de commande.
L'option est disponible uniquement si la dépense est associée à un bon de commande.
Récupération des lignes comptables depuis le document de taux d'imposition. Après avoir sélectionné l'option Fractionner en lignes comptables, cliquez sur le menu à trois points, puis sur Document de taux d'imposition.
L'option est disponible uniquement si l'IA Payhawk a détecté plusieurs taux d'imposition sur le document.
Récupération des lignes comptables depuis les lignes du document. Après avoir sélectionné l'option Fractionner en lignes comptables, cliquez sur le menu à trois points, puis sur Lignes du document.
Récupération des lignes comptables depuis une dépense précédente. Après avoir sélectionné l'option Fractionner en lignes comptables, cliquez sur le menu à trois points, puis sur Dépense précédente. Sélectionnez la dépense depuis laquelle vous souhaitez récupérer les lignes comptables.
L'option est disponible uniquement si vous avez des dépenses contenant plusieurs lignes auprès du fournisseur sélectionné.
Fractionnement des lignes comptables de manière égale. Après avoir sélectionné l'option Fractionner en lignes comptables, cliquez sur le menu à trois points, puis sur Fractionner les montants de manière égale.
Pour afficher, modifier ou supprimer une ligne comptable, cliquez sur le numéro de la ligne sous le montant de la dépense, ou sous Montant.
Division en plusieurs lignes comptables depuis le bon de commande lié
Lorsqu’une dépense est liée à un bon de commande comportant plusieurs éléments, vous pouvez diviser la dépense en lignes comptables à partir du champ Bon de commande de cette dépense.
Si l’option Diviser en [number] lignes comptables est sélectionnée, cela entraînera les actions suivantes :
Le nombre de lignes comptables qui seront ajoutées à la dépense sera le même que le nombre de lignes comptables dans le bon de commande.
Les notes des lignes comptables seront renseignées avec les descriptions des éléments du bon de commande.
Les champs de catégorisation des lignes comptables de la dépense seront renseignés avec les champs des éléments du bon de commande : catégorie, équipe, amortissement et champs personnalisés.
Si le montant net de la dépense correspond au montant du bon de commande, la division renseignera les montants nets des lignes comptables de dépenses en utilisant les montants des éléments du bon de commande.
Fusionnement des lignes comptables
Il est également possible de fusionner certaines lignes comptables de dépenses :
Dans l'application Dépenses, sélectionnez la dépense souhaitée.
Au-dessus de ses lignes comptables, cliquez sur SÉLECTIONNER.
Sélectionnez les cases des lignes comptables que vous souhaitez fusionner, puis cliquez sur FUSIONNER.
Si vous souhaitez plutôt annuler le fusionnement des lignes comptables, cliquez sur ANNULER.
Dans la boîte de dialogue contextuelle, sélectionnez la ligne comptable cible depuis la liste déroulante dans laquelle vous souhaitez fusionner les lignes comptables sélectionnées.
Cliquez sur Fusionner.
Lorsque vous êtes de retour sur la dépense, cliquez sur Enregistrer.
