L'intégration directe entre Payhawk et Exact Online vous permet d'avoir un contrôle total sur les données échangées entre les deux systèmes.
Payhawk effectue la synchronisation des données lors de la première connexion à Exact Online. En option, les administrateurs de Payhawk peuvent déclencher la synchronisation des données à la demande.
L'intégration crée ou met en correspondance un compte bancaire pour chaque devise active dans Payhawk. Vous indiquerez également la date de début des soldes que vous souhaitez synchroniser entre Payhawk et Exact Online.
Le diagramme suivant montre les données qui sont automatiquement synchronisées entre les systèmes.
Transfert des paiements vers Exact Online
Pour des raisons comptables, Payhawk exporte uniquement les transactions réglées. Cela signifie que si un paiement a été autorisé, mais n'a pas encore été réglé, Payhawk ne l'exportera pas vers Exact Online.
Une fois qu'une transaction est réglée par la banque, sa date de règlement et son montant seront automatiquement exportés vers le compte bancaire Payhawk dans Exact Online en tant qu'entrée de journal bancaire. Ces transactions comprennent les transactions par carte et les virements bancaires.
Transfert des dépôts vers Exact Online
Par défaut, une fois qu'un dépôt a été reçu, Payhawk transfère automatiquement la transaction de dépôt sous forme de ligne de relevé bancaire dans Exact Online.
Parfois, l'exportation automatique des dépôts n'est pas souhaitée en raison des paramètres prédéfinis requis. Dans ce cas, contactez Payhawk pour désactiver la fonction d'exportation automatique des dépôts.
Transfert des dépenses vers Exact Online
Une fois qu’une dépense a été examinée, Payhawk transmet cette dépense à Exact Online en tant qu’entrée de journal des achats.
Association des factures aux paiements
Lorsqu'une facture d'achat est enregistrée et si la dépense a été payée via Payhawk, Payhawk créera et associera automatiquement l'entrée du journal de paiement.
Champs de données exportés vers Exact Online
Payhawk exporte les champs de données vers le système Exact Online suivants :
Fournisseur - Si le fournisseur n’est pas dans le système Exact Online, Payhawk créera automatiquement un nouveau fournisseur.
Catégorie - Correspond au plan comptable Exact Online.
Numéro du document
Préfixe du numéro de document- Ce champ facultatif vous permet de donner un préfixe à toutes les dépenses effectuées via Payhawk et de les visualiser facilement pour les exporter vers Exact Online.
Date du document
Période de service - Une fois que l'administrateur aura modifié la date de la Période de service dans Payhawk, cela écrasera la Date du document de la dépense enregistrée dans le système ERP.
Date d'échéance - Pour toutes les dépenses bancaires, Payhawk exporte la date d'échéance. Si aucune date d'échéance n'est saisie, la date de la dépense est utilisée comme date d'échéance.
Note - La note explicative du titulaire de la carte pour la dépense est disponible dans le champ Mémo de la dépense dans Exact Online.
Image du document
Montant - Le montant total moins le taux d'imposition de la dépense.
Devise
Taux de TVA - Le taux de TVA fourni par Exact Online.
Centre de coût, Unité de coût, Projets - Payhawk importe les classifications d'Exact Online et permet de les utiliser comme champs de dépenses.
Frais - Lorsque la transaction est accompagnée d'un frais, ce frais crée une entrée de journal de paiement distincte dans le compte dédié lors de la connexion au système ERP.
Début de l’amortissement (date) et Fin de l’amortissement (date) - Lors de l’exportation d’une dépense, les données des deux champs de dépenses sont envoyées respectivement aux champs Date de début et Date de fin de l’entrée de journal des achats d’Exact Online.