De uitgavenvelden in Payhawk zijn velden die aanvullende informatie geven voor een uitgave zodat deze kan worden gecategoriseerd, bijvoorbeeld documentdatum of serviceperiode.

Bij de meeste uitgavenvelden kun je definiëren wie ze kan zien bij het openen van een uitgave (de zichtbaarheid), of degene die de uitgave indient dat veld moet invullen (vereist voor indienen) en of degene die de uitgave beoordeelt dat veld moet invullen (vereist voor beoordeling). Zie voor meer informatie het artikel over het beheren van ingebouwde of aanpasbare uitgavenvelden.

Ingebouwde uitgavenvelden zijn standaard-uitgavenvelden die het systeem onder instellingen > uitgavenvelden > ingebouwde velden beschikbaar stelt. Voorbeelden van ingebouwde velden in Payhawk zijn de uitgavencategorie, documentdatum en documentnummer.

De informatie en instellingen die je kunt toepassen op ingebouwde uitgavenvelden verschillen per veld. Zo moet je voor uitgavencategorieën waarden opgeven om hun namen (bijvoorbeeld advertenties en marketing), rekeningcodes (4501) en belastingtarieven (12%) te definiëren, en voor belastingtarieven moet je waarden instellen om hun namen (bijvoorbeeld standaard BG), belastingcodes (133) en tarieven (20%) te definiëren.

In dit gedeelte worden de beschikbare ingebouwde uitgavenvelden weergegeven en krijg je een overzicht van de betreffende instellingen.

Met uitgavencategorieën kun je als bedrijf je uitgaven beter structureren en je uitgavenbeheerproces vereenvoudigen. Afhankelijk van de ingekochte goederen of diensten, valt elke uitgave in een specifieke categorie, zoals operationele of niet-operationele kosten. Categorieën kunnen op basis van de vereisten en behoeften van je organisatie verder worden opgesplitst in subcategorieën die corresponderen met interne processen.

Je kunt voor uitgavencategorieën in Payhawk waarden instellen voor hun namen, rekeningcodes en belastingtarieven. Op basis van de zichtbaarheid die je instelt, kun je bepalen of deze velden verplicht zijn bij het indienen en beoordelen van uitgaven. Ook kun je de automatische invulling van de juiste uitgavencategorie activeren en configureren.

De opmerking is in Payhawk het veld waar medewerker de reden of het doel van de gegenereerde uitgave opgeven. Opmerking is standaard een vrij in te vullen tekstveld. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je beslissen of opmerkingen vereist zijn voor het indienen en beoordelen van de uitgave.

Het uitgavenveld document vereist een geüploade bestandsbijlage (uitgavedocument) en is altijd voor alle medewerkers zichtbaar. Je kunt beslissen of er een geüpload uitgavedocument vereist is voor het indienen en beoordelen van een uitgave.

Het uitgavenveld documentdatum geeft de uitgiftedatum van het uitgavedocument weer en de betreffende gegevens worden automatisch ingevuld. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je beslissen of er een documentdatum vereist is voor het indienen en beoordelen van de uitgave.

Het uitgavenveld documenttype bevat de vooraf gedefinieerde opties voor de factuur en het ontvangstbewijs, en de gegevens worden automatisch ingevuld. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je beslissen of er een documenttype is vereist voor het indienen en beoordelen van de uitgave.

Het uitgavenveld documentnummer geeft het nummer weer van het uitgavedocument en de betreffende gegevens worden automatisch ingevuld. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je beslissen of er een documentnummer vereist is voor het indienen en beoordelen van de uitgave.

Het uitgavenveld serviceperiode geeft de boekhoudperiode weer van het uitgavendocument en de betreffende gegevens worden ingevuld door het finance-team.

Het uitgavenveld leverancier is altijd vereist voor het beoordelen van rekeningbetalingen en de betreffende gegevens worden automatisch ingevuld. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je beslissen of de leverancier vereist is voor het beoordelen van de uitgave.

Het uitgavenveld belastingtarief geeft de belastingtarieven weer die de staat rekent voor het type ingekochte goederen of diensten, zoals de BTW. Je kunt bij belastingtarieven in Payhawk waarden instellen om de namen, belastingcodes en -tarieven in te stellen. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je beslissen of er een belastingtarief is vereist voor het beoordelen van de uitgave.

Het uitgavenveld korting geeft de belastingkorting weer die de staat aanbiedt voor bepaalde goederen of diensten die je organisatie heeft ingekocht en de betreffende gegevens worden handmatig ingevuld door het finance-team.

Team is zichtbaar als ingebouw uitgavenveld als de optie instellingen > teams > teamordening en -beheer is ingeschakeld. Het resultaat is dat wanneer een medewerker die onderdeel is van een team een uitgave aanmaakt, de naam van zijn of haar team wordt weergegeven in de uitgave in de app uitgaven.

Ook zijn de teamnaam en externe ID voor elke uitgave zichtbaar bij een export die is geïnitieerd via de app export.

Een samengesteld ingebouwd uitgavenveld voor uitgaven die over een bepaalde periode worden afgeschreven, bijvoorbeeld een abonnement van 12 maanden op een dienst.

De zichtbaarheid is standaard ingesteld op niemand en dus is het veld niet beschikbaar in de uitgaven. Als de zichtbaarheidsinstellingen zijn bijgewerkt, worden bij uitgaven en inkooporders de volgende velden gerelateerd aan afschrijvingen weergegeven:

Voor aanpasbare uitgavenvelden is aanvullende informatie nodig voor een uitgave die specifiek is aan de behoeften van je bedrijf, zoals kostenplaats. Je kunt ze handmatig aanmaken en configureren voor de sectie instellingen > uitgavenvelden > aanpasbare velden.

Ook gebruikt Payhawk aanpasbare uitgavenvelden om klassen en trackingcategorieën te mappen vanaf ERP-systemen en integraties met boekhoudsoftware.

Afhankelijk van het type aanpasbaar veld dat je definieert, hebben medewerkers verschillende opties voor het invullen van de vereiste gegevens:

Vanwege auditvereisten werkt Payhawk de volgende ingebouwde en aangepaste uitgavenvelden niet met terugwerkende kracht bij.

Als voorbeeld van hoe het systeem bijgewerkte aanpasbare veldwaarden behandelt, gaan we ervan uit dat je een aanpasbaar veld project hebt met een waarde mijnproject. Als je de waarde mijnproject in 10 uitgaven gebruikt, wordt de waarde mijnproject opgeslagen op de uitgave. Verander je echter via instellingen > uitgavenvelden de waarde van project van mijnproject naar mijnNIEUWEproject, dan wordt de nieuwe waarde toegepast op toekomstige uitgaven binnen project, maar wordt deze niet met terugwerkende kracht bijgewerkt voor uitgaven die reeds de waarde mijnproject gebruiken.