Vous pouvez communiquer avec votre équipe et les parties prenantes concernées directement dans Payhawk afin de recueillir rapidement les informations de contexte et accélérer le processus d'approbation et de vérification des dépenses.
Vous pouvez également obtenir des éléments de contexte supplémentaire ou poser une question sur une dépense ou une facture en publiant un commentaire et en identifiant les personnes concernées afin qu'elles en soient informées. De la même manière, vous pouvez également répondre aux commentaires publiés par d'autres employés.
Cas d'utilisation et avantages
Les commentaires sont utiles dans de nombreux et divers cas d'utilisation tels que :
Employé – Collaboration du manager (Équipe/Catégorie/Champ personnalisé) lors de la collecte des éléments de contexte et de l'ouverture de discussions pendant le processus d'approbation de la dépense.
Employé – Collaboration de l'équipe financière lorsqu'il n'y a pas de processus d'approbation pour une dépense.
Manager – Collaboration de l'équipe financière lorsque le manager fournit un contexte à l'équipe financière sur la raison pour laquelle une dépense donnée a été approuvée.
Équipe financière – Collaboration de l'équipe financière pour des discussions internes au service sur comment gérer un cas spécifique ou une dépense.
Les commentaires offrent aux utilisateurs les avantages suivants :
Amélioration de la collaboration, rationalisation du processus d'approbation et transparence accrue. Commenter et identifier les employés :
Facilite la collaboration et réduit la probabilité de malentendus ou de délais non respectés.
Réduit le besoin en échanges répétés et minimise les retards.
Aide à maintenir la conformité avec les politiques et les réglementations ainsi qu'à garantir que toutes les parties prenantes sont informées du statut des dépenses et des factures.
Aperçu rapide et tout-en-un du cycle de vie de la dépense, de l'historique des exportations et du journal des modifications de la dépense :
L'onglet Activité > Processus de la dépense affiche toutes les étapes qui ont été prises jusqu'à présent en accord avec les processus d'approbation définis dans votre entreprise.
L'onglet Activité > Exporter garde une trace des actions d'exportation pour la dépense.
L'onglet Activité > Modifications de dépense contient le journal avec tous les changements liés à cette dépense, tels que sa création ou l'ajout d'un document.
La consultation de l'historique des dépenses depuis Activité > Tout est particulièrement importante pour les entreprises basées en Allemagne car la fonctionnalité suit la Directive allemande sur la comptabilité et la tenue de livres électroniques (GoBD) et permet aux équipes financières de faire de la comptabilité sans papier.
Accéder aux commentaires
Si vous avez été identifié(e) dans un commentaire pour une dépense ou une demande de dépense, vous recevrez une notification dans votre Boîte de réception, une notification push sur votre téléphone et un e-mail de notification. Pour accéder au commentaire, utilisez l'une de ces méthodes :
Accédez à votre Boîte de réception > Notifications et sélectionnez la notification souhaitée.
Suivez le lien qui apparaît dans l'e-mail de notification.
Appuyez sur la notification push sur votre téléphone.
Vous pouvez également accéder directement à la dépense et sélectionner le commentaire souhaité à partir de son Activité > Commentaires ou de la section Tout.
Si vous souhaitez commenter une dépense sans commentaire précédent, sélectionnez la dépense dans l'application Dépenses et démarrez le fil de discussion.
Si vous souhaitez commenter une demande de dépense sans commentaire précédent, accédez à votre Boîte de réception > Demandes, sélectionnez la demande de dépense souhaitée et démarrez le fil de discussion.
Commenter les dépenses sur le portail
Pour ajouter un commentaire sur une dépense pour laquelle vous avez reçu une notification :
Survolez avec votre souris l'icône de votre Boîte de réception et sélectionnez la notification souhaitée. Si vous avez un accès direct à cette dépense, vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur la notification.
Saisissez votre commentaire, identifiez tous les employés concernés, puis cliquez sur Envoyer ou appuyez sur Entrée pour le publier et les en informer. Si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne, appuyez sur Maj+Entrée.
Si vous recevez une notification pour un commentaire sur une dépense mais que vous n'avez pas d'accès direct à celle-ci, survolez avec votre souris l'icône de votre Boîte de réception, sélectionnez la notification souhaitée, et vous serez redirigé(e) vers l'onglet Boîte de réception > Notifications.
