Werknemers in Duitsland hebben recht op dagvergoedingen om de extra kosten voor maaltijden en accommodatie tijdens zakenreizen te compenseren. Deze dagvergoedingen worden niet beschouwd als onderdeel van het reguliere salaris van een werknemer en zijn daarom belastingvrij tot een wettelijk bepaald maximum. In Duitsland worden dagvergoedingen berekend op basis van dagtarieven.
Inhoudingen
Als een werknemer een gratis maaltijd krijgt, moeten de kosten hiervoor worden afgetrokken van de dagvergoeding. Dit geldt bijvoorbeeld voor een gratis ontbijt in het hotel. Dit zijn de standaardaftrekpercentages voor verstrekte maaltijden:
20% van de dagvergoeding moet worden afgetrokken als er ontbijt wordt aangeboden.
40% van de dagvergoeding moet worden afgetrokken als er een lunch wordt aangeboden.
40% van de dagvergoeding moet worden afgetrokken als er diner wordt aangeboden.
Bijzonderheden
In de volgende richtlijnen worden belangrijke details en speciale gevallen met betrekking tot dagvergoedingen, de duur van zakenreizen, vereisten op het gebied van documentatie en belastingvrije vergoedingen in Duitsland beschreven.
Als een werknemer op een dag meerdere zakenreizen maakt, kunnen de totale uren van alle reizen bij elkaar op worden geteld.
Als een werknemer op een bepaalde dag zowel een binnenlandse als een buitenlandse zakenreis maakt, geldt het dagvergoedingspercentage voor de internationale reis voor de volledige reisduur, zelfs als hij of zij minder dan acht uur in het buitenland doorbrengt.
Alle onkostennota's moeten naar het bedrijf gestuurd worden. Voor facturen van meer dan 150 euro moeten er ook de naam en het adres van de werkgever en het toepasselijke btw-bedrag op vermeld worden.
Alle originele onkostendocumenten, zoals bonnetjes en facturen, moeten fysiek of digitaal worden opgeslagen binnen de EU.
Binnenlandse reizen
Voor binnenlandse zakenreizen wordt de hoogte van de dagvergoeding bepaald door de duur van de reis. Deze wordt gemeten aan de hand van de totale tijd dat de werknemer weg is. Het maakt niet uit of de reis begint vanaf de woning, de werkplek of een andere werklocatie van de medewerker.
Stel dat een medewerker van Berlijn naar Stuttgart reist en de volgende reisdetails heeft opgegeven:
In het Payhawk-sjabloon worden op basis van de door de werknemer ingevoerde gegevens de bijbehorende kolommen op de volgende manier ingevuld:
Bestemming. Duitsland
Bestemmingscode. DEU-Stuttgart
Munteenheid. EUR
Halve dag. 14
Eerste/laatste dag. 14
Volledige dag. 28
Ontbijt. Lunch. Diner. 5,6. 11,2. 11,2.
In dit geval berekent het systeem de tarieven op de volgende manier:
Halve dag: 14 euro wordt berekend als dagvergoeding, omdat dit tarief wordt toegepast als de werknemer tussen 8 en 24 uur in een stad verblijft, en in het huidige voorbeeld heeft deze 12 uur doorgebracht op de plaats van bestemming.
Ontbijt: 5,6 euro voor het ontbijt wordt afgetrokken van het dagtarief, omdat deze kosten al gedekt zijn.
Lunch: 11,2 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Diner: 11,2 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Reizen naar het buitenland
Als werknemers internationaal reizen, gelden er andere regels. De dagvergoeding is afhankelijk van het land van bestemming.
De tarieven zijn vastgelegd in een verordening op basis van de Duitse wet op de inkomstenbelasting.
Stel dat een medewerker van Berlijn naar Londen reist en de volgende reisdetails heeft opgegeven:
In het Payhawk-sjabloon worden op basis van de door de werknemer ingevoerde gegevens de bijbehorende kolommen op de volgende manier ingevuld:
Bestemming. Verenigd Koninkrijk
Bestemmingscode. GBR-Londen
Munteenheid. EUR
Halve dag. 44
Eerste/laatste dag. 44
Volledige dag. 66
Ontbijt. Lunch. Diner. 13,2. 26,4. 26,4.
In dit geval berekent het systeem de tarieven op de volgende manier:
Eerste/Laatste dag: 88 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding voor de eerste en laatste dag van de reis - respectievelijk 16 en 17 juli.
Ontbijt: 13,2 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Lunch: 26,4 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Diner: 26,4 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.