Payhawk berekent dagvergoedingen op basis van openbaar beschikbare dagvergoedingstarieven en eigen geautomatiseerde logica, afhankelijk van reisduur, bestemming en inbegrepen maaltijden.
Het Excel-sjabloon met dagvergoedingen per land is gebaseerd op de officiële tarieven van onder meer Duitsland, Spanje en Frankrijk, die als standaardwaarden zijn ingesteld voor die landen.
Het sjabloon met dagvergoedingen (dagtarief)
Het sjabloon bevat de volgende kolommen:
Bestemming. Dit is het land of de plaats waar de werknemer naartoe reist.
Als de medewerker op dezelfde dag naar meerdere locaties reist, gebruikt Payhawk het tarief van de laatst bezochte locatie op die dag.
Als de medewerker een plaats selecteert waar geen tarief voor is ingevoerd, dan gebruikt Payhawk het landtarief.
Als de werknemer geen specifieke plaats opgeeft, gebruikt Payhawk het landtarief.
Als de medewerker een land selecteert waar geen tarief voor is ingevoerd, gebruikt Payhawk het standaardtarief Anders onderaan de lijst.
Het Payhawk-systeem herkent en ondersteunt een aantal standaard plaatsen in plaats van hele provincies.
Bestemmingscode. Dit is de drielettercode waarmee het land van bestemming wordt aangeduid, gevolgd door de plaatsnaam.
Valuta. Dit is de valuta die wordt gebruikt voor de dagvergoeding.
Je kunt de kolom Valuta in het sjabloon aanpassen zodat deze de standaardvaluta van je rekening of de lokale valuta van de reisbestemming bevat. Het systeem berekent dan automatisch de dagvergoedingen volgens jouw voorkeur.
Als je de lokale valuta kiest, rekent het systeem ook automatisch de valuta om. Payhawk gebruikt de interne wisselkoers die geldt op de boekdatum van de dagvergoeding.
Als je geen specifieke valuta kiest, gebruikt het systeem de standaardvaluta van je rekening om de dagkosten te berekenen.
Het systeem berekent het totale bedrag van de dagvergoeding in de standaardvaluta van je rekening.
Halve dag. Dit tarief wordt toegepast als de medewerker tussen de 8 en 24 uur in een plaats verblijft. Als je bedrijf voor deze verblijfsduur geen apart tarief hanteert, kun je de waarden kopiëren uit de kolom met het tarief voor hele dagen.
Als je reis tussen de 8 en 24 uur duurt maar verspreid is over twee kalenderdagen, dan worden de Eerste/laatste dag-tarieven toegepast. Kom je bijvoorbeeld vandaag in de namiddag aan op je bestemming en vertrek je morgen rond het middaguur, dan wordt vandaag verwerkt als de eerste dag van je reis en morgen als de laatste. De Eerste/laatste dag-tarieven worden dan dus op beide dagen toegepast.
Eerste/laatste dag. Dit tarief wordt toegepast op de eerste en de laatste dag van reis van de medewerker. Als je bedrijf voor deze verblijfsduur geen apart tarief hanteert, kun je de waarden kopiëren uit de kolom met het tarief voor hele dagen.
Hele dag. Dit tarief geldt voor elk verblijf van minimaal 24 uur.
Als de zakenreis twee kalenderdagen of langer duurt, worden de Eerste/laatste dag- en Hele dag-tarieven als volgt toegepast:
Voor een tweedaagse reis zijn twee Eerste/laatste dag-tarieven vereist.
Voor een driedaagse reis zijn twee Eerste/laatste dag-tarieven en een Hele dag-tarief.
Ontbijt. Lunch. Diner.
Sommige bedrijven en landen gebruiken aftrekposten. Als maaltijden gratis worden aangeboden, betaald worden met een zakelijke kaart of als maaltijden worden aangeboden als onderdeel van een declarabele reis of accommodatie, moet er een percentage worden afgetrokken van de vergoeding per kalenderdag. Bijvoorbeeld als er een gratis ontbijt wordt verstrekt door het hotel waar de medewerker verblijft of als er een gratis diner is bij een conferentie.
De aftrekbare percentages van het tarief voor een hele dag kunnen bijvoorbeeld als volgt zijn: ontbijt 20%, lunch 40% en diner 40%.