Sur Payhawk, vous pouvez approuver des dépenses uniques, mais également sélectionner plusieurs dépenses en un clic et les approuver de manière groupée.
Vous pouvez aussi rejeter et supprimer les dépenses impayées de votre liste de dépenses, refuser des dépenses payées et demander une vérification consécutive.
Si vous remarquez des informations erronées concernant une dépense, vous pouvez également renvoyer la dépense à l'employé concerné et demander la mise à jour des informations incorrectes.
Spécificités
L'onglet Dépenses > À Approuver ne sera visible que si un administrateur Payhawk autorise les employés de votre entreprise à soumettre des dépenses.
Vous pourrez approuver les dépenses si un administrateur Payhawk vous ajoute dans les rôles ou les personnes disposant de droits d'approbation dans le cadre des workflows de l'entreprise.
Approbation des dépenses uniques
Pour approuver une dépense unique :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > À Approuver.
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur le bouton À Approuver. Ainsi, la dépense sera déplacée sous l'onglet À Vérifier.
Approbation des dépenses de manière groupée
Vous pouvez approuver plusieurs dépenses à la fois :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > À Approuver.
Cochez les cases des dépenses que vous souhaitez approuver.
Après cette opération, la boîte de dialogue qui se charge à côté de la liste des dépenses affiche un résumé des dépenses sélectionnées.
Cliquez sur À Approuver.
Rejet des dépenses impayées
Pour rejeter une dépense impayée :
Sur le portail Web Payhawk, accédez aux Dépenses.
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur le menu à trois points correspondant et sélectionnez Refuser.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre :
Cliquez sur Rejeter et supprimer.
Ajoutez le motif du rejet de la dépense.
Cochez la case pour confirmer votre choix.
Cliquez sur le bouton Rejeter et supprimer.
Rejet des dépenses payées
Pour rejeter une dépense payée– par exemple, un paiement par carte :
Sur le portail Web Payhawk, accédez aux Dépenses.
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur le menu à trois points correspondant et sélectionnez Refuser.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'option Rejeter et ajoutez une remarque mentionnant le motif du rejet.
Cliquez sur Rejeter pour confirmer votre choix. Ainsi, la dépense sera déplacée vers l'onglet À Vérifier.
La raison de ce comportement dans le cas des dépenses payées est que même si l'argent a été retiré du compte, la dépense devra toujours être traitée par l'équipe financière – par exemple, pour être imputée sur le salaire de l'employé ou via un virement bancaire du compte de l'employé vers le compte bancaire de l'entreprise.
Renvoi des dépenses aux employés
Si vous êtes un approbateur, vous pouvez renvoyer une dépense à l'employé qui l'a soumise en la rejetant et en la supprimant. Si vous n'êtes pas un approbateur, vous pouvez tout de même sélectionner l'option Supprimer si vous avez été autorisé à le faire et si vous disposez des droits nécessaires pour le faire.
Pour des raisons comptables, vous ne pouvez renvoyer les dépenses aux employés qu'avant leur vérification.
Si vous êtes un approbateur, vous pouvez renvoyer une dépense à l'employé qui l'a soumise de la manière suivante :
Après avoir cliqué sur le menu à trois points de la dépense souhaitée et sélectionné l'option Refuser, cliquez sur Renvoyer à l'employé.
Ajoutez le motif du renvoi de la dépense.
Cliquez sur le bouton Revenir.
Si vous n'êtes pas un approbateur mais que vous disposez de l'autorisation nécessaire, vous pouvez renvoyer une dépense à l'employé qui l'a soumise de la manière suivante :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > À Approuver (ou À Vérifier).
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur le menu à trois points correspondant et sélectionnez Renvoyer à l'employé.
Ajoutez le motif du renvoi de la dépense.
Cliquez sur le bouton Revenir.
