Vous pouvez définir des catégories de dépense, gérer leurs codes et leurs responsables de compte et appliquez leurs paramètres à l'ensemble du groupe d'entités ou à des entités individuelles.
Création de catégories et de sous-catégories de dépenses
Dans le tableau de bord du groupe :
Accédez à Paramètres > Champs de dépenses > Champs intégrés > Catégorie.
Dans Valeurs, cliquez sur Ajouter une catégorie.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, donnez un nom à votre catégorie.
Pour créer une nouvelle catégorie, laissez le champ Nouvelle catégorie de parent vide.
Pour créer une sous-catégorie, sélectionnez la catégorie de parent pour cette valeur depuis la liste déroulante.
Cliquez sur Confirmer.
Définition des paramètres de la catégorie de parent
Vous pouvez définir des paramètres pour vos catégories de parent dont ses sous-catégories hériteront sauf si vous indiquez explicitement aux sous-catégories de les remplacer.
Cliquez sur la catégorie souhaitée.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, définissez :
les entités pour lesquelles la catégorie sera visible.
Dans Visibilité de l'entité, cliquez sur Modifier.
Sélectionnez les entités souhaitées.
Cliquez sur Confirmer.
le code de compte de la catégorie.
Pour définir un code de compte pour la catégorie qui sera utilisée par toutes les entités :
Dans Paramètres des codes de compte, cliquez sur Modifier.
Indiquez le code.
Cliquez sur Confirmer.
Pour définir des codes de compte pour la catégorie qui seront différents des entités individuelles :
Cliquez sur Modifier.
Activez le bouton à bascule Codes de compte différents par entité.
Saisissez les codes de compte des entreprises respectives.
Cliquez sur Confirmer.
le responsable de la catégorie.
Pour définir un ou plusieurs responsables de catégorie pour toutes les entités :
Dans Responsable de catégorie, cliquez sur Modifier.
Sélectionnez les employés.
Cliquez sur Confirmer.
Pour définir des responsables de catégorie différents selon les entités individuelles.
Cliquez sur Modifier.
Activez le bouton à bascule.
Pour chaque entité, sélectionnez les employés depuis la liste déroulante.
Cliquez sur Confirmer.
Remplacer les paramètres de la catégorie de parent
Vous pouvez utiliser les paramètres individuels de chaque sous-catégorie pour remplacer les paramètres définis au niveau de sa valeur parent.
Cliquez sur la sous-catégorie souhaitée.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, définissez :
les entités pour lesquelles la sous-catégorie sera visible.
Dans Visibilité de l'entité, cliquez sur Modifier.
Désactivez le bouton à bascule Hériter des paramètres parent.
Sélectionnez les entités souhaitées.
Cliquez sur Confirmer.
le code de compte de la catégorie.
Pour définir un code de compte pour la sous-catégorie qui sera utilisée par toutes les entités :
Cliquez sur Modifier.
Désactivez le bouton à bascule Hériter des paramètres parent.
Indiquez le code.
Cliquez sur Confirmer.
Pour définir des codes de compte pour la sous-catégorie qui seront différents des entités individuelles :
Cliquez sur Modifier.
Désactivez le bouton à bascule Hériter des paramètres parent.
Activez le bouton à bascule Codes de compte différents par entité.
Saisissez les codes de compte des entreprises respectives.
Cliquez sur Confirmer.
le responsable de la sous-catégorie.
Pour définir un ou plusieurs responsables de sous-catégorie pour toutes les entités :
Cliquez sur Modifier.
Désactivez le bouton à bascule Hériter des paramètres parent.
Activez le bouton à bascule Responsables différents par entité.
Sélectionnez les employés dans la liste déroulante.
Cliquez sur Confirmer.
Pour définir des responsables de catégorie différents selon les entités individuelles.
Cliquez sur Modifier.
Désactivez le bouton à bascule Hériter des paramètres parent.
Activez le bouton à bascule Responsables différents par entité.
Pour chaque entité, sélectionnez les employés depuis la liste déroulante.
Cliquez sur Confirmer.
Paramètres de visibilité, de configuration et d'opération pour les catégories et les sous-catégories
Vous pouvez sélectionner des catégories et des sous-catégories et leur appliquer différentes actions telles que :
désactiver une catégorie ou une sous-catégorie ;
réactiver une catégorie inactive ;
supprimer des catégories et des sous-catégories.
Il est également possible d'effectuer les actions suivantes dans les paramètres des catégories parent et des sous-catégories :
définir la visibilité de la catégorie ou de la sous-catégorie pour les entités au sein du groupe ;
définir le code du compte de la catégorie ou de la sous-catégorie pour les entités au sein du groupe ;
définir le responsable de la catégorie ou de la sous-catégorie pour les entités au sein du groupe ;
pour les sous-catégories, hériter des paramètres parent.
Paramètres de visibilité, de configuration et d'opération groupés
Vous pouvez appliquer les paramètres de visibilité, de configuration et d'opération à deux catégories et sous-catégories ou plus en les sélectionnant.
Transformer des catégories en sous-catégories et inversement
Vous pouvez avoir besoin d'ajouter une catégorie en tant que sous-catégorie pour une autre catégorie. Pour ce faire :
Cliquez sur la catégorie souhaitée.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez une catégorie parent dans la liste déroulante.
Cliquez sur Confirmer. L'ancienne catégorie apparaîtra alors en tant que sous-catégorie dans la catégorie parent que vous avez sélectionnée.
Pour définir une sous-catégorie en tant que catégorie :
Cliquez sur la catégorie souhaitée.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, définissez la catégorie parent sur Aucun.
Cliquez sur Confirmer. L'ancienne sous-catégorie apparaîtra alors en tant que catégorie.
