Medewerkers in grote hoeveelheden tegelijk importeren

In deze handleiding lees je hoe je het sjabloon voor medewerkers invult wanneer je de stamgegevens van meerdere medewerkers tegelijk importeert.

Gegevens toevoegen en bijwerken in het sjabloon voor medewerkers

Gebruik de volgende kolombeschrijvingen en opmerkingen om gegevens in te voeren in het sjabloon voor medewerkers.

Naam kolom	Beschrijving	Opmerkingen
Gebruikers-ID (Alleen-lezen)	Een uniek gebruikers-ID dat wordt gegenereerd voor een gebruiker die wordt aangemaakt in Payhawk. Het zorgt ervoor dat de juiste gebruiker wordt bijgewerkt, zelfs als rijen opnieuw worden geordend.	Dit veld moet leeg blijven voor nieuwe gebruikers, omdat het dient als referentie voor bestaande gebruikers.
Voornaam	De voornaam van de gebruiker.
Achternaam	De achternaam van de gebruiker.
Telefoonnummer	Het telefoonnummer van de gebruiker.	Vermeld een landcode (bijvoorbeeld +44 voor het Verenigd Koninkrijk).
Zakelijk e-mailadres	Het zakelijke e-mailadres waarmee wordt ingelogd op Payhawk.	(Verplicht) Het e-mailadres moet uniek zijn.
Externe ID	Het gebruikers-ID van je HR- of andere externe systemen.	(Aanbevolen) Dit veld wordt gebruikt voor het verbeteren van het integratieproces.
Kennisgeving voor de gebruiker	Geeft bij het aanmaken van nieuwe gebruikers aan of zij meldingen via e-mail moeten ontvangen.	(Van toepassing bij het aanmaken van nieuwe gebruikers) Selecteer Ja of Nee in het uitklapmenu.
Status	De huidige status van de gebruiker.	(Van toepassing op bestaande gebruikers) Geeft aan of de gebruiker uitgenodigd, maar niet actief is, of dat deze al actief is.
Rol	De huidige rol van de gebruiker - Medewerker van Payhawk, accountant of beheerder.	Nieuwe gebruikers kunnen alleen worden aangemaakt door iemand met de rol 'Werknemer'. Bestaande gebruikers kunnen alleen een meer beperkte rol krijgen. Een Payhawk-beheerder kan bijvoorbeeld worden omgezet in werknemer.

In het volgende voorbeeld zie je hoe het sjabloon voor medewerkers eruit ziet.

Gegevens voor Amerikaanse entiteiten toevoegen en bijwerken

Voor Amerikaanse entiteiten zijn extra gegevens nodig als je meerdere medewerkers tegelijk wilt importeren. In de tabel hieronder staan de extra kolommen die alleen zichtbaar zijn voor Amerikaanse entiteiten.

Naam kolom	Beschrijving	Opmerkingen
Fiscaal registratienummer	Het nummer dat voor belastingdoeleinden wordt gebruikt.	Het moet overeenkomen met de officiële bij de belastingdienst geregistreerde gegevens.
Type fiscaal registratienummer	Het type fiscaal registratienummer (bijvoorbeeld BSN).	Hiervoor moet het BSN-formaat worden gevalideerd.
Fiscaal registratienummer geldig tot	De vervaldatum van de opgegeven fiscaal registratienummer.	Gebruik de vereiste datumweergave (MM.DD.YYYY).
Landcode land van staatsburgerschap	De ISO-code van het land waarvan de gebruiker staatsburger is.	Deze moet overeenkomen met de gegevens op het officiële legitimatiebewijs.
Geboortedatum	De geboortedatum van de gebruiker.	(Vereist voor naleving en validatie) Gebruik de Amerikaanse datumweergave (MM.DD.YYYY).
Politiek prominent persoon	Geeft aan of de gebruiker een politiek prominent persoon is.	Selecteer Ja of Nee in het uitklapmenu.

In het volgende voorbeeld zie je hoe het sjabloon voor medewerkers voor een entiteit in de VS eruit ziet.

Gegevens toevoegen en bijwerken op groepsniveau

Als je groep meerdere entiteiten bevat, zijn de volgende kolommen ook van toepassing.

Naam kolom	Beschrijving	Opmerkingen
Entiteit	Toont alle beschikbare entiteiten in je groep en laat je kiezen waar je de gebruiker wilt toevoegen.	Selecteer in het uitklapmenu de entiteiten die in je groep beschikbaar zijn. Selecteer de juiste entiteit, zodat je gebruikers de juiste toegang kunt geven.

In het volgende voorbeeld zie je hoe het sjabloon voor medewerkers voor een groep eruit ziet.

Voor groepen met Amerikaanse entiteiten bevat het groepssjabloon alle kolommen die in dit gedeelte worden genoemd.

Medewerkers in grote hoeveelheden tegelijk exporteren en importeren

Als Payhawk-beheerder kun je zo grote aantallen medewerkers tegelijk importeren:

Ga in het Payhawk-webportaal naar Medewerkers.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer Importeren.
Klik op het volgende scherm op Medewerkers en kies een van de volgende opties:
1. Om bestaande gebruikers bij te werken en/of nieuwe toe te voegen, selecteer je Bestaande gebruikers toevoegen en/of bijwerken.
2. Als je bestaande gebruikers wilt behouden en de geïmporteerde gebruikers eraan wilt toevoegen, kies je Alleen toevoegen.
Klik op Sjabloon genereren om het sjabloonbestand te downloaden.
Zet de vereiste gegevens in het sjabloonbestand, ga terug naar de wizard en upload het bestand. Klik op Uploaden.
Voer vervolgens de volgende acties uit op het scherm Voorbeeldweergave:
1. Controleer de gegevens die je wilt toevoegen of bijwerken.
2. Vink het vakje aan ter bevestiging.
3. Klik op Importeren.
Klik op Klaar.

Om de stamgegevens van je werknemers te exporteren en als ZIP-map te downloaden, selecteer je de optie Exporteren in het menu achter de drie stippen.

Opmerkingen over het importeren van medewerkers

Als je nieuwe rijen toevoegt, kopieer je het verplichte Gebruikers-ID voor elke bestaande gebruiker, bijvoorbeeld als je een bestaande gebruiker uitnodigt voor een andere entiteit. Dit geldt voor alle systeem-ID's en zorgt ervoor dat de gebruiker juist wordt gekoppeld in alle relevante rijen.
Om een medewerker toe te wijzen aan een specifiek team, gebruik je het sjabloon voor Teams.