In Zweden kunnen werknemers op zakenreis belastingvrije dagvergoedingen krijgen voor maaltijd- en onvoorziene kosten. Deze vergoedingen gelden voor zowel binnenlandse als internationale reizen en worden geregeld door de Zweedse belastingdienst. Dagvergoedingen in Zweden worden berekend op basis van dagtarieven.
Voorwaarden voor belastingvrije dagvergoedingen
Dagvergoedingen worden niet beschouwd als onderdeel van het salaris en zijn daarom belastingvrij, mits aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
De reis moet ten minste één overnachting buiten de gebruikelijke werkplek van de werknemer omvatten. Reizen tussen middernacht en 6:00 uur 's ochtends tellen als een overnachting, zelfs als de werknemer in die tijd werkt.
De bestemming moet meer dan 50 km van de woonplaats of gebruikelijke werkplek van de werknemer liggen.
De reis moet beschouwd worden als een zakenreis, wat betekent dat deze wordt ondernomen voor werkdoeleinden buiten de reguliere werkplek van de werknemer.
De vergoeding is alleen belastingvrij tot het maximum dat door de overheid is vastgesteld.
Elke dagvergoeding of vergoeding die niet aan deze criteria voldoet of die het goedgekeurde bedrag overschrijdt, wordt beschouwd als belastbaar inkomen.
Binnenlandse reizen
Voor binnenlandse zakenreizen wordt de hoogte van de dagvergoeding bepaald door de duur van de reis. Deze wordt gemeten aan de hand van de totale tijd dat de werknemer weg is.
Stel dat een medewerker van Stockholm naar Gothenburg reist en de volgende reisdetails heeft opgegeven:
In het Payhawk-sjabloon worden op basis van de door de werknemer ingevoerde gegevens de bijbehorende kolommen op de volgende manier ingevuld:
Bestemming. Zweden
Bestemmingscode. SWE-Göteborg
Munteenheid. SEK
Volledige dag. 290
Eerste/laatste dag. 145
Ontbijt. Lunch. Diner. 58. 102. 102.
In dit geval berekent het systeem de tarieven op de volgende manier:
Eerste/Laatste dag: 290 Zweedse kronen zullen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding voor de eerste en laatste dag van de tweeedaagse reis.
Ontbijt: 58 Zweedse kronen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Lunch: 102 Zweedse kronen zullen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Diner: 102 Zweedse kronen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Reizen naar het buitenland
Als werknemers internationaal reizen, gelden er andere tarieven. De dagvergoeding is afhankelijk van het land van bestemming.
Stel dat een medewerker van Stockholm naar Parijs reist en de volgende reisdetails heeft opgegeven:
In het Payhawk-sjabloon worden op basis van de door de werknemer ingevoerde gegevens de bijbehorende kolommen op de volgende manier ingevuld:
Bestemming. Frankrijk
Bestemmingscode. FRA-Parijs
Munteenheid. SEK
Volledige dag. 910
Eerste/Laatste dag. 455
Ontbijt. Lunch. Diner. 136,5. 318,5. 318,5.
In dit geval berekent het systeem de tarieven op de volgende manier:
Volledige dag: 910 Zweedse kronen zullen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding voor de volledige periode.
Eerste/Laatste dag: 910 Zweedse kronen zullen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding voor de eerste en laatste dag van de driedaagse reis.
Ontbijt: 136,5 Zweedse kronen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Lunch: 318,5 Zweedse kronen zullen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Diner: 318,5 Zweedse kronen worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.