Werkgevers in Frankrijk kunnen werknemers een belastingvrije vergoeding geven voor zakenreizen, zowel binnen het land als naar het buitenland. Deze vergoeding is bedoeld om uitgaven te dekken zoals maaltijden en accommodatie tijdens de reis en is vrijgesteld van inkomstenbelasting. Dagvergoedingen in Frankrijk worden berekend op basis van dagtarieven.
Bijzonderheden
Om in aanmerking te komen voor een dagvergoeding voor zakenreizen over lange afstanden, moet een werknemer niet in staat zijn om dagelijks naar huis terug te keren vanwege de locatie van zijn of haar werkopdracht. Om in aanmerking te komen moet de werknemer aan de volgende voorwaarden voldoen:
De enkele reis tussen de woonplaats van de werknemer en de werklocatie is minstens 50 kilometer.
Met het openbaar vervoer kan deze afstand niet in minder dan 1 uur en 30 minuten worden afgelegd.
Werknemers die regelmatig reiskosten maken, hoeven niet voor elke afzonderlijke kosten een gedetailleerd bewijs aan te leveren. Er is echter nog steeds specifieke documentatie nodig om het aantal reisdagen, de verblijfskosten en de totale reisactiviteit te verifiëren:
Om het totaalaantal reisdagen in een jaar te bevestigen, moeten werknemers een lijst met bezochte regio's, voldoende hotelfacturen en door de werkgever uitgegeven certificaten met de reisomstandigheden overleggen.
Om verblijfskosten te onderbouwen, vooral voor langere reizen, zijn bijvoorbeeld hotelfacturen nodig.
Binnenlandse reizen
Dagvergoedingen voor binnenlandse zakenreizen zijn gebaseerd op de duur van de reis, berekend op basis van de totale tijd dat de werknemer niet thuis of op zijn reguliere werkplek is.
Stel dat een medewerker van Lyon naar Parijs reist en de volgende reisdetails heeft opgegeven:
In het Payhawk-sjabloon worden op basis van de door de werknemer ingevoerde gegevens de bijbehorende kolommen op de volgende manier ingevuld:
Bestemming. Frankrijk
Bestemmingscode. FRA-Parijs
Munteenheid. EUR
Halve dag. 75,6
Eerste/laatste dag. 75,6
Volledige dag. 75,6
Ontbijt. Lunch. Diner. 0. 21,1. 21,1.
In dit geval berekent het systeem de tarieven op de volgende manier:
Eerste/Laatste dag: 151,2 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding voor de eerste en laatste dag van de reis - respectievelijk 4 en 6 juli.
Volledige dag: 75,6 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding voor de volledige periode.
Ontbijt: 0 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Lunch: 21,1 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Diner: 21,1 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Reizen naar het buitenland
Als werknemers internationaal reizen, gelden er andere tarieven. De dagvergoeding is afhankelijk van het land van bestemming. De internationale reiskostenvergoeding moet in de volgende gevallen worden verlaagd:
Als de werknemer gratis huisvesting ontvangt, moet de vergoeding worden verminderd met 65%. Onderkomen wordt bijvoorbeeld verstrekt of betaald door de werkgever.
Als één maaltijd wordt gedekt, moet de vergoeding met 17,5% worden verlaagd.
Als beide maaltijden gedekt zijn, moet de vergoeding met 35% verminderd worden.
Stel dat een medewerker van Parijs naar Wenen reist en de volgende reisdetails heeft opgegeven:
In het Payhawk-sjabloon worden op basis van de door de werknemer ingevoerde gegevens de bijbehorende kolommen op de volgende manier ingevuld:
Bestemming. Oostenrijk
Bestemmingscode. AUT-Wenen
Munteenheid. EUR
Halve dag. 175
Eerste/laatste dag. 175
Volledige dag. 175
Ontbijt. Lunch. Diner. 0. 61,25. 61,25.
In dit geval berekent het systeem de tarieven op de volgende manier:
Eerste/Laatste dag: 350 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding voor de eerste en laatste dag van de reis - respectievelijk 14 en 16 juli.
Volledige dag: 175 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Ontbijt: 0 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Lunch: 61,25 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Diner: 61,25 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.