Je kunt als aanvrager terugkerende aanvragen indienen voor leveringen die naar verwachting periodiek zullen plaatsvinden. Terugkerende aanvragen zijn aanvragen die regelmatig worden gedaan.
Een overzicht
Elke terugkerende aanvraag bevat een aanvraagmoment dat gepland is voor elke terugkerende periode. Als de terugkerende aanvraag bijvoorbeeld is ingesteld op een maandelijkse herhaling gedurende een jaar, bevat deze 12 aanvraagmomenten (ingeplande aanvragen) die elke maand op de opgegeven datum automatisch door het systeem worden geopend.
Aanvraagmomenten kunnen niet afzonderlijk worden beheerd. Ze moeten worden afgehandeld via de terugkerende aanvraag op een bovenliggend niveau. Als de leverancier bijvoorbeeld halverwege de periodieke bestelling de artikelprijzen wijzigt, kun je de terugkerende bestelling bewerken, de prijzen bijwerken en deze opnieuw ter goedkeuring indienen. Aanvraagmomenten die zijn aangemaakt vóór de prijswijziging (indien van toepassing) behouden hun prijzen, terwijl voor toekomstige en open (nog niet gefactureerde) aanvragen de bijgewerkte bedragen vermeld worden.
Je kunt terugkerende aanvragen op dezelfde manier beheren als eenmalige aanvragen, zo kun je ze wijzigen of verwijderen. Je kunt echter alleen facturen en ontvangstbewijzen toevoegen aan hun aanvraagmomenten.
Als de Procurement AI Agent van Payhawk is ingeschakeld voor je bedrijf, kun je aanvragen eenvoudig aanmaken en indienen met behulp van de talloze mogelijkheden en conversatie-ervaring, allemaal binnen het conversatiekanaal van je bedrijf. Neem contact op met de Payhawk Beheerders van je bedrijf om de beschikbaarheid te bevestigen.
Bijzonderheden
Elk aankoopmoment wordt geopend op de geplande datum en verschijnt onder aanvragen > ontvangen of factuur, afhankelijk van de instellingen voor het aanvraagtype.
Aanvraagmomenten erven automatisch de gegevens van hun periodieke (bovenliggende) aanvraag, waaronder artikelen, aantallen, leveranciersinformatie en andere relevante gegevens.
Elk aankoopmoment erft de beschrijving en de details terugkerende (bovenliggende) aanvraag met een achtervoegsel, genoemd na de geplande datum om de volgorde aan te geven.
Terugkerende aanvragen aanmaken
Een terugkerende aanvraag aanmaken:
Ga in het Payhawk-webportaal naar aanvragen.
Klik op de knop + Nieuw.
In het schermpje dat verschijnt, kun je het volgende doen:
Selecteer het aanvraagtype.
Beschrijf de aanvraag, bijvoorbeeld waarom je de goederen of diensten nodig hebt.
(Optioneel) Voeg een document toe voor je eenmalige aanvraag, bijvoorbeeld een offerte van een leverancier. De automatiseringstool van Payhawk zal de details van een aanvraag automatisch ophalen en de gegevens in de respectievelijke velden invullen bij het aanmaken van de aanvraag.
Klik op doorgaan. De aanvraag wordt nu aangemaakt.
Vul de gegevens in het gedeelte details aanvraag in.
De samenvatting wordt weergegeven als de titel van je aanvraag.
De beschrijving kan informatie bevatten die jij belangrijk vindt voor goedkeurders en beoordelaars.
(Optioneel) Kies in het veld leverancier het bedrijf waarvan je de goederen of diensten wilt aanvragen. Als je het niet kunt vinden in de lijst met bestaande bedrijven, zal Payhawk je vragen om de leverancier als nieuw te markeren.
Een terugkerende aanvraag aanmaken:
Ga naar herhaling, klik op bewerken en selecteer de periode waarvoor een nieuw aanvraagmoment wordt geopend, bijvoorbeeld elk halfjaar.
Selecteer onder van en tot de start- en einddatum van de terugkerende aanvraag, bijvoorbeeld twee jaar na de huidige datum.
Selecteer in betaalmethode een van de beschikbare betalingsmethoden voor de aanvraag:
Kaart geeft aan dat de aanvraag met een kaart wordt betaald
Rekening geeft aan dat het wordt betaald via bankoverschrijving
Geen betaling nodig geeft aan dat voor de aanvraag niet hoeft te worden betaald, omdat de gevraagde goederen bijvoorbeeld in de winkel liggen.
Als je de betaalmethode moet bewerken, klik je op bewerken, voer je de gegevens in en klik je op opslaan.
Voer in speciale instructiesde speciale instructies in die goedkeurders of beoordelaars moeten zien.
Vul het gedeelte aanvullende gegevens in. Dit bevat velden die door een Payhawk Beheerder van je bedrijf zijn ingesteld als verplicht voor het aanvraagtype.
Vul de informatie in het gedeelte hoeveelheid in. De beschrijving van de artikelen die je wilt aanvragen, de hoeveelheid en de netto-eenheidsprijs. Klik op de knop nieuw item toevoegen om nieuwe items toe te voegen.
Op basis van de verstrekte informatie maakt Payhawk de aanvraagmomenten aan voor de periode die je hebt opgegeven.
Klik op indienen om de aanvraag in te dienen.
