Inkooporders vormen een fundamenteel onderdeel van het end-to-end crediteurenproces binnen een bedrijf. Ze dragen bij aan de transparantie bij het beheren van bedrijfsmiddelen en relaties met leveranciers.
Bijzonderheden
Alle geautoriseerde medewerkers en rollen (medewerkers met toegang tot de aankoop) kunnen het volgende:
Aankoopdocumenten bijvoegen
Facturen uploaden en koppelen aan aankopen
Opmerkingen bij aankopen plaatsen
De aankoopactiviteiten bekijken
De betreffende uitgaven ter goedkeuring indienen
Payhawk-beheerders beheren de inkoopnummeringsconventies, discrepantieregels, goedkeuringsflows en ontvangstbewijsvereisten voor uitgavencategorieën.
Aankoopcyclus
Elke aankoop in Payhawk doorloopt fasen die worden beheerd door geautoriseerde medewerkers of rollen op basis van workflows die worden gedefinieerd door de Payhawk-beheerders binnen je bedrijf - bijvoorbeeld het overslaan van de beoordelings- of goedkeuringsstap.
In de volgende tabel vatten we de aankoopfasen samen, evenals de corresponderende tabbladen in de app inkooporders. Ook specificeren we de handelingen die per fase beschikbaar zijn en de rollen die geautoriseerd zijn om deze uit te voeren.
Status (stap en tabblad) | Handelingen, rollen en verantwoordelijkheden |
Indienen | Dit tabblad bevat aankopen die niet ingediend zijn of terug zijn gestuurd naar de medewerker.
Vanaf hier kunnen aanvragers en geautoriseerde medewerkers en rollen het volgende doen:
Eenmaal ingediend, wordt de aankoop automatisch:
|
Beoordelen | Dit tabblad bevat aankopen die wel zijn ingediend maar niet beoordeeld, of die ter beoordeling terug zijn gestuurd.
Vanaf hier kunnen beoordelaars en geautoriseerde medewerkers en rollen het volgende doen:
Eenmaal beoordeeld, wordt de aankoop automatisch:
|
Goedkeuren | Dit tabblad bevat aankopen die wel zijn beoordeeld maar nog niet goedgekeurd.
Vanaf hier kunnen beoordelaars en geautoriseerde medewerkers en rollen het volgende doen:
Eenmaal goedgekeurd, wordt de aankoop automatisch:
|
Ontvangen | Dit tabblad bevat aankopen die wel zijn goedgekeurd maar niet volledig ontvangen.
Vanaf hier kunnen geautoriseerde medewerkers en rollen het volgende doen:
Zodra de ontvangststatus van alle aankoopitems n.v.t., volledig of discrepantie is, wordt de aankoop automatisch verplaatst naar het tabblad factuur.
|
Factuur | Dit tabblad bevat aankopen waarvan alle artikelen zijn ontvangen (dat wil zeggen dat ze de status n.v.t., volledig of discrepantie hebben gekregen), maar die nog niet zijn gefactureerd.
Vanaf hier kunnen geautoriseerde medewerkers en rollen dezelfde handelingen uitvoeren die beschikbaar zijn in de stap ontvangen.
Zodra de gefactureerde status van alle aankoopitems volledig of discrepantie is, wordt de aankoop automatisch verplaatst naar het tabblad betalen. |
Betalen | Dit tabblad bevat aankopen waarvan de artikelen volledig zijn ontvangen (dat wil zeggen dat ze de status n.v.t., volledig of discrepantie hebben) en gefactureerd (dat wil zeggen dat ze de gefactureerde status volledig of discrepantie hebben), maar waarvan een of meerdere gekoppelde facturen nog betaald moeten worden.
Vanaf hier kunnen geautoriseerde medewerkers en rollen dezelfde handelingen uitvoeren die beschikbaar zijn in de stap factuur.
Zodra de gefactureerde status van alle aankoopitems volledig of discrepantie is, wordt de aankoop automatisch:
|
Sluiten | Dit tabblad bevat aankopen waarvan de artikelen zijn ontvangen en gefactureerd (dat wil zeggen dat ze de gefactureerde status volledig of discrepantie hebben gekregen), maar die nog niet zijn gesloten.
Vanaf hier kunnen geautoriseerde medewerkers en rollen dezelfde handelingen uitvoeren die beschikbaar zijn in de stap ontvangen en factuur.
Zodra de aankoop handmatig is gesloten, wordt deze automatisch verplaatst naar het tabblad alle.
|
Alle | Dit tabblad bevat alle aankopen ongeacht de bovengenoemde statussen.
|
Aankopen voorafgaand aan betaling matchen aan ontvangstbewijzen en facturen
Bij de aankoop van goederen is een leveringsbewijs vereist in de vorm van een 'Goods Received Note' (GRN) - of ontvangstbewijs. De leverancier stuurt vervolgens een factuur naar de koper waarin deze wordt gevraagd te betalen voor de geleverde goederen of diensten. De factuur wordt automatisch aan de aankoop gekoppeld doordat de OCR van Payhawk het factuurnummer ophaalt uit de factuur. Als het inkoopnummer niet op de factuur vermeld staat, moet je dit handmatig toevoegen door te klikken op het drop-down menu inkoopordernummer en het nummer te selecteren.
Payhawk voert nu automatisch een drievoudige matching uit. Dit betekent dat het systeem voordat de betaling wordt uitgevoerd, controleert of de aantallen in de aankoop en op het ontvangstbewijs overeenkomen, en vervolgens of het nettobedrag in de aankoop en op de factuur van de leverancier overeenkomen.
Aankopen waarvoor geen ontvangstbewijs nodig is, activeren een tweevoudig matchingproces. Het Payhawk-systeem controleert automatisch het nettobedrag in de aankoop en op de factuur van de leverancier.
Afhankelijk van het interne beleid van je bedrijf, kan de organisatie voor aankopen van zowel goederen als diensten ontvangstbewijzen vereisen.