Communiquez avec votre équipe et les parties prenantes concernées directement dans Payhawk afin de recueillir rapidement les informations de contexte et accélérer les approbations ainsi que les vérifications de dépenses, de demandes d'achat et de factures.
Vous pouvez obtenir des éléments de contexte supplémentaire ou poser une question sur une dépense ou une facture en publiant un commentaire et en identifiant les personnes concernées afin qu'elles soient informées. De la même manière, vous pouvez également répondre aux commentaires que d'autres employés ont publiés.
Commenter les dépenses sur le portail
Pour ajouter un commentaire à une dépense :
Lorsque vous recevez une notification pour un commentaire sur une dépense, passez votre souris sur votre icône Boîte de réception et sélectionnez la notification souhaitée. Si vous avez un accès direct à cette dépense, vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur la notification.
Sinon, vous pouvez accéder aux Dépenses, sélectionner la dépense souhaitée, puis son Activité > Commentaires.
Saisissez votre commentaire, identifiez tous les employés concernés, et cliquez sur Envoyer pour publier et les informer en conséquence.
Si vous recevez une notification pour un commentaire sur une dépense mais que vous n'avez pas d'accès direct à celle-ci, passez votre souris sur votre icône Boîte de réception, sélectionnez la notification souhaitée, et vous serez dirigé vers votre onglet Boîte de réception > Notifications.
Commenter les dépenses dans l'application
Pour répondre à un commentaire sur une dépense dans l'application mobile Payhawk, ouvrez votre Boîte de réception > Notifications et appuyez sur celle que vous souhaitez. Sinon, appuyez sur la notification push que vous avez reçue sur votre téléphone.
Si vous avez été mentionné sur une dépense que vous avez soumise, vous serez dirigé vers celle-ci.
Si vous avez été mentionné concernant une dépense qu'un collègue a soumise, vous serez dirigé vers votre Boîte de réception.
Modification et suppression des commentaires
Les commentaires ne peuvent actuellement pas être modifiés ou supprimés.
L'icône de commentaire
Chaque dépense ou demande de dépense commentée affiche l'icône de commentaire dans l'application Dépenses ou la Boîte de réception respectivement, à la fois sur le portail Payhawk et l'application mobile. L'icône indique le nombre de commentaires qui ont été postés sur cette dépense ou demande de dépense. Un point rouge signifie que vous avez des commentaires non lus qui vous étaient destinés.
Identifier les employés dans les commentaires
Pour mentionner un employé dans un commentaire, tapez @ (signe @). Par défaut, le système suggérera les employés qui ont un accès direct à cette dépense ou qui font partie du processus d'approbation et peuvent donc être identifiés.
Si un employé n'a pas accès à la dépense et ne peut pas être identifié dans un commentaire, il sera visible pour vous sous un statut inactif.
Notifications pour les commentaires
À chaque fois que vous êtes identifié dans un commentaire, vous recevrez :
Un e-mail de notification.
Une notification push sur votre téléphone mobile.
Une notification dans l'application dans votre Boîte de réception.
À part dans le cas où quelqu'un vous a identifié, les notifications dans l'application dans la Boîte de réception seront envoyées dans les cas suivants :
Quand quelqu'un a répondu à votre commentaire.
Quand quelqu'un a commenté une de vos dépenses.
Les notifications dans l'application seront automatiquement résolues une fois le commentaire ouvert soit par le biais de la Boîte de réception soit à partir de l'application Dépenses.
Pour plus d'informations, consultez les notifications de soumission et d'approbation.
Copier-coller des liens vers les commentaires
La copie de liens vers les commentaires n'est disponible que depuis le portail web Payhawk.
Vous pouvez partager un commentaire avec un collègue en copiant et en envoyant le lien vers ce commentaire :
Sur le portail web Payhawk, accédez aux Dépenses et sélectionnez la dépense souhaitée.
Dans Activité > Commentaires, passez le curseur au-dessus du commentaire et cliquez sur l'icône qui apparaît. Cela copiera le lien du commentaire dans le presse-papiers.
Collez le lien pour que votre collègue puisse voir le commentaire.
Voir d'autres activités de dépense
En plus des commentaires, la section Activité contient des informations sur le statut d'approbation d'une dépense, son historique d'exportation et son journal des modifications avec les mises à jour respectives. Pour plus de détails, consultez l'article sur la consultation des commentaires et de l'historique des dépenses.