Dans Payhawk, vous pouvez approuver des dépenses uniques et sélectionner plusieurs dépenses en un seul clic, puis les approuver de manière groupée.
Vous pouvez également rejeter et supprimer les dépenses non payées de votre liste de dépenses, refuser celles payées et demander une vérification consécutive.
Si vous remarquez des informations erronées sur une dépense, vous pouvez également renvoyer cette dernière à l'employé qui l'a soumise et demander des mises à jour.
Spécificités
L'onglet Dépense > Approuver ne sera visible que si un administrateur Payhawk a autorisé les employés de votre entreprise à soumettre des dépenses.
Vous pourrez approuver les dépenses si un administrateur Payhawk vous a inclus dans les rôles ou les personnes ayant des droits d'approbation dans le cadre des processus de l'entreprise.
Lorsque vous retournez une dépense à l'employé ou la rejetez et la supprimez, la raison de l'action que vous avez indiquée sera enregistrée en tant que commentaire et peut être consultée depuis l'onglet Activité > Commentaires.
L'action de retour à l'employé ou de rejet et suppression sera également enregistrée comme une activité et peut être consultée depuis l'onglet Activité > Processus.
Approbation des dépenses uniques
Pour approuver une dépense unique :
Sur le portail web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > Approuver.
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur le bouton Approuver. Ainsi, la dépense sera déplacée sous l'onglet Vérifier.
Approbation des dépenses de manière groupée
Vous pouvez approuver plusieurs dépenses de manière groupée :
Sur le portail web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > Approuver.
Cochez les cases des dépenses que vous souhaitez approuver.
Après cette opération, la boîte de dialogue qui se charge à côté de la liste des dépenses affiche un résumé des dépenses sélectionnées.
Cliquez sur Approuver.
Renvoi des dépenses aux employés
Si vous êtes un approbateur, vous pouvez renvoyer une dépense à l'employé qui l'a soumise en la rejetant et en la supprimant. Si vous n'êtes pas un approbateur, vous pouvez tout de même sélectionner l'option Supprimer si vous avez été autorisé à le faire et si vous disposez des droits nécessaires pour le faire.
Pour des raisons comptables, vous ne pouvez renvoyer les dépenses aux employés qu'avant leur vérification.
Si vous êtes un approbateur, vous pouvez renvoyer une dépense à l'employé qui l'a soumise de la manière suivante :
Pour renvoyer une dépense à l'employé :
Sur le portail web Payhawk, accédez aux Dépenses.
Sélectionnez la dépense souhaitée.
Cliquez sur le menu à trois points correspondant et sélectionnez Refuser.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez Renvoyer à l'employé.
Dans la section Remarque, indiquez le motif du refus ainsi que les informations supplémentaires que l'employé est tenu de fournir.
Cliquez sur Renvoyer.
Si vous n'êtes pas un approbateur mais que vous disposez de l'autorisation nécessaire, vous pouvez renvoyer une dépense à l'employé qui l'a soumise de la manière suivante :
Sur le portail web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > Approuver (ou Vérifier).
Sélectionnez la dépense souhaitée.
Cliquez sur le menu à trois points correspondant et sélectionnez Renvoyer à l'employé.
Dans la section Remarque, indiquez le motif du renvoi de la dépense ainsi que les informations supplémentaires que l'employé est tenu de fournir.
Cliquez sur Renvoyer.
Rejet et suppression des dépenses impayées
Pour rejeter une dépense impayée :
Sur le portail web Payhawk, accédez aux Dépenses.
Sélectionnez la dépense souhaitée.
Cliquez sur le menu à trois points correspondant et sélectionnez Refuser.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Rejeter et supprimer.
Sous Remarque, saisissez le motif du rejet de la dépense.
Sélectionnez la case à cocher pour confirmer votre choix.
Cliquez sur Rejeter et supprimer.
Rejeter et supprimer les dépenses impayées
Pour rejeter une dépense payée – par exemple, un paiement par carte :
Sur le portail web Payhawk, accédez aux Dépenses.
Sélectionnez la dépense souhaitée.
Cliquez sur le menu à trois points correspondant et sélectionnez Refuser.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'option Rejeter.
Sous Remarque, saisissez le motif du rejet de la dépense.
Cliquez sur Rejeter. La dépense sera ainsi déplacée vers l'onglet Vérifier.
La raison du retour de la dépense payée rejetée à l'onglet Vérifier est que même si l'argent a été débité du compte, la dépense devra toujours être traitée respectivement par l'équipe de finance – par exemple, pour être couverte par la paie de l'employé ou par un virement bancaire de l'employé vers le compte bancaire de l'entreprise.
