In dit artikel beantwoorden we enkele van de meest gestelde vragen (FAQ) over de bestandsformaten die je in het Payhawk-webportaal, de mobiele app en de mailbox kunt uploaden naar je uitgaven.
Wat gebeurt er als mijn bestandsformaat niet wordt ondersteund?
Je ontvangt een bericht dat het geüploade bestand niet wordt ondersteund, met een link naar dit gedetailleerde artikel. Controleer het bestandsformaat en de eigenschappen van het bestand om er zeker van te zijn dat het bestand wordt ondersteund.
Kan ik meerdere bestanden tegelijk uploaden?
Ja, je kunt via alle drie de kanalen van Payhawk - het webportaal, de mobiele app en de mailbox - meerdere bestanden naar je uitgaven uploaden.
Welk bestandsformaat geeft de beste compatibiliteit?
We raden aan om PDF te gebruiken voor documenten en PNG voor afbeeldingen, aangezien deze bestandsformaten universeel worden ondersteund op alle Payhawk-kanalen en live integraties.
Kan ik bestanden uploaden die zijn beschermd met een wachtwoord?
Nee, bestanden met wachtwoordbeveiliging worden niet ondersteund. Je zult alle wachtwoorden en encryptie moeten verwijderen voordat je het bestand uploadt. Als je probeert een uitgavedocument met wachtwoordbeveiliging te uploaden, geeft het systeem een foutmelding.
Wat gebeurt er als ik een beschadigd bestand upload?
Beschadigde bestanden kunnen niet worden verwerkt. Het systeem markeert het probleem en geeft een foutmelding. Upload een geldig, onbeschadigd bestand om door te gaan.
Wordt OCR ondersteund voor gescande bestanden?
Jazeker, OCR is voor alle ondersteunde bestandsformaten beschikbaar, behalve voor e-facturatie. Voor e-facturatie extraheert Payhawk de informatie met een nauwkeurigheid van 100% rechtstreeks uit de gestructureerde XML-gegevens.
Wat is de maximale bestandsgrootte voor uploads?
De maximale bestandsgrootte is 10 MB per bestand. Bij uploads in bulk geldt een maximale gecombineerde bestandsgrootte van 20 MB.
Valideert het systeem e-facturatiebestanden automatisch?
Payhawk valideert e-facturatiebestanden om ervoor te zorgen dat de XML-structuur klopt en ingelezen kan worden door het systeem. Er wordt alleen geen foutmelding gegenereerd als het bestand verplichte velden mist of gegevens bevat die voor een specifieke jurisdictie ongeldig zijn.
Als je bijvoorbeeld een UBL-compliant xRechnung-document uploadt, zal het systeem proberen dit te verwerken. Ontbreekt er echter een vereist veld, zoals de naam van de leverancier, dan extraheert Payhawk die informatie niet naar de uitgave en wordt er ook geen foutmelding weergegeven. Het is de verantwoordelijkheid van de uitgever van het document om ervoor te zorgen dat de e-factuur voldoet aan de wettelijke vereisten van de betreffende jurisdictie.
Wat moet ik doen als mijn bestand is afgewezen?
Als je bestand is afgewezen, controleer dan het volgende:
Zorg ervoor dat het bestandsformaat wordt ondersteund door Payhawk.
Controleer of de bestandsgrootte de toegestane limieten niet overschrijdt.
Bevestig dat het bestand niet is beschadigd of beveiligd met een wachtwoord.
Worden gearchiveerde bestanden ondersteund?
Nee, gearchiveerde bestanden (zoals ZIP-bestanden) worden niet door Payhawk ondersteund. Zorg ervoor dat je de bestanden uitpakt voordat je ze uploadt.