Cet article répertorie certaines des questions fréquemment posées (FAQ) et des solutions à certains cas particuliers liés à l'intégration entre le système Payhawk et le logiciel de comptabilité Oracle NetSuite.
Comment l'intégration Payhawk-Oracle NetSuite est-elle conçue ?
L’intégration de Payhawk est disponible sur le marché SuiteApp de NetSuite. Le connecteur a été conçu avec l’API NetSuite, qui permet aux deux systèmes de communiquer directement sans ressources d’hébergement supplémentaires.
Combien de temps faut-il pour intégrer les deux systèmes ?
La mise en place de l'intégration prendra environ 15 à 20 minutes. Vous pouvez effectuer la configuration vous-même, car le produit vous guidera à chaque étape. Si vous avez besoin d'aide, les équipes de réussite client, de mise en œuvre et d'ingénierie de solutions de Payhawk vous aideront.
Payhawk fait-il la différence entre les dates de reconnaissance des factures et des paiements ?
Oui, conformément au concept de comptabilité d'exercice, Payhawk fait la distinction entre les dates de facturation et de reçu, et les dates de reconnaissance des paiements.
Une dépense dans Payhawk peut-elle être divisée en plusieurs postes ?
Payhawk prend en charge plusieurs postes sur une seule dépense et ils sont exportés dans Oracle NetSuite.
Est-ce que Payhawk exporte les frais de change et de TPE ?
Payhawk applique les concepts clés de IAS 21 pour les opérations de change. En cas d'utilisation d'une carte pour une opération qui diffère de la devise de la carte, VISA ou Mastercard appliquera un taux de change et Payhawk comptabilisera cette dépense dans Oracle NetSuite dans la devise de la carte en utilisant ce taux.
Toutefois, si la devise de la carte diffère de la devise de base d'Oracle NetSuite, il y aura deux opérations de change, l'une donnée par VISA ou Mastercard, et l'autre donnée par le système comptable, comme dans le cas d'une facture en devise étrangère.
Comment Payhawk utilise-t-il les fournisseurs d'Oracle NetSuite ?
Le module de gestion des fournisseurs de Payhawk (application Fournisseurs) héberge toutes les données de vos fournisseurs en synchronisation avec Oracle NetSuite, ce qui garantit que vos données de base des fournisseurs sont toujours à jour.
Vous pouvez gérer et créer des fournisseurs directement sur la plateforme Payhawk. Le système conserve également un journal d'audit pour suivre toute modification apportée aux informations sur les Fournisseurs par vos administrateurs ou comptables de Payhawk.
Comment Payhawk détecte-t-il les dépenses en double ?
Payhawk vérifie automatiquement la présence de dépenses en double lorsque l'ensemble des critères suivants correspondent :
le montant ;
le fournisseur ;
la date du document ;
le numéro du document.
Si vous soumettez une dépense dans Oracle NetSuite avec un numéro de facture qui existe déjà dans l'ERP alors que d'autres informations, comme le montant ou le fournisseur, sont différentes, le résultat dépendra de votre configuration Oracle NetSuite. Pour en savoir plus sur la manière dont Oracle NetSuite gère les entrées en double, consultez la documentation officielle Oracle NetSuite.
Si l'intégration Payhawk-Oracle NetSuite ne parvient pas à créer la transaction dans l'ERP, l'utilisateur vérifiant la dépense recevra un message d'erreur de la part de Payhawk.
Puis-je corriger des erreurs comptables ?
Les administrateurs ou les comptables de Payhawk peuvent renvoyer une dépense pour examen, effectuer les ajustements nécessaires et renvoyer la dépense mise à jour à Oracle NetSuite en quelques clics sur le portail Web de Payhawk.
Payhawk peut-il modifier les périodes bloquées dans NetSuite ?
Non, Payhawk ne modifiera aucune information dans Oracle NetSuite à partir d'une période verrouillée.
Que se passe-t-il si l'intégration NetSuite de Payhawk ne fonctionne pas avec ma configuration NetSuite ?
L'intégration peut être étendue ou personnalisée pour répondre à vos besoins par l'équipe d'ingénierie des solutions de Payhawk ou par des partenaires de solutions agréés. Pour plus d'informations, contactez votre responsable de compte Payhawk.
Comment les champs personnalisés Oracle NetSuite sont-ils synchronisés sur Payhawk ?
Les champs personnalisés doivent d’abord être créés dans Oracle NetSuite. Après configuration, ils sont automatiquement récupérés dans Payhawk et apparaissent dans la liste des catégories de suivi dans le système. En cas d’export d’une facture ou d’un autre type de transactions, chaque catégorie de suivi générée sera associée à son champ unique correspondant dans Oracle NetSuite.