Uurtarieven gebruiken om dagvergoedingen te berekenen

Payhawk berekent dagvergoedingen op basis van openbaar beschikbare uurtarieven en geautomatiseerde logica, afhankelijk van reisduur, bestemming en inbegrepen maaltijden.

Het Excel-sjabloon met dagvergoedingen op basis van uurtarieven per land is gebaseerd op de officiële tarieven van onder meer het Verenigd Koninkrijk, Ierland en Oostenrijk, die als standaardwaarden zijn ingesteld voor die landen.

Het sjabloon met dagvergoedingen (uurtarief)

Het sjabloon bevat de volgende kolommen:

Bestemming. Dit is het land of de plaats waar de werknemer naartoe reist.
- Als de medewerker een plaats selecteert waar geen tarief voor is ingevoerd, dan gebruikt Payhawk het landtarief.
- Als de werknemer geen specifieke plaats opgeeft, gebruikt Payhawk het landtarief.
- Als de medewerker een land selecteert waar geen tarief voor is ingevoerd, gebruikt Payhawk het standaardtarief Anders onderaan de lijst.
Bestemmingscode. Dit is de drielettercode waarmee het land van bestemming wordt aangeduid, gevolgd door de plaatsnaam.
Valuta. Dit is de valuta die wordt gebruikt voor de dagvergoeding.
- Je kunt de kolom Valuta in het sjabloon aanpassen zodat deze de standaardvaluta van je rekening of de lokale valuta van de reisbestemming bevat. Het systeem berekent dan automatisch de dagvergoedingen volgens jouw voorkeur.
- Als je de lokale valuta kiest, rekent het systeem ook automatisch de valuta om. Payhawk gebruikt de interne wisselkoers die geldt op de boekdatum van de dagvergoeding.
- Als je geen specifieke valuta kiest, gebruikt het systeem de standaardvaluta van je rekening om de dagkosten te berekenen.
- Het systeem berekent het totale bedrag van de dagvergoeding in de standaardvaluta van je rekening.
Op uurbasis. Payhawk gebruikt dagvergoedingen op uurbasis om automatisch de dagvergoeding te berekenen op basis van het aantal uren dat op een locatie is doorgebracht.

Regels voor het berekenen van dagvergoedingen op uurbasis verschillen per land. Payhawk past automatisch de juiste uurberekeningen toe volgens de regels van het land in kwestie. Als een medewerker bijvoorbeeld negen uur reist in een land waar de volgende schalen gelden: 1-5 uur, 5-10 uur, 10-16 uur en 16-24 uur, dan krijgt deze het tarief voor de schaal 5-10 uur.

Ontbijt. Lunch. Diner.
- Sommige bedrijven en landen gebruiken aftrekposten. Als maaltijden gratis worden aangeboden, betaald worden met een zakelijke kaart of als maaltijden worden aangeboden als onderdeel van een declarabele reis of accommodatie, moet er een percentage worden afgetrokken van de vergoeding per kalenderdag. Bijvoorbeeld als er een gratis ontbijt wordt verstrekt door het hotel waar de medewerker verblijft of als er een gratis diner is bij een conferentie.
  
  De aftrekbare percentages van het tarief voor een hele dag kunnen bijvoorbeeld als volgt zijn: ontbijt 20%, lunch 40% en diner 40%.

Toepassingen

De volgende voorbeelden laten zien hoe Payhawk de dagvergoeding berekent op basis van het rekensjabloon op uurbasis voor zakenreizen.

Voorbeeld 1

Stel je voor dat een medewerker van Wenen in Oostenrijk naar Salzburg en Graz in Oostenrijk reist en daarna weer teruggaat naar Wenen.

De dagvergoeding wordt op de volgende manier berekend met behulp van het sjabloon op uurbasis:

De berekening voor Salzburg begint als de werknemer Wenen verlaat en eindigt als deze Salzburg verlaat:
- 5-uurtarief Salzburg, Oostenrijk (10/07 08:00 UTC+02:00 tot 10/07 17:00 UTC+02:00).
De berekening voor Graz begint als de medewerker Salzburg verlaat en eindigt als deze weer in Wenen aankomt:
- 24-uurtarief Graz, Oostenrijk (10/07 17:00 UTC+02:00 tot 11/07 17:00 UTC+02:00).

Voorbeeld 2

Stel dat een medewerker van Londen naar Duitsland en Nederland reist en daarna weer teruggaat naar Londen.