Vous pouvez définir un workflow spécifique pour chaque type de dépense – par exemple, factures avec ou sans bons de commande – ou définir des conditions personnalisées pour les transactions par carte, les indemnités journalières ou les dépenses kilométriques.
En définissant des seuils et un responsable d'approbation spécifique, vous pouvez entièrement personnaliser les processus pour les différentes étapes du cycle de vie des dépenses.
Spécificités des workflows des types de dépenses
L'étape Soumettre nécessite que les employés soumettent leurs dépenses avant qu'elles ne soient approuvées, vérifiées et payées.
Si l'étape Soumettre est désactivée (Soumission désactivée sélectionnée), l'étape Approuver sera également désactivée et la dépense sera directement déplacée vers l'onglet Vérifier une fois créée.
Pour pouvoir définir un workflow d'approbation des dépenses de votre entreprise, vous devez activer l'étape Soumettre.
Pour les étapes Vérifier, Rembourser, Payer > Confirmer les informations et Payer > Autoriser, vous ne pouvez sélectionner que des employés ou des rôles spécifiques.
Remarques concernant les approbations des factures
Vous pouvez configurer des approbations pour les dépenses par virement bancaire en définissant des workflows pour les factures associées ou non aux bons de commande.
En fonction de l'approbation déclenchée, le workflow qui sera appliqué sera l'un des suivants :
Un workflow pour les factures associées aux bons de commande pour lequel le montant approuvé et facturé, et la quantité approuvée et livrée correspondent.
Un workflow pour les factures associées aux bons de commande pour lequel le montant approuvé et facturé, et la quantité approuvée et livrée ne correspondent pas.
Un workflow pour les factures non associées à des bons de commande.
Définition des workflows pour les virements bancaires
Pour cet exemple, supposons que vous n'avez pas encore défini de workflows pour les virements bancaires (factures) et que vous souhaitez créer une approbation pour les virements bancaires sans bons de commande :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Paramètres > Workflows > Types de dépenses.
Dans le champ Facture, cliquez sur Modifier le workflow.
Cliquez sur Soumettre et sélectionnez l'option Soumettre le pour permettre aux employés de soumettre les dépenses qui seront payées par virement bancaire.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Pour l'étape d'approbation du type de dépense par virement bancaire, suivez l'option Aucun bon de commande et cliquez sur l'étape + Ajouter une approbation. Choisissez d'ajouter votre approbation personnalisée ou d'utiliser la suggestion de modèle par défaut. Pour cet exemple, cliquez sur + Personnaliser.
L'option Modèle affiche tous les rôles personnalisés précédemment définis pour votre entreprise, par exemple Responsable d'équipe, pour que vous n'ayez pas besoin de les sélectionner manuellement dans la liste déroulante des responsables d'approbation disponibles.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, nommez l'étape en cliquant sur l'icône Crayon (modifier). Remplissez le contenu et cliquez sur le bouton ✔.
Dans la liste déroulante des approbateurs disponibles, sélectionnez le rôle Responsable d'équipe. Puis, définissez la condition souhaitée en cliquant sur + Ajouter une condition – par exemple, Montant.
Pour spécifier le montant à partir duquel une approbation sera nécessaire, définissez la limite de quantité dans la liste déroulante – par exemple, inférieure ou égale à (<=). Sur la ligne suivante, définissez le montant – par exemple, 200.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour définir des approbations en une seule étape, séquentielles en plusieurs étapes ou non séquentielles, suivez les directives et appliquez les mêmes étapes que précédemment.
Pour définir les droits de vérification des dépenses, cliquez sur l'étape Vérifier. Dans le menu déroulant Vérifier, sélectionnez l'employé ou le rôle spécifique qui sera autorisé à vérifier les virements bancaires de votre entreprise – par exemple, n'importe quel comptable Payhawk. Cliquez sur Enregistrer.
Pour définir les droits de confirmation des informations relatives aux dépenses, cliquez sur l'étape Confirmer les informations. Dans le menu déroulant Confirmer les informations, sélectionnez l'employé ou le rôle spécifique qui sera autorisé à confirmer les informations relatives aux dépenses et les méthodes d'exécution des paiements dans votre entreprise – par exemple, n'importe quel comptable Payhawk. Cliquez sur Enregistrer.
Pour définir les droits d'autorisation des paiements, cliquez sur l'étape Autoriser. Dans le menu déroulant Autoriser, sélectionnez l'employé ou le rôle spécifique qui pourra autoriser (payer) les virements bancaires pour des paiements immédiats ou programmés sans aucun bon de commande associé – par exemple, n'importe quel administrateur Payhawk. Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Publier le workflow pour appliquer toutes les modifications que vous avez apportées.
Définition des workflows pour d'autres types de dépenses
Vous pouvez configurer les approbations pour les transactions par carte, le kilométrage, les indemnités journalières, les remboursements et la trésorerie de l'entreprise, comme vous le faites pour les factures, en gardant les éléments suivants à l'esprit :
Les étapes Confirmer les informations et Autoriser sont disponibles uniquement pour les dépenses payées par virement bancaire.
Au lieu des étapes Confirmer les informations et Autoriser, les workflows relatifs aux Indemnités journalières et au Kilométrage comportent l'Étape de remboursement car les employés les ont déjà payés.
Les dépenses liées aux cartes sont payées au moment de leur création (utilisation de la carte) et l'argent de l'entreprise est payé au comptant. Par conséquent, les approbations relatives aux Cartes et à la Trésorerie de l'entreprise comportent uniquement les étapes Soumettre et Vérifier.