Dankzij de directe integratie tussen Payhawk en MS Business Central heb je volledige controle over de uitgewisselde gegevens tussen beide systemen.
Payhawk voert een gegevenssynchronisatie uit zodra het voor het eerst wordt gekoppeld aan MS Business Central. Daarnaast kunnen Payhawk-beheerders de datasynchronisatie naar behoefte laten uitvoeren.
De integratie maakt of koppelt een bankrekening voor elke actieve valuta in Payhawk.
In het volgende diagram zie je de gegevens die automatisch worden gesynchroniseerd tussen de systemen.
Betalingen doorsturen naar MS Business Central
Betalingen worden geëxporteerd naar MS Business Central zodra de uitgave is geëxporteerd vanuit Payhawk en geboekt in het ERP. Als de uitgave in concept blijft (niet geboekt), wordt de betaling niet geëxporteerd. Dit betekent dat een boekhouder of beheerder de inkoopfactuur moet boeken in MS Business Central. Om tijd te besparen kun je gebruikmaken van de batchboekingsfunctie van het ERP.
Daarnaast exporteert Payhawk een betaling naar MS Business Central pas nadat de transactie is afgerond, omwille van boekhoudkundige nauwkeurigheid. Als je bijvoorbeeld een uitgave hebt geëxporteerd en geboekt in MS Business Central, maar de betaling alleen is geautoriseerd en nog niet is afgerond, dan wacht Payhawk met exporteren totdat de betaling is afgerond. Pas daarna wordt deze automatisch geëxporteerd naar MS Business Central.
Voor meer informatie over de bankfeed-integratie tussen Payhawk en MS Business Central, zie het artikel over bankafschriften synchroniseren met MS Business Central.
Stortingen doorzetten naar MS Business Central
Standaard zet Payhawk een storting automatisch door als bankafschriftregel in MS Business Central zodra deze is ontvangen.
Soms is het niet wenselijk om stortingen automatisch te exporteren vanwege bepaalde vooraf gedefinieerde instellingen. Neem in dit geval contact op met Payhawk om het automatisch exporteren van stortingen uit te schakelen.
Kredietlijnaflossingen doorzetten naar MS Business Central
Als je gebruikmaakt van Payhawk-creditcards, zet het systeem de aflossing van de kredietlijn automatisch door als een bankafschriftregel in MS Business Central.
Als je kaarten van je bank aan Payhawk hebt gekoppeld, vinden de kredietlijnaflossingen buiten Payhawk plaats en kan het systeem deze aflossingen niet volgen of automatisch bankafschriftregels aanmaken in MS Business Central. Om je financiële administratie correct te houden, moet je de aflossing handmatig vastleggen in MS Business Central volgens je standaardproces voor het registreren van externe transacties.
Uitgaven doorzetten naar MS Business Central
Zodra een uitgave is beoordeeld, zet Payhawk deze door naar MS Business Central. Als het bedrag van de uitgave positief is, maakt Payhawk een inkoopfactuur aan. Als je in plaats daarvan een creditnota hebt ontvangen, is het bedrag van de uitgave negatief en maakt Payhawk een creditnota aan. Payhawk ondersteunt geen bijlagen of dimensies voor creditnota’s.
Bij terugbetalingsuitgaven gebruikt Payhawk de werknemer als leverancier.
Bij kaart- en factuuruitgaven met bonnen is de tegenrekening in de journaalpost die van de geselecteerde leverancier in de Payhawk-uitgave. Bij terugbetaalbare uitgaven, kilometervergoedingen en dagvergoedingen met bonnen is de tegenrekening in de journaalpost die van de eigenaar van de Payhawk-uitgave.
Facturen koppelen aan betalingen
Wanneer een inkoopfactuur is geboekt en de uitgave via Payhawk is betaald, maakt Payhawk automatisch een betaaljournaalpost aan en koppelt deze aan de factuur.
Geëxporteerde gegevensvelden naar MS Business Central
Payhawk exporteert de volgende gegevensvelden naar het MS Business Central-systeem:
Leverancier - Als de leverancier niet in het MS Business Central systeem voorkomt, zal Payhawk de gebruiker melden dat het om een nieuwe leverancier kan gaan en de optie tonen om deze vanuit Payhawk aan te maken of, als de gebruikersrol er een is van een Payhawk medewerker, dit aan te vragen bij een Payhawk beheerder.
Categorie - Toegewezen aan het rekeningschema van MS Business Central.
Documentnummer
Documentdatum
Serviceperiode — Zodra de Payhawk-beheerder de datum van de serviceperiode in Payhawk wijzigt, wordt de documentdatum van de uitgave die in het ERP-systeem is geboekt, overschreven.
Vervaldatum - Payhawk exporteert de vervaldatum voor alle bankuitgaven. Als er geen vervaldatum is ingevoerd, wordt de datum van de uitgave gebruikt als vervaldatum.
Toelichting – De toelichtende notitie van de kaarthouder bij de uitgave wordt weergegeven in het veld omschrijving van de uitgave in MS Business Central.
Documentafbeelding
Bedrag – Het totaalbedrag minus het belastingbedrag van de uitgave.
Valuta
Btw-tarief – Het belastingtarief dat wordt geleverd door MS Business Central.
Tracking-categorieën – Payhawk importeert de dimensies uit MS Business Central en maakt het mogelijk om deze te gebruiken als velden bij uitgaven.
Kosten - Voor transactiekosten wordt er tijdens de verbinding met het ERP-systeem een aparte post in het betalingsboek aangemaakt binnen de daarvoor bestemde rekening.
Start afschrijving (datum) en einde afschrijving (datum):
Bij het exporteren van een uitgave worden de sjabloongegevens uit de afschrijvingsschema schema veld in Payhawk zal worden geëxporteerd tegen de code voor uitstel veld in MS Business Central op het regelniveau van de inkoopfactuur.
Als in Payhawk de startdatum van afschrijving is geselecteerd, wordt deze geëxporteerd naar het veld startdatum van het uitstelrooster.
Bij inkoopfacturen of inkoopjournaals (wanneer het documenttype respectievelijk een factuur of een ontvangst is), wordt de geselecteerde uitsteltemplate geëxporteerd naar het gegevensveld uitstelcode op regelniveau van de inkoopfactuur of het algemeen journaal in MS Business Central.
De einddatum van afschrijving in Payhawk heeft geen invloed op deze uitgave in MS Business Central en wordt niet geëxporteerd, omdat de periode wordt berekend wanneer de gebruiker op de knop schema berekenen klikt. Voor een betere gebruikservaring triggert Payhawk automatisch de berekening van het schema in MS Business Central, zodat gebruikers niet handmatig elke uitgave hoeven te openen en op de knop hoeven te klikken om het schema te berekenen.
Wisselkoers - Bij het exporteren van rekeningen naar MS Business Central gebruikt Payhawk de wisselkoers van MS Business Central, terwijl voor betalingen van rekeningen de wisselkoers van Payhawk wordt gebruikt.