Om een aanvraag aan te maken in Payhawk, moet je informatie over de gewenste artikelen invullen, de details van de aanvraag die je Payhawk Beheerders verplicht hebben gesteld en de aankoop indienen. Eenmalige aanvragen zijn aanvragen die niet regelmatig voorkomen.
Per aanvraag die je opstelt in Payhawk, kan de hoeveelheid informatie die je moet verstrekken, variëren. Dit is afhankelijk van de instellingen die een Payhawk Beheerder binnen je bedrijf heeft gedefinieerd voor het specifieke aanvraagtype (bijvoorbeeld de aangepaste velden categorisatie aanvraag), en van het feit of het aanvraagtype moet worden herzien (als de aanvraag moet worden herzien, hoef je meestal minder gegevens te verstrekken).
Als de Procurement AI Agent van Payhawk is ingeschakeld voor je bedrijf, kun je aanvragen eenvoudig aanmaken en indienen met behulp van de talloze mogelijkheden en conversatie-ervaring, allemaal binnen het conversatiekanaal van je bedrijf. Neem contact op met de Payhawk Beheerders van je bedrijf om de beschikbaarheid te bevestigen.
Bijzonderheden
Als voor een aanvraagtype is ingesteld dat het moet worden beoordeeld, gaat de aanvraag van dat type over naar het tabblad beoordelen zodra je het hebt ingediend. Als een beoordeling niet nodig is, gaat de aanvraag direct naar het tabblad goedkeuren. Zie voor meer informatie de fasen in de levenscyclus van een aanvraag.
Je kunt kortingen, inruilingen, retourneringen en dergelijke toevoegen door artikelen met negatieve eenheidsprijzen aan je aanvraag toe te voegen.
Je hoeft geen leverancier op te geven voor je aanvraag om deze te kunnen laten beoordelen of goedkeuren. Payhawk kan echter je aanvraag koppelen aan de gerelateerde uitgaven op basis van de geüploade facturen. Daarvoor moet je de gegevens van de leverancier toevoegen.
Eenmalige aanvragen aanmaken
Zo maak je een eenmalige aanvraag aan:
Ga in het Payhawk-webportaal naar aanvragen.
Klik op de knop + Nieuw.
In het schermpje dat verschijnt, kun je het volgende doen:
Selecteer het aanvraagtype.
Beschrijf de aanvraag, bijvoorbeeld waarom je de goederen of diensten nodig hebt.
(Optioneel) Voeg een document toe voor je eenmalige aanvraag, bijvoorbeeld een offerte van een leverancier. De automatiseringstool van Payhawk zal de details van een aanvraag automatisch ophalen en de gegevens in de respectievelijke velden invullen bij het aanmaken van de aanvraag.
Klik op doorgaan. De aanvraag wordt nu aangemaakt.
Vul de gegevens in het gedeelte details aanvraag in.
De samenvatting wordt weergegeven als de titel van je aanvraag.
De beschrijving kan informatie bevatten die jij belangrijk vindt voor goedkeurders en beoordelaars.
(Optioneel) Kies in het veld leverancier het bedrijf waarvan je de goederen of diensten wilt aanvragen. Als je het niet kunt vinden in de lijst met bestaande bedrijven, zal Payhawk je vragen om de leverancier als nieuw te markeren.
Selecteer in betaalmethode een van de beschikbare betalingsmethoden voor de aanvraag:
Kaart geeft aan dat de aanvraag met een kaart wordt betaald
Rekening geeft aan dat het wordt betaald via bankoverschrijving
Geen betaling nodig geeft aan dat voor de aanvraag niet hoeft te worden betaald, omdat de gevraagde goederen bijvoorbeeld in de winkel liggen.
Als je de betaalmethode moet bewerken, klik je op bewerken, voer je de gegevens in en klik je op opslaan.
Voer in speciale instructiesde speciale instructies in die goedkeurders of beoordelaars moeten zien.
Vul het gedeelte aanvullende gegevens in. Dit bevat velden die door een Payhawk Beheerder van je bedrijf zijn ingesteld als verplicht voor het aanvraagtype.
Vul de informatie in het gedeelte hoeveelheid in. De beschrijving van de artikelen die je wilt aanvragen, de hoeveelheid en de netto-eenheidsprijs. Klik op de knop nieuw item toevoegen om nieuwe items toe te voegen.
Klik op indienen om de aanvraag in te dienen.
Automatische extractie van aanvraaggegevens
Op basis van de veldinstellingen voor aanvragen, die zijn geconfigureerd door de Payhawk Beheerders binnen je bedrijf, zal de automatiseringstool van Payhawk automatisch de gegevens van een aanvraag ophalen, zoals de leverancier, en factuurgegevens gebruiken om de samenvatting van de aanvraag in te vullen. Het systeem plaatst de opgehaalde gegevens echter niet automatisch in het document, maar geeft je de optie om de aanvraag handmatig in regels op te splitsen of de regels automatisch uit te lezen. Het document kan een prijsopgave van je leverancier zijn, een screenshot van een winkelwagentje of een soortgelijk item.
De aankoopitemvelden worden automatisch ingevuld op basis van de toegepaste veldsuggestiestrategie, als deze is ingeschakeld.
Opgehaalde gegevens worden aangegeven met een ster.
