Abonnementen (of terugkerende betalingen) zijn een groot onderdeel van de uitgavencyclus van een bedrijf. Na verloop van tijd kan het voor medewerkers en het finance-team lastiger worden om het overzicht te behouden op openstaande bedragen, het volume en via welke zakelijke betaalkaarten er wordt betaald. Daarnaast hebben abonnementsbedragen de neiging om te stijgen, waardoor boekhouders mogelijk updates in bedrijfsuitgaven missen.
De app 'abonnementen'
Abonnementen en terugkerende bedrijfsuitgaven die worden betaald met zakelijke betaalkaarten of per bankoverschrijving, staan in de app abonnementen in Payhawk.
Je kunt als medewerker in de app abonnementen een overzicht en statistieken zien van de abonnementen die van je zakelijke betaalkaarten worden afgeschreven of uitgaven per bankoverschrijving die als abonnement zijn gemarkeerd. Zo zie je onder het tabblad % verandering het bedrag dat je in de vorige periode betaalde vergeleken met de huidige periode.
Abonnementen detecteren
Payhawk volgt alle abonnementsbetalingen die via kaarten en bankoverschrijving worden gedaan.
Om abonnementen te detecteren, past Payhawk de volgende strategieën toe:
Uitgaven bijhouden.
Als er een nieuwe uitgave wordt aangemaakt, controleert het systeem de uitgavenfeed en identificeert of de uitgave maandelijks, per kwartaal of per jaar terugkeert, evenals de eigenaar (indiener) van dat abonnement.
Als een dergelijk abonnement bestaat, voegt Payhawk de uitgave automatisch toe aan het betreffende abonnement.
Elke uitgave die onderdeel uitmaakt van een abonnement, wordt voorzien van een draaiend icoon naast het bedrag.
Neem de database van bestaande leveranciers door.
Payhawk doorzoekt zijn database van abonnementsleveranciers.
Als er een uitgave is aangemaakt die betaald moet worden aan een dergelijke leverancier, meldt het systeem de indiener automatisch dat het waarschijnlijk gaat om een terugkerende betaling (abonnement).
Gebruikersinvoer monitoren
Payhawk zoekt ook naar gebruikersinvoer waar mogelijk een terugkerende betaling uit blijkt.