Werknemers in Polen komen in aanmerking voor dagvergoedingen voor maaltijd- en verblijfkosten tijdens zakenreizen. Deze vergoedingen worden niet beschouwd als onderdeel van het salaris en zijn daarom belastingvrij tot een bepaalde limiet. In Polen worden de dagvergoedingen berekend op basis van uurtarieven.
Werkgevers kunnen kiezen voor een hogere dagvergoeding dan de standaardtarieven. Elk bedrag dat de toegestane limiet overschrijdt, wordt echter beschouwd als belastbaar inkomen. De maximaal toegestane tarieven variëren naargelang de zakenreis plaatsvindt in Polen of in het buitenland.
Binnenlandse reizen
Voor zakenreizen binnen Polen hebben werknemers recht op dagvergoedingen om onkosten te dekken, zoals maaltijden en accommodatie:
Eendaagse zakenreizen. Voor reizen korter dan een hele dag is de vergoeding afhankelijk van de duur van de reis. Er wordt geen vergoeding uitgekeerd als de reis korter duurt dan 8 uur. Voor reizen tussen de 8 en de 12 uur geldt een gedeeltelijke vergoeding en voor reizen van meer dan 12 uur wordt een volledige vergoeding toegekend.
Meerdaagse zakenreizen. Voor reizen langer dan 24 uur wordt een volledige dagvergoeding uitgekeerd voor elke volledige dag. Voor de laatste dag, als deze niet de volledige 24 uur beslaat, wordt de vergoeding aangepast op basis van het aantal uren: voor kortere reizen wordt een gedeeltelijke vergoeding toegekend.
Inhoudingen voor maaltijden. Als tijdens de reis maaltijden worden aangeboden door de werkgever of gratis worden verstrekt, moet de dagvergoeding dienovereenkomstig worden verlaagd. Voor elke maaltijd - ontbijt, lunch en diner - geldt de standaardaftrek.
Vergoeding voor accommodatie. De hoogte van de vergoeding van verblijfkosten hangt af van of de werknemer een betalingsbewijs kan overleggen. Als hij of zij een geldig ontvangstbewijs of een geldige factuur indient, kan de werkgever een hoger bedrag vergoeden. Zonder bewijs kan een lager vast bedrag worden toegekend.
Stel dat een medewerker van Warschau naar Krakau reist en de volgende reisdetails heeft opgegeven:
In het Payhawk-sjabloon worden op basis van de door de werknemer ingevoerde gegevens de bijbehorende kolommen op de volgende manier ingevuld:
Bestemming. Polen
Bestemmingscode. POL-Krakau
Munteenheid. PLN
Tot 8 uur. 0
8 tot 12 uur. 22,5
12 tot 24 uur. 45
Eerste dag (minder dan 8 uur). 22,5
Ontbijt. Lunch. Diner. 11,25. 22,5. 11,25.
In dit geval berekent het systeem de tarieven op de volgende manier:
24 uur: 45 złoty wordt berekend als dagvergoeding, de werknemer heeft 24 uur doorgebracht op de plaats van bestemming, van 21 juli 08.00 tot 22 juli 08.00 uur.
Tot 8 uur: 22,5 złoty wordt berekend als dagvergoeding, de werknemer heeft 5 uur doorgebracht op de plaats van bestemming, van 22 juli 08.00 tot 22 juli 13.00 uur.
Ontbijt: 11,25 złoty zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Lunch: 22,5 złoty zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Diner: 11,22 złoty zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Reizen naar het buitenland
Voor zakenreizen buiten Polen hebben werknemers recht op dagvergoedingen om onkosten te dekken, zoals maaltijden, accommodatie en plaatselijk vervoer. Deze dagvergoedingen voor internationale reizen mogen niet lager zijn dan de binnenlandse vergoeding. Bij het berekenen van dagvergoedingen voor reizen naar het buitenland gelden de volgende specificaties:
Eendaagse zakenreizen. Voor reizen korter dan 24 uur wordt de vergoeding berekend op basis van de duur van de reis - minder dan 8 uur (1/3 van de volledige vergoeding), 8 tot 12 uur (1/2 van de volledige vergoeding) en meer dan 12 uur (volledige vergoeding).
Meerdaagse zakenreizen. Voor reizen langer dan 24 uur geldt de volledige vergoeding voor elke volledige dag. Voor de laatste, gedeeltelijke dag wordt de vergoeding aangepast op basis van het aantal uren.
Inhoudingen voor maaltijden. Als tijdens de reis maaltijden worden aangeboden door de werkgever of gratis worden verstrekt, moet de dagvergoeding dienovereenkomstig worden verlaagd. Voor elke maaltijd - ontbijt, lunch en diner - geldt de standaardaftrek.
Vergoeding voor accommodatie. Kosten voor accomodatie worden vergoed op basis van de werkelijke kosten, mits ondersteund door ontvangstbewijzen of facturen, binnen de grenzen die zijn vastgelegd in de verordening. Als er geen ontvangstbewijs wordt overlegd, kan de werknemer een vast forfaitair bedrag ontvangen dat gelijk is aan een deel van de maximale vergoedingslimiet.
Stel dat een medewerker van Warschau naar Dublin reist en de volgende reisdetails heeft opgegeven:
In het Payhawk-sjabloon worden op basis van de door de werknemer ingevoerde gegevens de bijbehorende kolommen op de volgende manier ingevuld:
Bestemming. Ierland
Bestemmingscode. IRL-Dublin
Munteenheid. EUR
Tot 8 uur. 17
8 tot 12 uur. 26
12 tot 24 uur. 52
Eerste dag (minder dan 8 uur). 0
Ontbijt. Lunch. Diner. 7,8. 15,6. 15,6.
In dit geval berekent het systeem de tarieven op de volgende manier:
12 tot 24 uur: 52 euro wordt berekend als dagvergoeding, de werknemer heeft 24 uur doorgebracht op de plaats van bestemming, van 1 juli 08.00 tot 2 juli 08.00 uur.
8 tot 12 uur: 26 euro wordt berekend als dagvergoeding, de werknemer heeft 12 uur doorgebracht op de plaats van bestemming, van 2 juli 08.00 tot 2 juli 20.00 uur.
Ontbijt: 7,8 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Lunch: 15,6 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Diner: 15,6 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.