In het Verenigd Koninkrijk kunnen werkgevers hun werknemers vergoeden voor maaltijd- en verblijfskosten tijdens zakenreizen met behulp van dagvergoedingen, ook wel schaalvergoedingen genoemd. Dit zijn vaste bedragen per dag die het declareren van onkosten vereenvoudigen en de administratieve last verminderen, zolang aan bepaalde voorwaarden van HMRC (His Majesty's Revenue and Customs)wordt voldaan.
Wanneer de schaaltarieven of goedgekeurde maatwerktarieven op basis van de HMRC worden gebruikt, zijn deze betalingen belastingvrij en hoeven ze niet te worden gerapporteerd, op voorwaarde dat de werknemer voldoet aan de kwalificatiecriteria. In het Verenigd Koninkrijk worden dagvergoedingen berekend op basis van uurtarieven.
Bijzonderheden
Hier zijn de belangrijkste regels en voorwaarden die je moet volgen om ervoor te zorgen dat dagvergoedingen belastingvrij blijven en voldoen aan de richtlijnen van de HMRC in het Verenigd Koninkrijk:
Reizen moeten worden ondernomen in het kader van de functieverantwoordelijkheden van de werknemer of naar een tijdelijke werklocatie.
De werknemer moet zich voor een aaneengesloten periode van meer dan 5 of 10 uur niet thuis of op de reguliere werkplek bevinden.
De werknemer moet een kosten hebben gemaakt voor een maaltijd na aanvang van de reis.
Per maaltijd is slechts één vorm van vergoeding toegestaan. Als het ontbijt in het hotel bijvoorbeeld al wordt vergoed, kan er geen dagvergoeding voor diezelfde maaltijd worden aangevraagd.
Je kunt minder betalen dan de richttarieven van de HMRC, maar als je meer betaalt, is het teveel belastbaar, tenzij je goedgekeurde aparte tarieven toepast of de standaardtarieven van de HMRC volgt.
Sinds april 2019 heeft de HMRC de regels voor het declareren van zakelijke reiskosten gemakkelijker gemaakt. Werkgevers kunnen nu een vast dagtarief bepalen zonder dat ze voor elke afzonderlijke uitgave bonnetjes nodig hebben, op voorwaarde dat ze kunnen aantonen dat de werknemer tijdens de reis bepaalde kosten heeft gemaakt. Als een werknemer bijvoorbeeld drie maaltijden op een dag gebruikt, kan een enkel ontvangstbewijs, zoals voor het diner, voldoende zijn.
Binnenlandse reizen
De huidige richttarieven van de HRMC voor binnenlandse reizen in het Verenigd Koninkrijk zijn gebaseerd op hoe lang de werknemer weg is voor een in aanmerking komende zakenreis. Afhankelijk van de duur gelden verschillende tarieven: een tarief voor reizen tussen de 5 en de 10 uur, een hoger tarief voor reizen tussen de 10 en de 24 uur en een tarief voor reizen langer dan 24 uur.
Stel dat een medewerker van Londen naar Manchester reist en de volgende reisdetails heeft opgegeven:
In het Payhawk-sjabloon worden op basis van de door de werknemer ingevoerde gegevens de bijbehorende kolommen op de volgende manier ingevuld:
Bestemming. Verenigd Koninkrijk
Bestemmingscode. GBR-Manchester
Munteenheid. GBP
5 tot 10 uur. 5
10-24 uur. 10
24 uur of meer. 25
Ontbijt. Lunch. Diner. 5. 10. 10.
In dit geval berekent het systeem de tarieven op de volgende manier:
24 uur of meer: 25 pond wordt berekend als dagvergoeding, omdat dit tarief wordt toegepast als de werknemer tussen 24 uur of langer in een stad verblijft, en in het huidige voorbeeld heeft deze 24 uur doorgebracht op de plaats van bestemming, van 15 juli 8.00 tot 16 juli 8.00 uur.
10 tot 24 uur: 10 pond wordt berekend als dagvergoeding, omdat dit tarief wordt toegepast als de werknemer tussen de 10 en de 24 uur in een stad verblijft, en in het huidige voorbeeld heeft deze 12 uur doorgebracht op de plaats van bestemming, van 16 juli 8.00 tot 16 juli 20.00 uur.
Ontbijt: 5 pond zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Lunch: 1 pond zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Diner: 10 pond zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Reizen naar het buitenland
In tegenstelling tot de binnenlandse tarieven omvatten de tarieven voor intercontinentale reizen een vergoeding voor 24 uur per dag voor maaltijden, drankjes, bijkomende kosten en accommodatie. Werkgevers kunnen ervoor kiezen om deze tarieven te gebruiken, de werkelijke kosten te vergoeden of een speciaaln tarief te hanteren.
Stel dat een medewerker van Londen naar Dublin reist en de volgende reisdetails heeft opgegeven:
In het Payhawk-sjabloon worden op basis van de door de werknemer ingevoerde gegevens de bijbehorende kolommen op de volgende manier ingevuld:
Bestemming. Ierland
Bestemmingscode. IRL-Dublin
Munteenheid. EUR
5 tot 10 uur. 38,5
10 tot 24 uur. 94
24 uur of meer. 99
Ontbijt. Lunch. Diner. 0. 34. 51,5.
In dit geval berekent het systeem de tarieven op de volgende manier:
24 uur of meer: 99 euro wordt berekend als dagvergoeding, omdat dit tarief wordt toegepast als de werknemer tussen 24 uur of langer in een stad verblijft, en in het huidige voorbeeld heeft deze 24 uur doorgebracht op de plaats van bestemming, van 17 juli 10.00 tot 18 juli 10.00 uur.
10 tot 24 uur: 94 euro wordt berekend als dagvergoeding, omdat dit tarief wordt toegepast als de werknemer tussen de 10 en de 24 uur in een stad verblijft, en in het huidige voorbeeld heeft deze 11 uur doorgebracht op de plaats van bestemming, van 18 juli 10.00 tot 18 juli 21.00 uur.
Ontbijt: 0 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Lunch: 34 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Diner: 51,5 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.