Het is belangrijk om te weten of de saldi op je Payhawk-valutarekeningen voldoende zijn voor de gedefinieerde kaartlimieten van je medewerkers en de ingeplande rekeningbetalingen aan je leveranciers.
Beschikbaar saldo voor maandelijkse kaartlimieten controleren
Nadat de kaarten voor je medewerkers zijn uitgegeven en hun maandelijkse kaartlimieten zijn vastgesteld, kun je controleren of het beschikbare geld op je Payhawk-rekening voldoende is om alle kaartlimieten te dekken.
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar kaarten.
Zoek in de lijst met kaarthouders in de kolom BESCHIKBAAR naar rode cijfers. Rode cijfers geven aan dat het beschikbare geldbedrag op je Payhawk-rekening onvoldoende is om deze maandelijkse kaartlimiet te dekken.
Je kunt dit als volgt oplossen:
Verlaag de maandelijkse limiet voor die kaart. Deze aanpak is geschikt als de kaarthouder de kaart tot het eind van de maand niet zal gebruiken of tot de volgende keer dat je van plan bent het saldo op je Payhawk-rekening op te waarderen.
Het saldo op je Payhawk-rekening opwaarderen. Deze aanpak is aanbevolen als de kaarthouder voor het eind van de maand bedrijfsuitgaven zal maken of voordat je van plan bent het saldo van je Payhawk-rekening op te waarderen.
Beschikbaar saldo voor ingeplande betalingen en abonnementen controleren
Controleer als volgt of de saldi op je Payhawk-valutarekeningen voldoende zijn om de aankomende ingeplande betalingen en abonnementen te dekken:
Ga naar geld.
Selecteer de gewenste valutarekening door erop te klikken.
Kies in de kalender de periode waarvoor je het beschikbare saldo wilt controleren.
In het volgende scherm:
Is het beschikbare bedrag het geld dat op dat moment beschikbaar is op je Payhawk-valutarekening.
Als er betalingen vanaf deze Payhawk-valutarekening aankomen, klik je op de sectie aankomende betalingen om de ingeplande betalingen en abonnementen voor de geselecteerde periode weer te geven.
De sectie veilig uit te geven geeft het werkelijke geldbedrag weer dat je kunt uitgeven, dus het beschikbare saldo min aankomende betalingen.
Als het saldo onvoldoende is om de aankomende betalingen voor de geselecteerde periode te dekken, geeft het systeem een waarschuwing weer als je de rekening opent.
E-mailmeldingen voor laag saldo instellen
Je kunt het systeem vragen om je automatisch e-mailmeldingen te sturen als het beschikbare saldo op je valutarekening onder een door jouw gedefinieerde drempelwaarde daalt.
Ga naar geld en selecteer de rekening waarvandaan je de betalingen alsnog wilt uitvoeren.
Schakel in het tabblad instellingen de knop e-mailmelding in en definieer de drempelwaarde.
De e-mailmeldingen voor laag saldo wordt naar alle Payhawk-beheerders bij je bedrijf verzonden.