La section Activité de chaque dépense vous permet de voir tous les commentaires sur cette dernière, ainsi que son processus, son historique d'exportation et son journal des modifications avec les mises à jour respectives. Ainsi, vous pouvez voir tous les événements historiques liés à cette dépense.
Avantages
Amélioration de la collaboration, rationalisation du processus d'approbation et transparence accrue. Commenter et identifier les employés :
Facilite la collaboration et réduit la probabilité de malentendus ou de délais non respectés.
Réduit le besoin en échanges répétés et minimise les retards.
Aide à maintenir la conformité avec les politiques et les réglementations ainsi qu'à garantir que toutes les parties prenantes sont informées du statut des dépenses et des factures.
Aperçu rapide et tout-en-un du cycle de vie de la dépense, de l'historique des exportations et du journal des modifications de la dépense :
L'onglet Activité > Processus de la dépense affiche toutes les étapes qui ont été prises jusqu'à présent en accord avec les processus d'approbation définis dans votre entreprise.
L'onglet Activité > Exporter garde une trace des actions d'exportation pour la dépense.
L'onglet Activité > Modifications de dépense contient le journal avec tous les changements liés à cette dépense, tels que sa création ou l'ajout d'un document.
La consultation de l'historique des dépenses depuis Activité > Tout est particulièrement importante pour les entreprises basées en Allemagne car la fonctionnalité suit la Directive allemande sur la comptabilité et la tenue de livres électroniques (GoBD) et permet aux équipes financières de faire de la comptabilité sans papier.
Trier les activités de dépense
Sur le portail Payhawk, vous pouvez trier les activités de dépense en affichant soit les plus récentes soit les plus anciennes en haut.
L'ordre de tri s'applique à tous les onglets Activité.
Par défaut, le système affiche les activités les plus récentes en haut.
Les mises à jour de l'ordre de tri seront enregistrées pour les sessions utilisateur suivantes.
Dans l'application mobile Payhawk, les activités ne peuvent pas être triées et sont affichées à partir des plus anciennes.
Cas d'utilisation pour les commentaires
Les commentaires sont utiles dans de nombreux et divers cas d'utilisation tels que :
Employé – Collaboration du manager (Équipe/Catégorie/Champ personnalisé) lors de la collecte des éléments de contexte et de l'ouverture de discussions pendant le processus d'approbation de la dépense.
Employé – Collaboration de l'équipe financière lorsqu'il n'y a pas de processus d'approbation pour une dépense.
Manager – Collaboration de l'équipe financière lorsque le manager fournit un contexte à l'équipe financière sur la raison pour laquelle une dépense donnée a été approuvée.
Équipe financière – Collaboration de l'équipe financière pour des discussions internes au service sur comment gérer un cas spécifique ou une dépense.
Publication et réponse aux commentaires
Vous pouvez demander des informations supplémentaires et obtenir davantage de contexte sur une dépense en y postant un commentaire et en identifiant les employés concernés. Pour plus de détails, voir comment commenter les dépenses.
Voir les commentaires relatifs aux dépenses sur le portail
Pour voir les commentaires pour une dépense :
Sur le portail web Payhawk, accédez aux Dépenses et sélectionnez la dépense souhaitée.
Ouvrez sa section Activité ou cliquez sur l'étiquette comportant les commentaires. Par défaut, l'option Commentaires du menu déroulant sera chargée.
Si vous avez reçu une notification pour un commentaire sur une dépense, accédez à votre Boîte de réception > Notifications et sélectionnez le commentaire.
Voir le processus de dépense sur le portail
Vous pouvez voir le processus d'une dépense en sélectionnant l'option de la liste déroulante Processus dans sa section Activité.
Visualisation du journal des modifications de la dépense sur le portail
Vous pouvez voir les modifications qui ont été apportées à la dépense en sélectionnant l'option déroulante Modifications de la dépense de sa section Activité.
Sinon, cliquez sur le menu à trois points de la dépense et sélectionnez l'option Voir l'historique. Vous serez alors dirigé vers la section Activité. Dans la liste déroulante, sélectionnez Modifications de dépense.
Voir l'historique d'exportation des dépenses sur le portail
Vous pouvez consulter l'historique d'exportation d'une dépense en sélectionnant l'option de la liste déroulante Exporter de sa section Activité.
Voir toutes les activités de dépense sur le portail
Pour voir toutes les activités combinées pour une dépense, sélectionnez l'option de la liste déroulante Tout de sa section Activité.
Voir les commentaires et les processus de dépenses dans l'application
Si vous avez été informé d'un commentaire sur une dépense, ouvrez votre Boîte de réception et appuyez sur la notification. Sinon, appuyez sur la notification push que vous avez reçue sur votre téléphone.
Depuis votre Boîte de réception, vous pouvez voir tous les commentaires pour une dépense (Activité > Commentaires) et son workflow (Activité > Processus), ou tous ces éléments combinés (Activité > Tout).
