La gestion des approbations de dépenses peut s'avérer compliquée. Selon les services, les montants et les types de dépenses, différents approbateurs peuvent être nécessaires avant que la facture ne soit payée. Vous pouvez même avoir un processus d'approbation pour les paiements par carte, en vous assurant que chaque transaction est une dépense professionnelle avant qu'elle ne soit examinée par votre équipe comptable.
C'est pourquoi nous vous permettons désormais de définir vos flux de travail pour chaque type de dépense. Voici comment procéder :
Tout d'abord, accédez à votre menu Paramètres.
Cliquez sur l'onglet Flux de travail.
Une fois sur cette page, vous verrez la possibilité de mettre en place un processus d'approbation différent pour chaque type de paiement :
Virements bancaires (en retard ou payés par virement).
Paiements par carte
Remboursements (payés avec des fonds personnels)
Paiement en espèces de l'entreprise (payé avec les fonds de l'entreprise)
Pour chaque type de paiement, vous verrez les actions correspondantes, pour lesquelles il y a une légende sur le côté droit.
Pour l'instant, les comptables et les administrateurs sont les rôles responsables de l'action de révision, tandis que les actions de paiement et de remboursement peuvent être effectuées par les administrateurs, les comptables ou une personne spécifique.
Cliquez sur "Modifier".
Vous pouvez choisir le rôle respectif en fonction de votre flux de travail :
La plupart des entreprises optent pour le rôle de chef d'équipe. Ainsi, la dépense sera approuvée en fonction de la structure de l'équipe que vous avez mise en place.
Vous pouvez également choisir un gestionnaire de champ personnalisé (dans l'exemple, il s'agit du gestionnaire du centre de coûts, du gestionnaire de projet et du gestionnaire des fournisseurs).
Comptables ou administrateurs (c'est-à-dire n'importe lequel d'entre eux)
Tout comptable
Tout administrateur
Personne spécifique : vous devez sélectionner une personne spécifique.
Chaîne d'approbation en plusieurs étapes : c'est l'option qui s'offre à vous si vous avez besoin d'un seuil d'approbation. Après l'avoir sélectionnée, vous pouvez ajouter autant d'étapes supplémentaires que votre politique l'exige.
Approbation en une étape : cette option vous permet d'obtenir l'approbation minimale de la personne disposant de l'autorité spécifique pour chaque dépense, en fonction du montant de la dépense. Après avoir sélectionné cette option, vous pouvez ajouter autant de niveaux d'autorisation que votre politique l'exige.
Chaîne d'approbation à plusieurs niveaux
Lorsque vous choisissez la chaîne d'approbation à plusieurs niveaux, vous pouvez ajouter autant d'étapes supplémentaires que votre politique l'exige.
Vous pouvez ensuite choisir un montant seuil jusqu'auquel un certain rôle ou un certain employé doit approuver la dépense.
Définissez le rôle/salarié (pour les options, voir 7a à 7f ci-dessus).
Dans l'exemple ci-dessus, toute dépense inférieure ou égale à 100 euros doit être approuvée par le chef d'équipe uniquement. Si le montant des dépenses est compris entre 101 et 500 euros, il devra être approuvé par le chef d'équipe, puis par Mary Brown. Pour toute dépense supérieure à 500 euros, elle passera par le chef d'équipe -> Mary, puis n'importe quel chef d'équipe pourra donner l'approbation finale.
Une fois que vous avez défini votre flux de travail :
Les employés peuvent soumettre des demandes de dépenses.
Les approbateurs peuvent les approuver ou les rejeter.