Aperçu des dépenses pour les comptables

Payhawk offre des options efficaces pour surveiller et créer des rapports sur les dépenses de votre entreprise et utilise sa fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (OCR) en toute transparence pour extraire automatiquement les informations des accusés de réception et des factures associés.

Types de dépenses dans Payhawk

Payhawk permet aux employés de créer les types de dépenses suivants :

Dépenses par carte
Virement bancaire
Trésorerie de l'entreprise
Remboursement
Kilométrage
Indemnité journalière

Pour plus d'informations, consultez l'article de présentation sur les dépenses pour les employés.

Création et importation des dépenses

Chaque employé peut créer et importer des dépenses dans Payhawk. Pour plus d'informations, consultez la collection d'articles sur les dépenses pour les employés.

Configuration des types de dépenses et des workflows d'approbation

Seuls les administrateurs Payhawk peuvent définir les paramètres pour les types de dépenses dans votre entreprise et les workflows d'approbation des demandes de dépenses et de paiements.

Pour plus d'informations :

Extraction automatique des données avec l'OCR

Dans le cadre de sa solution de gestion des dépenses, Payhawk a développé un outil OCR natif qui extrait automatiquement les informations pertinentes des factures et des reçus téléchargés.

Pour plus d'informations sur les données des dépenses lues et automatiquement renseignées par l'outil OCR, consultez l'article sur le remplissage automatique des données des champs de dépenses dans Payhawk.

Cycle de vie des dépenses chez Payhawk

Le tableau suivant répertorie les onglets disponibles sous lesquels une dépense est renseignée en fonction de son statut et en fonction des workflows d'approbation requis par l'organisation.

Onglet	Détails du statut
À Envoyer	L'onglet Dépenses > À Envoyer rassemble les dépenses pour lesquelles l'option À Envoyer pour le type de dépense dans les Workflows est activée et qui n'ont pas encore été soumises. Ces dépenses sont en attente que l'employé confirme explicitement la soumission des dépenses en cliquant sur le bouton À Envoyer. Si l'option À Envoyer pour tous les types de dépenses dans les Workflows est désactivée, l'onglet À Envoyer sera automatiquement masqué. À partir de là, les personnes ou les rôles autorisés dans l'entreprise ont également la possibilité de : Examiner les dépenses. Fusionner les dépenses. Séparer les dépenses en plusieurs éléments. Ajouter ou supprimer des dépenses dans les abonnements. (Pour les montants payés) Télécharger la confirmation de paiement. Afficher l'historique des dépenses. Supprimer les dépenses. Une fois la dépense soumise : Naviguez jusqu'à l'onglet À Approuver si la dépense nécessite une approbation. Naviguez jusqu'à l'onglet À Vérifier si la dépense ne nécessite pas d'approbation.
À Approuver	L'onglet Dépenses > À Approuver rassemble toutes les dépenses pour lesquelles l'option À Envoyer du type de dépense dans les Workflows est activée et qui sont en attente d'approbation. Si vous êtes un approbateur, vous pouvez les approuver directement dans l'application Dépenses, soit une par une, soit en bloc. Si vous n'êtes pas un responsable de l'approbation ou si un processus d'approbation pour tous les types de dépenses n'est pas requis, l'onglet À Approuver sera automatiquement masqué. À partir de là, les personnes ou les rôles autorisés dans l'entreprise ont également la possibilité de : Examiner les dépenses. Fusionner les dépenses. Renvoyer les dépenses aux employés. Séparer les dépenses en plusieurs éléments. Créer des abonnements ou supprimer des dépenses des abonnements. (Pour les montants payés) Télécharger la confirmation de paiement. Afficher l'historique des dépenses. Rejeter des dépenses. Supprimer les dépenses. Lorsqu'une dépense est approuvée, elle est automatiquement déplacée sous l'onglet À Vérifier.
À Vérifier	L'onglet Dépenses > À Vérifier rassemble toutes les dépenses prêtes à être examinées. Il s'agit notamment des dépenses qui ne nécessitent pas de soumission et qui, par conséquent, ne passent pas par l'étape d'approbation lors de leur création. À partir de là, les personnes ou les rôles autorisés dans l'entreprise ont également la possibilité de : Examiner les dépenses de manière groupée Fusionner les dépenses. Renvoyer les dépenses aux employés. Créer des abonnements ou supprimer des dépenses des abonnements. (Pour les montants payés) Télécharger la confirmation de paiement. Séparer les dépenses en plusieurs éléments. Afficher l'historique des dépenses. Rejeter des dépenses. Supprimer les dépenses. Une fois la dépense examinée, elle est automatiquement déplacée sous l'onglet À Payer. En cas de dépense par carte, elle est directement déplacée sous Toutes.
À Payer > Confirmer les coordonnées de paiement	Les dépenses répertoriées sous l'onglet Dépenses > À Payer > Confirmer les coordonnées de paiement nécessitent la confirmation de leurs informations de paiement avant que le paiement ne soit initié. À partir de là, les personnes autorisées de votre entreprise peuvent : Renvoyer les dépenses pour examen. Créer des abonnements ou supprimer des dépenses des abonnements. Spécifiez si un virement bancaire doit être payé immédiatement après l'autorisation ou s'il sera programmé pour un paiement à une date précise ou une date d'échéance. Marquer les dépenses comme payées. Afficher l'historique des dépenses. Supprimer les dépenses. Une fois l'opération effectuée, cliquez sur Confirmer les coordonnées de paiement et la dépense sera déplacée sous l'onglet À Payer > Autoriser .
À Payer > Autoriser	Les dépenses répertoriées sous l'onglet Dépenses > À Payer > Autoriser sont toutes celles qui nécessitent une autorisation pour qu'un paiement immédiat ou programmé soit émis. À partir de là, les personnes autorisées de votre entreprise peuvent : Renvoyer les dépenses pour examen. Autoriser les virements bancaires pour un paiement immédiat ou pour un paiement à une date spécifique ou d'échéance prévue. Remplacer les paiements planifiés et les payer immédiatement. Reprogrammer les paiements planifiés. Marquer les dépenses comme payées. Créer des abonnements ou supprimer des dépenses des abonnements. Afficher l'historique des dépenses. Supprimer des dépenses.
À Payer > Planifiés	L'onglet Planifié rassemble tous les virements bancaires qui ont été planifiés à une date précise ou à leur date d'échéance. À partir de là, les personnes autorisées de votre entreprise peuvent : Renvoyer les dépenses pour examen. Remplacer les paiements planifiés et les payer immédiatement. Reprogrammer les paiements planifiés. Marquer les dépenses comme payées. Créer des abonnements ou supprimer des dépenses des abonnements. Afficher l'historique des dépenses. Supprimer des dépenses.
Toutes	L'onglet Dépenses > Toutes rassemble toutes les dépenses quel que soit leur statut mentionné ci-dessus. À partir de là, pour les dépenses payées, les personnes autorisées de votre entreprise peuvent : (Pour les montants payés) Télécharger la confirmation de paiement. Créer des abonnements ou supprimer des dépenses des abonnements. Afficher l'historique des dépenses.

Icônes et navigation

Pour une navigation plus rapide et plus intuitive dans Payhawk, l'état actuel d'une dépense est indiquée par une icône et peut être l'un des éléments répertoriés dans le tableau suivant.