Par conception, Payhawk exporte les factures de dépenses vers MS Business Central en tant que Factures d'achat. Cependant, comme toutes les dépenses ne sont pas des factures, vous pouvez désormais exporter toutes les dépenses de reçus sous forme d'entrées de journal à partir de Payhawk.
Cette nouvelle capacité signifie que les entités qui ont automatisé l’exportation de leurs dépenses seront en mesure d’éviter l’inconvénient de déclarer automatiquement les factures aux autorités fiscales gouvernementales lors du téléchargement d’une dépense de reçu.
Activation de l'exportation des reçus vers les entrées de journal
Pour activer l'exportation des dépenses de reçus vers les entrées de journal dans MS Business Central, vous devez sélectionner l'option correspondante dans le menu déroulant de l'assistant de configuration lors de l'établissement de la connexion entre Payhawk et le système ERP.
Sur le même écran, vous devez également sélectionner le lot de journal général pour l’exportation des reçus dans la liste disponible dans MS Business Central. La sélection du lot de journal général revient à choisir le dossier dans lequel vous souhaitez stocker les dépenses. Pour plus d’informations sur l’utilisation des lots de journaux généraux, consultez la session de formation de 20 minutes officielle de Microsoft.
Exportation des reçus vers les entrées de journal
Pour exporter une dépense de Payhawk vers une entrée de journal dans MS Business Central, sélectionnez Reçu dans le menu déroulant Type de document lors du téléchargement de cette dépense.
Données de reçus exportées vers MS Business Central
Une fois que vous avez marqué une dépense comme examinée, Payhawk exportera la dépense du reçu sous forme d'entrée de journal, ce qui se traduira par les catégories suivantes dans le système ERP :
Le Débit affichera la Catégorie GL que vous avez sélectionnée dans Payhawk.
Le champ Crédit affichera le Compte de solde qui correspond au Fournisseur qui aura généralement également une catégorie Comptes fournisseurs.
Payhawk utilisera toujours le fournisseur comme compte de solde. En cas de remboursement, Payhawk recherchera l’employé en tant que compte fournisseur de solde.
Outre ces champs spécifiques, Payhawk exportera les mêmes données que les autres exportations :
Payhawk appliquera toutes les dimensions similaires aux factures d'achat.
Un document sera lié dans l’onglet Pièces jointes.
Les dépenses multilignes créent plusieurs lignes de journal.
Lorsque le paiement a été payé par Payhawk puis réglé, Payhawk crée automatiquement un paiement et l’applique au journal ouvert :
Le champ Débit affichera le Fournisseur (compte Comptes fournisseurs).
Le champ Crédit affichera le compte bancaire dans Payhawk.
Payhawk créera une entrée dans le Journal des paiements dès que l’entrée du Journal général sera publiée et la liera automatiquement à l’entrée du Journal général. Le même journal des paiements sera utilisé pour tous les paiements provenant de Payhawk.
