Votre entreprise peut recevoir une facture contenant des dépenses liées à différentes catégories de dépenses prédéfinies, différentes équipes, différents taux d’imposition ou différents champs personnalisés tels que Centre de coûts ou Projet.
Dans de tels cas, vous pouvez diviser les dépenses qui n’ont pas encore été vérifiées en plusieurs lignes comptables, afin de conserver les bonnes données de catégorisation des dépenses sur chaque ligne.
Dans Payhawk, les employés peuvent également diviser leurs dépenses en lignes comptables. Si vos workflows sont configurés pour nécessiter l’approbation d’une équipe ou d’un responsable de champ personnalisé, Payhawk enverra les demandes de dépenses à tous les approbateurs concernés en fonction des données de toutes les lignes comptables. Pour plus d’informations, consultez l’article sur la définition de workflows d’approbation personnalisés.
Division en plusieurs lignes comptables depuis la dépense
Pour diviser une dépense en plusieurs lignes comptables :
Sur le portail Web Payhawk, accédez aux Dépenses.
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez l’option Partager.
Saisissez les données requises pour chaque ligne comptable, par exemple :
Catégorie de dépenses.
Champs personnalisés tels que Centre de coûts et Projet.
Le montant de chaque ligne comptable. Assurez-vous que les montants représentent le bon total.
Taux d’imposition.
Cliquez sur Enregistrer pour confirmer vos modifications.
Pour afficher, modifier ou supprimer une ligne comptable, cliquez sur le numéro de la ligne sous le montant de la dépense, ou sous Montant.
Division en plusieurs lignes comptables depuis le bon de commande lié
Lorsqu’une dépense est liée à un bon de commande comportant plusieurs éléments, vous pouvez diviser la dépense en lignes comptables à partir du champ Bon de commande de cette dépense.
Si l’option Diviser en [number] lignes comptables est sélectionnée, cela entraînera les actions suivantes :
Le nombre de lignes comptables qui seront ajoutées à la dépense sera le même que le nombre de lignes comptables dans le bon de commande.
Les notes des lignes comptables seront renseignées avec les descriptions des éléments du bon de commande.
Les champs de catégorisation des lignes comptables de la dépense seront renseignés avec les champs des éléments du bon de commande : catégorie, équipe, amortissement et champs personnalisés.
Si le montant net de la dépense correspond au montant du bon de commande, la division renseignera les montants nets des lignes comptables de dépenses en utilisant les montants des éléments du bon de commande.