De directe integratie tussen Payhawk en Xero geeft je volledige controle over de uitwisseling van data tussen beide systemen.
Payhawk voert een datasynchronisatie uit wanneer de koppeling met Xero voor het eerst tot stand wordt gebracht. Daarnaast kunnen Payhawk-beheerders de datasynchronisatie naar behoefte laten uitvoeren.
De integratie maakt of koppelt een bankrekening voor elke actieve valuta in Payhawk.
Het onderstaande diagram toont alle data die automatisch wordt gesynchroniseerd tussen de systemen.
Betalingen doorsturen naar Xero
Vanwege boekhoudkundige vereisten exporteert Payhawk alleen verwerkte transacties. Dit betekent dat als een betaling is geautoriseerd, maar nog niet is afgerond, Payhawk deze niet naar Xero exporteert.
Zodra een transactie door de bank is afgehandeld, worden de datum en het bedrag van de afwikkeling automatisch geëxporteerd naar de Payhawk-bankrekening in Xero als een bankafschriftregel.
Voor meer informatie over de integratie tussen Payhawk en Xero, zie het artikel over het synchroniseren van je Payhawk- en Xero-accounts.
Stortingen doorsturen naar Xero
Standaard stuurt Payhawk, zodra een storting is ontvangen, de stortingstransactie automatisch als een bankafschriftregel naar Xero.
Soms is het niet wenselijk om stortingen automatisch te exporteren vanwege bepaalde vooraf gedefinieerde instellingen. Neem in dit geval contact op met Payhawk om het automatisch exporteren van stortingen uit te schakelen.
Uitgaven doorsturen naar Xero
Zodra een uitgave is beoordeeld, stuurt Payhawk deze door naar Xero.
Deze conventies zijn van toepassing op de volgende specifieke uitgaven:
Kaartuitgaven worden geëxporteerd als Paid Bills vanaf de bijbehorende bankrekening.
Contante uitgaven worden geëxporteerd als Paid Bills.
Vergoedbare uitgaven worden geëxporteerd als Bills to pay. Bij terugbetalingsuitgaven gebruikt Payhawk de medewerker als leverancier.
Bankuitgaven worden geëxporteerd als Bills to pay.
Wanneer onbetaalde rekeningen als betaald worden gemarkeerd of rechtstreeks via Payhawk worden betaald, worden ze automatisch bijgewerkt als Paid Bills als Payhawk erin slaagt ze te koppelen aan een betaling op Xero.
Facturen koppelen aan betalingen
Wanneer een inkoopfactuur is geboekt en de uitgave via Payhawk is betaald, maakt Payhawk automatisch een betaaljournaalpost aan en koppelt deze aan de factuur.
Geëxporteerde gegevensvelden naar Xero
Payhawk exporteert de volgende gegevensvelden naar het Xero-systeem:
Leverancier - Als de leverancier niet in het Xero-systeem staat, waarschuwt Payhawk de gebruiker dat dit mogelijk een nieuwe leverancier is en wordt de optie getoond om deze aan te maken vanuit Payhawk. Werk je met de medewerkersrol, dan kun je een aanvraag doen bij een collega met de beheerdersrol.
Category - Afgestemd op het Xero-rekeningschema.
Documentnummer
Voorvoegsel documentnummer — Met dit optionele veld geef je een voorvoegsel aan alle uitgaven die via Payhawk zijn gedaan en visualiseer je deze eenvoudig voor de export naar Zero.
Documentdatum
Serviceperiode — Zodra de beheerder de datum van de serviceperiode in Payhawk wijzigt, wordt hiermee de documentdatum van de uitgaveboeking in het ERP-systeem overschreven.
Vervaldatum — Payhawk exporteert de vervaldatum voor alle bankuitgaven. Als er geen vervaldatum is ingevoerd, wordt de datum van de uitgave gebruikt als vervaldatum.
Opmerking — De toelichting van de kaarthouder bij de uitgave wordt weergegeven in het veld Description (omschrijving) van de uitgave in Xero.
Documentafbeelding
Bedrag — Het totaalbedrag min het belastingtarief voor de uitgave.
Valuta
VAT Rate – Het belastingtarief (btw) dat door Xero wordt geleverd.
Tracking-categorieën – Payhawk importeert Xero-dimensies en maakt het mogelijk deze als uitgavevelden te gebruiken.
Kosten – Wanneer er een vergoeding is bij de transactie, wordt die vergoeding tijdens de koppeling met het ERP-systeem geboekt als een aparte betalings-journaalpost op de daarvoor bestemde rekening.