Payhawk a lancé un ensemble de fonctionnalités de gestion des fournisseurs, qui permet l'échange d'informations et de détails sur les fournisseurs entre les systèmes Payhawk et QuickBooks Online.
L'option de synchronisation des fournisseurs optimise le temps qu'un employé passe à naviguer entre les deux systèmes et à rechercher des informations sur les fournisseurs lorsqu'il paie des factures ou effectue d'autres activités connexes.
Spécificités
Lors de la synchronisation des fournisseurs entre Payhawk et QuickBooks Online, il convient de tenir compte des spécificités suivantes :
Payhawk ne filtrera que les fournisseurs de la filiale QuickBooks Online spécifique.
Payhawk ne synchronisera que les fournisseurs actifs de QuickBooks Online. Les fournisseurs inactifs seront filtrés.
Payhawk ne synchronisera que les fournisseurs avec des noms et des numéros fiscaux uniques.
Si vous avez des fournisseurs avec le même nom ou numéro fiscal, Payhawk ne les synchronisera pas et affichera un avertissement pour vous en informer. Pour résoudre ce problème, assurez-vous que tous les fournisseurs ont des noms et des numéros fiscaux uniques, puis effectuez à nouveau la synchronisation.
Synchronisation initiale des fournisseurs entre Payhawk et QuickBooks Online
La synchronisation initiale entre les systèmes Payhawk et QuickBooks Online permet d'effectuer les opérations suivantes :
Payhawk importe la liste des fournisseurs de QuickBooks Online.
Payhawk tentera de mettre en correspondance tous les fournisseurs existants avec les fournisseurs QuickBooks Online.
Une fois la mise en correspondance terminée, Payhawk n'affichera que les fournisseurs disponibles dans QuickBooks Online.
Payhawk ne mettra pas à jour les dépenses précédemment classées. Si un fournisseur a été sélectionné pour une dépense avant la synchronisation initiale, Payhawk ne mettra pas à jour l'ID du fournisseur pour qu'il corresponde à l'ID du fournisseur dans QuickBooks Online.
Synchronisation des champs de fournisseurs entre Payhawk et QuickBooks Online
Payhawk synchronisera les champs du fournisseur avec les détails généraux de fournisseur dans les deux sens. Par exemple, si vous mettez à jour le nom d'un fournisseur sur Payhawk, Payhawk synchronisera cette information dans QuickBooks Online et vice versa.
Ajout de nouveaux fournisseurs de Payhawk à QuickBooks Online
Si vous créez un fournisseur dans Payhawk, ce fournisseur sera automatiquement créé dans QuickBooks Online en temps réel en utilisant les données de ce champ.
QuickBooks Online exige toujours que chaque fournisseur ait une devise définie. Par conséquent, vous devez renseigner une devise pour vos fournisseurs lorsque vous les créez à partir de Payhawk - correspondant au champ Supplémentaire > Devise Quickbooks correspondant dans l'exemple de capture d'écran suivant.
Mise à jour des données fournisseurs dans Payhawk
Si les données d’un fournisseur dans QuickBooks Online ont été mises à jour et que vous souhaitez également mettre à jour les données de ce fournisseur dans Payhawk :
Connectez-vous à la plateforme Web Payhawk.
Accédez à Fournisseurs. La page Fournisseurs de l'entreprise s'affiche alors.
Cliquez sur le menu à trois points Fournisseurs de l'entreprise.
Sélectionnez Mettre à jour à partir de QuickBooks.
