Payhawk biedt momenteel drie kanalen om uitgavedocumenten te uploaden - het webportaal, de mobiele app en de mailbox. Zo kunnen gebruikers e-mails versturen met bijgevoegde documenten voor betaalde en onbetaalde uitgaven.
Om de proceskwaliteit gestandaardiseerd te houden en compliance te verzekeren, houdt Payhawk ook rekening met de bestandsformaten die worden ondersteund door het gekoppelde ERP- of boekhoudsysteem (als je beschikt over een actieve integratie). Zo kan Payhawk exportdocumenten automatisch, naadloos en in het juiste bestandsformaat exporteren.
Bestandsformaat-vereisten
Om er zeker van te zijn dat de verwerking slaagt, moeten uitgavedocumenten voldoen aan specifieke bestandsformaat-vereisten. Hieronder volgt een overzicht van de bestandsformaten die op alle Payhawk-kanalen worden ondersteund.
Payhawk-webportaal
documenten - PDF
afbeeldingen - PGN, JPG, JPEG
e-facturatie - Alle ondersteunde bestandsformaten.
Je kunt bij het uploaden van een uitgavedocument rechtstreeks in het Payhawk-webportaal vanaf je klembord een document plakken.
Mobiele Payhawk-app
documenten - PDF
afbeeldingen - PNG, JPG, JPEG, HEIC
e-facturatie - niet ondersteund
Payhawk mailbox
Documenten - PDF
E-mailbijlagen - PNG, JPG, JPEG
e-facturatie - alle ondersteunde bestandsformaten.
De Payhawk-mailbox heeft enkele beperkingen vanwege de aard van e-mailcommunicatie.
Ondersteunde bestandsformaten voor e-facturatie
Payhawk ondersteunt het verwerken van e-facturen volledig. Voor XML-documenten moeten deze voldoen aan gestandaardiseerde schema's zoals een UBL 2.1 en Cll (Cross-Industry Invoice) om compatibiliteit te verzekeren.
Hier volgen de e-facturatieformaten die Payhawk momenteel ondersteunt:
Universele standaarden
Peppol BIS 3
Landspecifieke bestandsformaten
ZUGFeRD (Duitsland) - 2.2.0 en hoger
xRechnung (Duitsland) - 3.0.0 en hoger
RO e-Factura (Roemenië)