De integratie tussen Payhawk en Microsoft Dynamics 365 Finance vereist een correcte configuratie van de extensie en inzicht in hoe je gegevens naar het ERP worden doorgestuurd.
Hoofdrekeningen
De hoofdrekeningen in Microsoft Dynamics 365 Finance komen overeen met de rekeningschema's in andere ERP's en worden gehaald uit de data/MainAccounts endpoint in het systeem. Payhawk haalt de volledige set grootboekrekeningen op met behulp van het filter gedeeld . Na het ophalen en vóór het verzenden naar Payhawk past het systeem dit filter opnieuw toe om de grootboekrekeningen te synchroniseren.
Alle typen grootboekrekeningen worden gesynchroniseerd, met uitzondering van Asset, Liability en Total.
De rekeningen zijn te vinden onder General Ledger>Chart of Accounts>Accounts>Main Accounts.
Inkoopjournaals
De Invoice Journals in Microsoft Dynamics 365 Finance komen overeen met de inkoopjournaals in andere ERP-systemen. De Payhawk-extensie, die is uitgerold in de testomgeving, bevat een configuratie die dit verschil abstraheert voor de integratie. Selecteer in het tabblad Configuration van de extensie het gewenste Invoice Journal waarnaar de leveranciersfacturen worden doorgestuurd.
De dagboeken uit dit menu worden uit de factuurdagboeken gefilterd en toegevoegd aan de dagboeken met een journaaltype dat leveranciersfactuur-registratie zal zijn. Bedragen bevatten een btw-code die is ingesteld op ja en een grootboek-rekeningstype dat is ingesteld op grootboek.
Het selecteren van een dagboek in het menu is optioneel; de extensie verplicht dit niet. Het journaal is toegankelijk via modules > crediteuren > facturen > factuurjournaal.
Grootboekjournalen
Afhankelijk van de instelling, als je het grootboek gebruikt, kun je ook items in het grootboek posten. Als je een grootboekjournaal kiest, wordt dit gebruikt voor alle uitgaven, betalingen en stortingen die in Payhawk binnenkomen.
Bankrekeningen
In het gedeelte rekening toewijzen van de wizard kun je bankrekeningen selecteren. Als er geen bankrekening is gekozen, moet je een geldige G/L-rekening van het type bank selecteren, die zal worden gebruikt om de eigenlijke bankrekeningen aan te maken tijdens de initiële verbinding.
Voor accounts die automatisch door Payhawk namens je bedrijf worden aangemaakt, is deze instelling standaard ingeschakeld. Als je een rekening selecteert zonder dat deze instelling is ingeschakeld, geeft Payhawk een fout weer die je moet oplossen.
Je kunt de lijst met bankrekeningen bekijken onder Cash and Bank Management > Bank Accounts.
Inkoopfacturen
Inkoopfacturen worden naar twee aangepaste eindpunten geduwd die door de Payhawk-extensie worden weergegeven:
gegevens/DGT_VendInvJournHeadersdata/DGT_VendInvJournLines
Het data/DGT_VendInvJournHeaders eindpunt genereert een journaal-batchnummer, dat vervolgens wordt gebruikt om onkostenregels aan één record te koppelen.
De MainAccount bevat informatie over de categorie waaraan de aankoop is toegewezen. De A/P G/L-rekening van de leverancier wordt automatisch bepaald door de extensie op basis van de eigenschap VendorName in de payload.
Financiële dimensies in Microsoft Dynamics 365 Finance, die overeenkomen met aangepaste classificaties in andere ERP's, worden toegepast op regelitems met behulp van de DefaultDimensionDisplayValue, weergegeven als een reeks met streepjes gescheiden elementen. Deze volgorde wordt geconfigureerd in de extensie onder algemeen > afmetingen, waarbij de standaardvolgorde bedrijfsafdeling > kostenplaats > afdeling is.
De integratieservice lost de dimensie-volgorde niet dynamisch op. Als je deze volgorde in het systeem wijzigt, treedt er een fout op.
De doorgestuurde boekingen zijn terug te vinden in de Invoice Journal via Modules > Accounts payable > Invoices > Invoice Journal.
Het 'purchase invoice record' ondersteunt geen binaire uploads van bijgevoegde factuurdocumenten. In plaats daarvan kun je een verwijzings-URL voor het document opgeven via de DocuUrl-eigenschap in de payload.
Betalingen
Afhankelijk van je instellingen kunnen betalingen worden doorgestuurd naar de betalingsjournaal of het grootboekjournaal. Deze selecteer je in de Payhawk-extensie onder configuratie. Daarnaast biedt de extensie de mogelijkheid om een apart journaal te selecteren voor het boeken van valutakosten (FX fees), indien van toepassing.
Net als bij uitgaven worden betalingsrecords verwerkt via twee endpoints:
DGT_VendPaymJournHeaders— Genereert een journaalbatch-nummer dat wordt gebruikt als referentie voor de betaling.DGT_VendPaymJournLines- registreert de betalingsgegevens.
Het veld BankAccount specificeert de bankrekening aan de hand van de code. De leverancier wordt geïdentificeerd aan de hand van VendName en/of TaxExemptNumber (het btw-nummer van de leverancier in Payhawk). De extensie lost automatisch het A/P G/L-account van de leverancier op en past dit toe op het record.
Btw-tarieven
Normaal gesproken wordt belasting geheven in Payhawk door de juiste btw-code te selecteren in het vervolgkeuzemenu in de uitgaven app.
In Microsoft Dynamics 365 Finance wordt het werkelijke belastingtarief (Tax Code) echter bepaald door het snijpunt van de waarden Sales Tax Group en Item Sales Tax Group. In de meeste gevallen is er slechts één belastingcode beschikbaar in beide groepen en wordt die code toegepast. Als er meerdere belastingcodes bestaan, selecteert het systeem de eerste uit de lijst.
Als Microsoft Dynamics 365 Finance correct is geconfigureerd, past het systeem automatisch de volgende waarden toe:
Omzetbelastinggroep — Ingesteld op basis van de geselecteerde leverancier.
Item Sales Tax Group – Bepaald door de Offset account of G/L account-groep die is gekoppeld aan de grootboekrekening die aan de categorie is toegewezen.