Afhankelijk van de instellingen die Payhawk-beheerders hebben gedefinieerd, voert het systeem twee- of drievoudige matching uit voor aankopen. Hierbij vergelijkt het systeem het oorspronkelijke aantal aangevraagde artikelen en de nettoprijs op de aankoop met het ontvangstbewijs van de ontvangen goederen en de betreffende facturen voordat de betaling wordt verwerkt. Ook wordt er een corresponderende status weergegeven.
Hier volgen de mogelijke individuele statussen van elk regelitem van de aankoop:
- Het ontvangen aantal komt overeen met het aangevraagde aantal.
- Het gefactureerde bedrag komt overeen met het aangevraagde bedrag.
(voor ontvangen aantallen) - Niet vereist.
- Het ontvangstbewijs of de factuur is niet geüpload.
- Het ontvangen aantal of het gefactureerde bedrag is minder dan aangevraagd.
- Het ontvangen aantal of gefactureerd bedrag is meer dan aangevraagd.
De status van de aankoop is gelijk aan de geaggregeerde status van elk regelitem. Hier volgen de mogelijke statussen:
- - Alle regels hebben de status VOLLEDIG.
- - Alle regels hebben de status KOMT OVEREEN.
- - (voor ontvangen aantallen) - Voor geen enkele regel vereist.
- - Alle regels hebben de status GEEN of n.v.t.
- - Geen enkel item heeft een discrepantie en het gefactureerde bedrag van alle regels is minder dan het totaalbedrag van de aankoop.
- - Tenminste 1 item heeft de status 'discrepantie'.
