In Denemarken mogen werkgevers hun werknemers dagvergoedingen geven voor kosten die zij maken tijdens zakenreizen. Dagvergoedingen in Denemarken worden berekend op basis van dagtarieven.
Werknemers kunnen belastingvrije dagvergoedingen krijgen ter compensatie van kosten voor accommodatie, eten en kleine uitgaven, tot vastgestelde maxima. Deze maximumbedragen worden jaarlijks bijgewerkt en gepubliceerd door de Deense douane- en belastingdienst.
Voorwaarden voor belastingvrije dagvergoedingen
Dagvergoedingen worden niet beschouwd als onderdeel van het salaris en zijn daarom belastingvrij, mits aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
De werknemer moet een nacht van huis blijven.
De werknemer moet minstens 24 uur van huis zijn.
De werknemer kan redelijkerwijs niet pendelen tussen zijn of haar gebruikelijke verblijfplaats en de tijdelijke werklocatie, waardoor het noodzakelijk is om elders te overnachten.
De reis moet een zakelijk doel hebben. Dit omvat gevallen waarin de werknemer:
Is verplicht oproepbaar te zijn en moet tijdens de diensten op of in de buurt van de tijdelijke werkplek blijven.
Moet 's avonds op een specifieke locatie blijven vanwege werkgerelateerde teambuildingactiviteiten.
Werkt lange of onregelmatige uren, waardoor het einde van de ene werkdag en het begin van de volgende kort uit elkaar ligt.
De dagvergoeding is alleen belastingvrij tot een bepaald maximumbedrag.
Alle vergoedingen of dagvergoedingen die niet aan deze criteria voldoen, of die de maximale belastingvrije limiet overschrijden vallen onder belastbaar inkomen.
Zakgeld voor eten en kleine aankopen
Het belastingvrije zakgeld wordt per dag toegekend en geldt pas na 24 uur reizen. Als de reis langer duurt dan 24 uur, kan een proportionele vergoeding worden toegevoegd voor de extra uren.
Bijvoorbeeld, bij een reis van 40 uur heeft de werknemer recht op een volledige dagvergoeding plus een deel voor de extra 16 uur. Voor reizen korter dan 24 uur wordt geen vergoeding uitgekeerd.
Als de maaltijden door de werkgever worden aangeboden of bijvoorbeeld bij hotelovernachtingen zijn inbegrepen, moet de vergoeding dienovereenkomstig worden verlaagd:
Ontbijt - 15%
Lunch - 30%
Diner - 30%
Binnenlandse reizen
Voor binnenlandse zakenreizen wordt de hoogte van de dagvergoeding bepaald door de duur van de reis. Deze wordt gemeten aan de hand van de totale tijd dat de werknemer weg is.
Stel dat een medewerker van Kopenhagen naar Aarhus reist en de volgende reisdetails heeft opgegeven:
In het Payhawk-sjabloon worden op basis van de door de werknemer ingevoerde gegevens de bijbehorende kolommen op de volgende manier ingevuld:
Bestemming. Denemarken
Bestemmingscode. DEN-Aarhus
Munteenheid. DKK
Volledige dag. 256
Eerste/laatste dag. 128
Ontbijt. Lunch. Diner. 38,4. 76,8. 76,8.
In dit geval berekent het systeem de tarieven op de volgende manier:
Eerste/Laatste dag: 256 Deense kronen zullen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding voor de eerste en laatste dag van de tweedaagse reis.
Ontbijt: 38,4 Deense kronen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Lunch: 76,8 Deense kronen zullen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Diner: 76,8 Deense kronen zullen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Reizen naar het buitenland
Als werknemers internationaal reizen, gelden er andere tarieven. De dagvergoeding is afhankelijk van het land van bestemming.
Stel dat een medewerker van Kopenhagen naar Barcelona reist en de volgende reisdetails heeft opgegeven:
In het Payhawk-sjabloon worden op basis van de door de werknemer ingevoerde gegevens de bijbehorende kolommen op de volgende manier ingevuld:
Bestemming. Spanje
Bestemmingscode. ESP-Barcelona
Munteenheid. DKK
Volledige dag. 597
Eerste/laatste dag. 597
Ontbijt. Lunch. Diner. 0. 0. 0.
In dit geval berekent het systeem de tarieven op de volgende manier:
Volledige dag: 597 Deense kronen zullen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding voor de volledige periode.
Eerste/Laatste dag: 1194 Deense kronen zullen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding voor de eerste en laatste dag van de driedaagse reis.
Ontbijt: 0 Deense kronen zullen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Lunch: 0 Deense kronen zullen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Diner: 0 Deense kronen zullen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.