Lorsque vous connectez votre compte Payhawk à Oracle NetSuite, Payhawk extrait vos classes et emplacements Oracle NetSuite en tant que champs personnalisés Payhawk. Vous pouvez également exporter vos segments personnalisés Oracle NetSuite, vos enregistrements personnalisés et vos champs de ligne de transaction en tant que champs personnalisés Payhawk.
Paramètres requis pour les champs personnalisés Oracle NetSuite
Pour permettre à Payhawk d'extraire vos segments personnalisés, enregistrements personnalisés et champs de ligne de transaction Oracle NetSuite en tant que champs personnalisés Payhawk, vous devez appliquer des paramètres spécifiques à ces champs dans le système ERP.
Segments personnalisés
Pour permettre à Payhawk d'extraire vos segments personnalisés, assurez-vous d'avoir défini les paramètres suivants dans l'ERP :
Donnez un nom (LIBELLÉ) au segment personnalisé, par exemple Pizzeria.
Donnez un champ d'entité au segment personnalisé, par exemple Dominos.
Les valeurs du segment personnalisé doivent être définies sous la forme d'une simple liste.
Le segment personnalisé doit être appliqué aux Transactions d'achat ou au Rapport de dépenses.
Enregistrements personnalisés
Pour permettre à Payhawk d'extraire vos enregistrements personnalisés, assurez-vous d'avoir défini les paramètres suivants dans l'ERP :
Définissez une Colonne personnalisée ou un Segment personnalisé qui utilisera l’enregistrement personnalisé.
Veillez à ce que l'enregistrement personnalisé soit appliqué au formulaire de transaction (idéalement, le formulaire par défaut).
Payhawk vérifiera si l'enregistrement personnalisé s'applique au formulaire. Le cas échéant, l'enregistrement personnalisé sera affiché en tant que champ personnalisé dans Payhawk. Si ce n'est pas le cas, le système ne pourra pas le récupérer.
Champs de ligne de transaction
Pour permettre à Payhawk d'extraire vos champs de ligne de transaction, assurez-vous d'avoir défini les paramètres suivants dans l'ERP :
Donnez un nom (LIBELLÉ) à l'enregistrement personnalisé, par exemple Collègue d'intégration.
Fournissez un champ de ligne comptable, par exemple, Jane Doe.
Les valeurs de l’enregistrement personnalisé doivent être définies en tant que TYPE de liste/enregistrement.
Comme Payhawk ne prend actuellement en charge que les employés en tant que source, définissez la valeur LISTE/ENREGISTREMENT pour un employé.
Le segment personnalisé doit être appliqué à une Dépense ou un Rapport de dépenses.
Mise à jour des classes à partir d'Oracle NetSuite
Si vous mettez à jour vos classes Oracle NetSuite après l'établissement de la connexion entre les deux systèmes, vous devez mettre à jour manuellement les données dans Payhawk.
Pour mettre à jour manuellement vos classes dans Payhawk :
Connectez-vous à la plateforme Web Payhawk.
Accédez à Paramètres > Champs de dépenses.
Accédez à Catégories de suivi de NetSuite et cliquez sur Classe.
Cliquez sur Mettre à jour à partir de NetSuite.
Mise à jour des champs personnalisés à partir d'Oracle NetSuite
Pour synchroniser les segments personnalisés, les enregistrements personnalisés et les champs de ligne de transaction d'Oracle NetSuite avec les champs personnalisés de Payhawk :
Dans Oracle NetSuite, créez une colonne ou un segment personnalisé qui utilise un enregistrement personnalisé pour sa source Liste/Enregistrement.
Ajoutez ce segment ou cette colonne à n'importe quel formulaire de transaction :
Facture du fournisseur
Crédit du fournisseur
Rapport de dépenses
Entrée de journal
Paiement du fournisseur
Déclenchez la synchronisation manuelle du côté de Payhawk.
En conséquence, l'enregistrement personnalisé est désormais visible dans la liste des catégories de suivi de Payhawk, et la valeur de l'enregistrement personnalisé est synchronisée avec l'objet correspondant, tel qu'une facture ou un rapport de dépenses.