Vous pouvez définir un flux de travail spécifique pour chaque type de dépense dans Payhawk, par exemple, les virements bancaires avec ou sans bons de commande, ou des règles personnalisées basées sur le montant pour les paiements par carte.
En fixant des seuils et en définissant le rôle exact ou la personne en tant qu'approbateur, vous pouvez entièrement personnaliser les processus pour les différentes étapes du cycle de vie des dépenses dans votre entreprise.
Définition des workflows pour les virements bancaires immédiats et programmés
Pour définir des workflows d'approbation des virements bancaires dans votre entreprise, tant pour les paiements immédiats que planifiés :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à l'onglet Paramètres > Workflows > Types de dépenses.
Accédez aux Virements bancaires et cliquez sur Modifier le workflow.
À partir du menu déroulant Soumettre, sélectionnez Activé pour permettre aux employés de soumettre explicitement leurs dépenses par virement bancaire.
À partir du menu déroulant Approuver, sélectionnez la personne, le rôle ou une chaîne d'approbation en fonction du montant pour définir le processus d'approbation des dépenses par virement bancaire de votre entreprise.
À partir du menu déroulant Vérifier, sélectionnez la personne ou le rôle spécifique qui aura l'autorisation de vérifier les dépenses de votre entreprise.
À partir du menu déroulant À Payer > Confirmer les informations, sélectionnez les personnes, les rôles ou une chaîne d'approbation en fonction du montant pour confirmer les détails des dépenses et les méthodes d'exécution des paiements. Si vous choisissez l'option Personne spécifique, cette personne doit être soit un comptable ou un administrateur Payhawk.
À partir du menu déroulant À Payer > Autoriser, sélectionnez les personnes, les rôles ou une chaîne d'approbation en fonction du montant pour autoriser les paiements immédiats et planifiés.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Définition des workflows pour les virements bancaires avec les bons de commande
Lorsque vous définissez des workflows pour des virements bancaires sur des factures associées à des bons de commande, veuillez observer ce qui suit :
Les cycles d'approbation que vous définissez sera déclenché dans le cas où le 2 ou 3 way matching effectué par Payhawk aboutit à des écarts conformément aux règles d'écart prédéfinies.
En tant qu'approbateurs de bons de commande, vous pouvez sélectionner des rôles ou des personnes spécifiques. Ces personnes peuvent notamment être des responsables budgétaires, des rôles hiérarchiques au sein de votre entreprise, tels que des responsables d'équipe ou des responsables de second niveau, etc. De même, si vous le souhaitez, vous pouvez définir un cycle d'approbation spécifique en fonction du montant.
Les workflows de dépenses prédéfinis ne seront pas impactés par le cycle d'approbation définie pour les virements bancaires avec des bons de commande.
Pour définir un workflow de paiement pour des virements bancaires sur des factures associées à des bons de commande :
Accédez à Paramètres > Workflows.
Sous Types de dépenses, accédez à Virements bancaires. Cliquez sur Modifier le workflow.
Pour l'option Approuver avec les bons de commande :
Définissez l'option Approuver la matching – si le paiement des factures dont le montant correspond à celui du bon de commande (et, le cas échéant, de l'accusé de réception) doit être approuvé ou non. Au besoin, sélectionnez la personne, le rôle ou un cycle d'approbation en fonction du montant.
Définissez l'option Approuver l'écart – sélectionnez la personne spécifique, le rôle ou une chaîne d'approbation en fonction du montant si une incohérence d'écart est déclenchée par le système.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Définition des workflows pour d'autres types de dépenses
Les workflows pour les types de dépenses associés aux paiements par carte, aux remboursements, au kilométrage, aux indemnités journalières et à la trésorerie de l'entreprise dans Payhawk sont définis de la même manière que les virements bancaires pour les paiements immédiats et planifiés avec les spécificités suivantes :
Les options Confirmer les informations et Autoriser ne sont pas disponibles pour les autres types de dépenses.
Les dépenses remboursables, telles que les indemnités journalières et les kilomètres, nécessitent que vous définissiez la personne ou le rôle spécifique qui sera en mesure d'exécuter le remboursement.
Les paiements par carte sont exécutés lors de la génération de la dépense et l'argent de l'entreprise est payé au comptant. Ces types de dépenses ne nécessitent donc pas que vous définissiez une option À Payer.