Commenter les dépenses dans l'application
Pour commenter les dépenses depuis votre Boîte de réception, ouvrez la Boîte de réception > Notifications et sélectionnez la notification souhaitée. Vous pouvez également appuyer sur la notification push que vous avez reçue sur votre téléphone.
Si vous avez été mentionné(e) sur une dépense soumise par quelqu'un d'autre, vous serez redirigé(e) vers cette dépense.
Si vous avez été mentionné(e) sur une dépense qu'un collègue a soumise, vous serez redirigé(e) vers votre Boîte de réception.
Pour répondre à un commentaire à partir d'une dépense, accédez à Dépenses, sélectionnez la dépense souhaitée et appuyez sur le lien Afficher [nombre] commentaires. Saisissez votre commentaire et appuyez sur l'icône Envoyer pour le publier.
Supprimer des commentaires
Vous pouvez supprimer un commentaire que vous auriez pu publier involontairement. Une fois le commentaire supprimé, l'action apparaîtra dans la section Activité > Tout l'historique de la dépense.
Supprimer les commentaires relatifs aux dépenses sur le portail
Pour supprimer un commentaire sur une dépense dans le portail Web Payhawk, accédez à la dépense souhaitée, sélectionnez le commentaire concerné et cliquez sur Supprimer.
Pour supprimer un commentaire pour une demande de dépense, accédez à votre Boîte de réception > Demandes, sélectionnez la demande souhaitée et cliquez sur Supprimer pour le commentaire concerné.
Supprimer les commentaires relatifs aux dépenses sur l'application
Pour supprimer un commentaire relatif à une dépense sur l'application mobile Payhawk, accédez à votre Boîte de réception > Notifications et sélectionnez le commentaire souhaité. Appuyez sur son menu à trois points, puis sur Supprimer.
Pour supprimer un commentaire pour une demande de dépense sur l'application, accédez à votre Boîte de réception > Demandes et sélectionnez la demande souhaité. Accédez à l'onglet Activité > Commentaires, appuyez sur le menu à trois points, puis sur Supprimer.
Notifications pour les commentaires
À chaque fois que vous êtes identifié dans un commentaire, vous recevrez :
Un e-mail de notification.
Une notification push sur votre téléphone mobile.
Une notification dans l'application dans votre Boîte de réception.
À part dans le cas où quelqu'un vous a identifié, les notifications dans l'application dans la Boîte de réception seront envoyées dans les cas suivants :
Quand quelqu'un a répondu à votre commentaire.
Quand quelqu'un a commenté une de vos dépenses.
Les notifications dans l'application seront automatiquement résolues une fois le commentaire ouvert soit par le biais de la Boîte de réception soit à partir de l'application Dépenses.
Pour plus d'informations, consultez les notifications de soumission et d'approbation.
L'icône de commentaire
Chaque dépense ou demande de dépense commentée affiche l'icône de commentaire dans l'application Dépenses ou la Boîte de réception respectivement, à la fois sur le portail Payhawk et l'application mobile. L'icône indique le nombre de commentaires qui ont été postés sur cette dépense ou demande de dépense. Un point rouge signifie que vous avez des commentaires non lus qui vous étaient destinés.
Identifier les employés dans les commentaires
Pour mentionner un employé dans un commentaire, tapez @ (signe @). Par défaut, le système suggérera les employés qui ont un accès direct à cette dépense ou qui font partie du processus d'approbation et peuvent donc être identifiés.
Si un employé n'a pas accès à la dépense et ne peut pas être identifié dans un commentaire, il sera visible pour vous sous un statut inactif.
Copier-coller des liens vers les commentaires
La copie de liens vers les commentaires n'est disponible que depuis le portail web Payhawk.
Vous pouvez partager un commentaire avec un collègue en copiant et en envoyant le lien vers ce commentaire :
Sur le portail web Payhawk, accédez aux Dépenses et sélectionnez la dépense souhaitée.
Dans Activité > Commentaires, passez le curseur au-dessus du commentaire et cliquez sur l'icône qui apparaît. Cela copiera le lien du commentaire dans le presse-papiers.
Collez le lien pour que votre collègue puisse voir le commentaire.
Voir d'autres activités de dépense
En plus des commentaires, la section Activité contient des informations sur le statut d'approbation d'une dépense, son historique d'exportation et son journal des modifications avec les mises à jour respectives. Pour plus de détails, consultez l'article sur la consultation des commentaires et de l'historique des dépenses.