En fonction des workflows d'approbation définis dans votre entreprise, vous pouvez être désigné(e) comme responsable d’approbation pour les dépenses soumises par vos collègues.
Chaque fois qu'une dépense nécessitant votre approbation est soumise, vous recevrez une demande de dépense dans votre boîte de réception Payhawk et une notification par e-mail.
Depuis votre boîte de réception Payhawk, vous pouvez effectuer les actions suivantes liées aux dépenses impayées :
Approuver les demandes de dépenses
Renvoyer les demandes de dépenses aux employés respectifs pour mise à jour
Rejeter les demandes de dépenses et supprimer les dépenses
Spécificités
À des fins comptables :
Les dépenses peuvent être renvoyées aux employés uniquement avant leur vérification.
Les dépenses vérifiées ne peuvent être renvoyées pour une vérification plus approfondie que si elles n'ont pas été payées.
Les dépenses payées ne peuvent pas être supprimées.
Lorsque vous approuverez une dépense, tous les responsables d'approbation concernés par le workflow spécifique de ce type de dépense seront informés.
Si vous renvoyez ou supprimez une dépense, le demandeur recevra une notification push sur son téléphone ainsi qu'un e-mail.
Il peut également voir le motif de l'action dans la notification.
La raison de votre action sera consignée en commentaire sous Activité > Commentaires et enregistrée sous Activité > Workflow.
L'onglet Dépenses > Approuver ne sera visible que si un administrateur Payhawk a permis aux employés de soumettre des dépenses. Vous pourrez approuver les dépenses si un administrateur Payhawk vous a attribué un rôle d'approbation dans les workflows de l'entreprise.
Pour les dépenses fractionnées d'une ligne comptable, les approbateurs recevront simultanément des demandes pour les montants attribués, conformément aux workflows d'approbation prédéfinis de votre entreprise. Chaque responsable d'approbation peut également afficher les informations relatives aux autres lignes comptables et leurs responsables d'approbation respectifs.
Depuis l'application Dépenses, les responsables d'approbation et les utilisateurs autorisés sans droits d'approbation peuvent renvoyer une dépense à son propriétaire (employé qui la soumet).
Accès aux demandes de dépense pour approbation
Vous pouvez accéder à une demande de dépense dans votre boîte de réception Payhawk en cliquant sur le lien fourni dans l'e-mail de notification que vous avez reçu.
En outre, vous pouvez également accéder à une demande d'achat depuis votre Boîte de réception > Demandes > En attente.
Approbation des demandes de dépenses associées aux achats
Lors de l'approbation du paiement d'une facture fournisseur liée à un achat, vous pouvez recevoir un avertissement concernant les écarts de montant. Cet avertissement est basé sur le processus de rapprochement à deux ou trois facteurs et les règles d'écart prédéfinies de votre entreprise. Le contenu du message peut varier en conséquence.
Approbation des demandes de dépenses associées aux budgets
Si vous êtes responsable des budgets ou un responsable d'approbation des dépenses budgétisées dans votre entreprise, vous pouvez consulter les détails des budgets dans la demande de dépense. De là, vous pouvez accéder à la fois au budget et à la dépense pour obtenir davantage d'informations.
Si vous risquez un dépassement de budget ou si vous l'avez déjà dépassé, le système affichera une notification pour vous en avertir.
Approbation des demandes de dépenses
Pour approuver une demande de dépense depuis votre boîte de réception Payhawk sur l'application mobile :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande de dépense souhaitée.
Appuyez sur Approuver.
Pour approuver une demande de dépense depuis votre boîte de réception Payhawk sur le portail internet :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la dépense souhaitée.
Cliquez sur Approuver.
Renvoi des demandes de dépenses à l'employé
Pour renvoyer une dépense impayée au demandeur depuis votre boîte de réception sur l'application mobile Payhawk :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande de dépense souhaitée et cliquez sur Refuser.
Sur l'écran qui s'affiche :
Sélectionnez Renvoyer à l'employé.
Sous Remarque, indiquez la raison de votre action et tous les détails que vous attendez de l'employé avant de soumettre à nouveau le dépense.
Appuyez sur Renvoyer.
Pour renvoyer une dépense impayée au demandeur depuis votre boîte de réception Payhawk sur le portail Web :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande de dépense souhaitée et cliquez sur Refuser.
Sur l'écran qui s'affiche :
Sélectionnez Renvoyer à l'employé.
Sous Remarque, indiquez la raison de votre action et tous les détails que vous attendez de l'employé avant de soumettre à nouveau le dépense.
Cliquez sur Renvoyer.
Rejet des demandes de dépenses et suppression des dépenses impayées
En sélectionnant Rejeter et supprimer, vous rejetterez la demande et supprimerez la dépense avec les informations suivantes :
Lorsque vous rejetez une demande de dépense par carte, cela ne supprimera pas la dépense mais affichera le motif de votre action pour le comptable.
Lorsque vous rejetez une demande pour d'autres types de dépenses, la demande sera rejetée et la dépense supprimée, sauf si elle a déjà été payée sans approbation.
Pour rejeter une demande de dépense et supprimer une dépense impayée de votre boîte de réception Payhawk sur l'application mobile :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande de dépense souhaitée et cliquez sur Refuser.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre :
Appuyez sur Rejeter et supprimer.
Sous Remarque, indiquez le motif de votre action.
Appuyez sur Rejeter.
Pour rejeter une demande de dépense et supprimer une dépense impayée de votre boîte de réception Payhawk sur le portail Web :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande de dépense souhaitée et cliquez sur Refuser.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre :
Appuyez sur Rejeter et supprimer.
Sous Remarque, indiquez le motif de votre action.
Cliquez sur Rejeter et supprimer.
