Momenteel configureren bestaande klanten met twee of meer bij Payhawk geregistreerde entiteiten hun aangepaste velden, uitgavencategorieën en teams voor elke entiteit apart. Howel sommige entiteiten mogelijk een deel of alle gegevens delen, kun je deze als Payhawk-beheerder niet op één plek voor de hele groep consolideren.
Wat gaat er veranderen?
Op dit moment kunnen klanten die gecentraliseerde controle willen, hun gegevens van aangepaste velden, categorieën en teams van elke entiteit migreren en op groepsniveau matchen en samenvoegen.
De stamgegevens aangepaste velden, categorieën en teams zijn nodig voor toekomstig gecentraliseerd beheer van workflows en budgetten binnen Payhawk. We adviseren daarom dat je de nodige maatregelen treft om je gegevens proactief naar het groepsniveau te migreren.
Als je besluit om je gegevens niet voor 31 januari 2025 te migreren, dan worden je aangepaste velden, categorieën en teams met de betreffende waarden automatisch gemigreerd door het Payhawk-systeem. Automatische migratie betekent dat het systeem de gegevens van de entiteiten zal migreren op basis van specifieke criteria, waardoor het systeem overeenkomende gegevens kan identificeren en samenvoegen voor de groep. Als er niet aan deze criteria wordt voldaan, dan voegt het systeem de gegevens niet samen. Ze blijven dan in de betreffende entiteit zonder wijzigingen aan de zichtbaarheid of instellingen. Gegevens die het systeem niet samenvoegt, moet je als Payhawk-beheerder naderhand handmatig migreren.
Payhawk hecht grote waarde aan je gegevens. Je kunt er zeker van zijn dan alle gegevens van je bedrijf tijdens het automatische migratieproces beveiligd zijn en je Payhawk-account volledig operationeel blijft.
De gegevens van je entiteit consolideren op groepsniveau met de migratiewizard van Payhawk
Als je proactief start met het migreren van de aangepaste velden, categorieën en teams van je entiteiten, word je hierbij begeleid door de migratiewizard van Payhawk. Je kunt het proces te allen tijde pauzeren. Het systeem slaat je voortgang op, zodat je op elk gewenst moment kunt doorgaan waar je gebleven was.
De wizard toont de gegevens die het systeem heeft geïdentificeerd als identiek in twee of meer entiteiten. Je kunt de suggesties van het systeem ook overschrijven en een deel van of alle voorgestelde gegevens extraheren naar de betreffende entiteit en uit het groepsniveau halen voordat je de samenvoeging bevestigt.
Zelfs als je al bent gestart met het migratieproces, kun je nog steeds te allen tijde overschakelen naar geautomatiseerde migratie door de optie migratie voltooien te selecteren. In dit geval past het systeem de criteria voor automatisch samenvoegen toe op je gegevens. Ook hier geldt dat je als Payhawk-beheerders gegevens die niet automatisch zijn gemigreerd op een gunstig moment zelf handmatig moet samenvoegen.
Criteria die Payhawk toepast bij het automatisch samenvoegen van entiteitsgegevens op groepsniveau
De automatische migratie wordt in de volgende twee gevallen toegepast:
Als je als Payhawk-beheerder expliciet de optie migratie voltooien selecteert.
Als de migratie niet voor 31 januari 2025 is voltooid.
Tijdens de migratie met de Payhawk-migratiewizard past het systeem opnieuw de criteria voor automatische migratie toe, maar worden de gegevens niet samengevoegen tenzij je als Payhawk-beheerder expliciet bevestigt dat de gegevens samengevoegd kunnen worden.
Het Payhawk-systeem past de volgende criteria toe bij het automatisch samenvoegen van je aangepaste velden, categorieën en teams:
Alleen aangepaste velden met dezelfde naam en externe ID kunnen voor alle entiteiten automatisch worden samengevoegd.
Er geldt een uitzondering als je bedrijf beschikt over een actieve ERP-verbinding: aangepaste velden met dezelfde externe ID in het ERP-systeem maar verschillende namen binnen entiteiten, voegt Payhawk alsnog automatisch samen op basis van de gedeelde externe ID.
Alleen uitgavencategorieën met identieke namen en rekeningcodes worden automatisch samengevoegd.
Alleen teams met identieke namen en externe ID's worden voor alle entiteiten samengevoegd.