Lorsque vous connectez votre compte Payhawk à Oracle NetSuite, Payhawk extrait vos classes et emplacements Oracle NetSuite en tant que champs personnalisés Payhawk. Il vous est également possible d'exporter vos segments personnalisés, vos enregistrements personnalisés, vos champs de ligne de transaction et vos champs de corps de transaction Oracle NetSuite en tant que champs personnalisés Payhawk.
Paramètres requis pour les champs personnalisés Oracle NetSuite
Pour permettre à Payhawk d'extraire vos segments personnalisés, enregistrements personnalisés et champs de ligne de transaction Oracle NetSuite en tant que champs personnalisés Payhawk, vous devez appliquer des paramètres spécifiques à ces champs dans le système ERP.
Segments personnalisés
Pour autoriser Payhawk à extraire vos segments personnalisés, vos enregistrements personnalisés, vos champs de ligne de transaction et vos champs de corps de transaction Oracle NetSuite en tant que champs personnalisés Payhawk, vous devez appliquer des paramètres spécifiques à ces champs dans le système ERP.
Donnez un nom (LIBELLÉ) au segment personnalisé, par exemple Pizzeria.
Les valeurs du segment personnalisé doivent être définies sous la forme d'une simple liste.
Le segment personnalisé doit être appliqué aux Transactions d'achat, au Rapport de dépenses, à l'Entrée du journal et au Paiement du fournisseur.
Enregistrements personnalisés
Pour permettre à Payhawk d'extraire vos enregistrements personnalisés, assurez-vous d'avoir défini les paramètres suivants dans l'ERP :
Définissez une Colonne personnalisée ou un Segment personnalisé qui utilisera l’enregistrement personnalisé.
Veillez à ce que l'enregistrement personnalisé soit appliqué au formulaire de transaction (idéalement, le formulaire par défaut).
Payhawk vérifiera si l'enregistrement personnalisé s'applique au formulaire. Le cas échéant, l'enregistrement personnalisé sera affiché en tant que champ personnalisé dans Payhawk. Si ce n'est pas le cas, le système ne pourra pas le récupérer.
Champs de ligne de transaction
Payhawk extraira vos champs de ligne de transaction de TYPE Liste/Enregistrement, Date ou Texte libre.
Pour les champs de TYPE Liste/Enregistrement, assurez-vous d'avoir défini les paramètres suivants dans l'ERP :
Pour l'enregistrement personnalisé, indiquez un nom (LIBELLÉ), par exemple, Collègue d'intégration. Les employés sont disponibles en tant que source sans qu'il soit nécessaire de créer des enregistrements personnalisés.
Fournissez un champ de ligne comptable, par exemple, Jean Dupont.
Les valeurs de l’enregistrement personnalisé doivent être définies en tant que TYPE de liste/enregistrement.
Le champ de ligne de transaction doit être appliqué à un Journal, une Dépense ou un Rapport de dépenses et également appliqué aux formulaires que vous utiliserez.
Champs de corps de transaction
Payhawk extraira vos champs de corps de transaction de TYPE Liste/Enregistrement, Date ou Texte libre.
Pour les champs de TYPE Liste/Enregistrement, assurez-vous d'avoir défini les paramètres suivants dans l'ERP :
Pour l'enregistrement personnalisé, indiquez un nom (LIBELLÉ), par exemple, Collègue d'intégration. Les employés sont disponibles en tant que source sans qu'il soit nécessaire de créer des enregistrements personnalisés.
Fournissez un champ de corps, par exemple, Jean Dupont.
Les valeurs de l’enregistrement personnalisé doivent être définies en tant que TYPE de liste/enregistrement.
Le champ de corps de la transaction doit être appliqué à un Journal, une Dépense ou un Rapport de dépenses et également appliqué aux formulaires que vous utiliserez.
Mise à jour des classes à partir d'Oracle NetSuite
Si vous mettez à jour vos classes Oracle NetSuite après l'établissement de la connexion entre les deux systèmes, vous devez mettre à jour manuellement les données dans Payhawk.
Pour mettre à jour manuellement vos classes dans Payhawk :
Connectez-vous à la plateforme Web Payhawk.
Accédez à Paramètres > Champs de dépenses.
Accédez à Catégories de suivi de NetSuite et cliquez sur Classe.
Cliquez sur Mettre à jour à partir de NetSuite.
Mise à jour des champs personnalisés à partir d'Oracle NetSuite
Pour synchroniser les segments personnalisés, les enregistrements personnalisés et les champs de ligne de transaction d'Oracle NetSuite avec les champs personnalisés de Payhawk :
Dans Oracle NetSuite, créez une colonne ou un segment personnalisé qui utilise un enregistrement personnalisé pour sa source Liste/Enregistrement.
Ajoutez ce segment ou cette colonne à n'importe quel formulaire de transaction :
Facture du fournisseur
Crédit du fournisseur
Rapport de dépenses
Entrée de journal
Paiement du fournisseur
Déclenchez la synchronisation manuelle du côté de Payhawk.
En conséquence, l'enregistrement personnalisé est désormais visible dans la liste des catégories de suivi de Payhawk, et la valeur de l'enregistrement personnalisé est synchronisée avec l'objet correspondant, tel qu'une facture ou un rapport de dépenses.
Mise à jour des champs personnalisés à partir d'Oracle NetSuite en masse
Pour synchroniser les segments personnalisés, les enregistrements et les champs de ligne et de corps de transaction Oracle NetSuite avec les catégories de suivi Payhawk, déclenchez une synchronisation manuelle dans Payhawk. Cette action rendra les champs personnalisés visibles dans la liste des catégories de suivi de Payhawk et synchronisera les valeurs des enregistrements personnalisés avec les objets correspondants, comme les factures ou les notes de frais.