Gebruik deze stapsgewijze migratiehandleiding als je je aangepaste velden, uitgavencategorieën en teams wilt samenvoegen, om te zorgen dat gegevens soepel van individuele entiteiten naar de groep worden overgedragen. Door deze informatie te consolideren, centraliseer je de zichtbaarheidscontrole en stroomlijn je het beheerproces.
Bijzonderheden over de migratie
Als je een actieve ERP-verbinding gebruikt en je entiteiten aangepaste velden met verschillende namen hebben, voegt Payhawk ze automatisch samen zolang de externe ID's in het ERP-systeem overeenkomen.
Aangepaste velden die automatisch zijn samengevoegd via de externe ID in het ERP-systeem, kun je niet laten samenvoegen met andere aangepaste velden.
Aangepaste velden van verschillende bronnen kun je niet laten samenvoegen.
Je kunt categorieën of aangepaste velden niet samenvoegen als ze conflicterende waarden bevatten.
Toegangspunten tot de migratiewizard
Klik vanaf een van de volgende plekken op de knop migratie starten om te beginnen met het handmatig migreren van je groepsaccount:
De banner op je groepsdashboard.
De badge onder groepsinstellingen > overzicht.
De badge onder groepsinstellingen > uitgavenvelden.
De badge onder groepsmedewerkers > teams.
Je teams migreren
Begin als volgt met het migreren van je gegevens:
Ga in het Payhawk-webportaal naar je groepsaccount en klik op groepsdashboard > instellingen.
Klik op de optie migratie starten via de badge.
De Payhawk-migratiewizard start op: klik op de pagina overzicht binnen deze wizard op doorgaan.
Klik op de pagina teams migreren op doorgaan. Er laadt een scherm met al je entiteiten waarbij het systeem alle teams enigszins heeft aangepast om conflicten te vermijden.
Bekijk de voorgestelde structuur per team.
Je kunt teamleden en -managers handmatig toevoegen of verwijderen om de teams correct toe te wijzen. Als je een fout hebt gemaakt, klik je op terugzetten.
Je categorieën migreren
Nadat je je teams hebt gemigreerd, brengt de wizard je naar de volgende stap: je categorieën migreren.
Categorieën kun je alleen na de migratie verwijderen. Wel kun je de waarden van categorieën deactiveren in de groupsaccount. Hiermee verwijder je ze uit de entiteit, maar blijven ze als inactief zichtbaar in de groepsaccount.
Klik op de pagina categorieën migreren op doorgaan.
Er laadt een scherm met de lijst van categorieën uit je entiteiten die het systeem als identiek heeft aangemerkt en heeft voorgesteld om samen te voegen. Deze identieke categorieën markeert Payhawk met een ster.
Klik op een categorie om deze te bekijken en de entiteiten te zien waar deze in voorkomt. Je ziet in het venstertje dat opent de entiteiten waar de categorie in voorkomt.
Om een categorie als zelfstandige categorie te behouden voor de entiteit waaruit deze is geëxtraheerd, klik je op de knop terug. Klik in het venstertje dat opent op extraheren om je keuze te bevestigen.
Selecteer de categorieën die het systeem niet heeft voorgesteld, maar die je toch wilt samenvoegen. Selecteer in het venstertje dat opent de categorie waar je de gegevens wilt samenvoegen en klik op samenvoegen.
Aangepaste velden migreren
Nadat je je uitgavencategorieën hebt gemigreerd, brengt de wizard je naar de volgende stap: aangepaste velden migreren.
Aangepaste velden die het systeem heeft geïdentificeerd als identiek (op basis van hun externe ID in het ERP-systeem in het geval van een inactieve verbinding) worden ingesteld op alleen-lezen - je kunt ze niet toevoegen of verwijderen.
Aangepaste velden kun je alleen na de migratie verwijderen. Je kunt de waarden van aangepaste velden in de groepsaccount deactiveren. Hiermee verwijder je ze uit de entiteit maar blijven ze in de groepsaccount zichtbaar als inactief.
Klik op de pagina aangepaste velden migreren op doorgaan.
Er laadt een scherm met de lijst van aangepaste velden uit je entiteiten die het systeem als identiek heeft aangemerkt en heeft voorgesteld om samen te voegen. Deze aangepaste velden markeert Payhawk met een ster.
Klik op een aangepast veld om het te bekijken en de entiteiten te zien waar het veld in voorkomt. Je ziet in het venstertje dat opent de entiteiten waar het aangepaste veld in voorkomt.
Om een aangepast veld als zelfstandig veld te behouden voor de entiteit waaruit het is geëxtraheerd, klik je op de knop terug. Klik in het venstertje dat opent op extraheren om je keuze te bevestigen.
Selecteer de aangepaste velden die het systeem niet heeft voorgesteld, maar die je toch wilt samenvoegen. Selecteer in het venstertje dat opent de categorie waar je de gegevens wilt samenvoegen en klik op samenvoegen.
Migratie voltooien
De optie migratie voltooien is tijdens het migratieproces altijd zichtbaar in de Payhawk-migratiewizard.
Als je klikt op migratie voltooien, dan past Payhawk automatisch de criteria voor automatische migratie toe en worden alle compatibele teams, categorieën, aangepaste velden en de betreffende waarden gemigreerd. Gegevens die we niet automatisch kunnen migreren, moet je als Payhawk-beheerder handmatig migreren op een moment dat dit uitkomt.
Klik op het optiemenu (drie stippen) naast migratie voltooien en selecteer de optie later doorgaan om de migratie te pauzeren.
De eerstvolgende keer dat je inlogt bij Payhawk, kun je verdergaan waar je gebleven was.
Je kunt de huidige migratie ook geheel annuleren - klik hiervoor op het optiemenu naast migratie voltooien en selecteer migratie annuleren. Je kunt het migratieproces op een ander moment opnieuw starten.
