Je kunt alle leveranciersvelden bewerken die je onder het tabblad Leveranciers > Details aantreft.
Opmerkingen over het bewerken van leveranciersgegevens
Het kan zijn dan als je de leveranciersinformatie bijwerkt, je hiermee de algehele uitgavenbeheerervaring beïnvloedt.
Als je de Algemene leveranciergegevens eenmaal hebt opgegeven, , worden ze bij elke uitgave gerelateerd aan die leverancier hergebruikt.
Hoewel het veld Opmerking optioneel is, wordt de informatie bij het bekijken van de geschiedenis van leveranciersbewerkingen wel weergegeven in het auditlogboek.
De gegevens van een leverancier kunnen met de tijd veranderen. Om de nauwkeurigheid van de boekhouding voor periodes in het verleden te behouden, worden de naam en het belastingnummer van de leverancier bij elke uitgave opgeslagen. Deze gegevens worden voor een reeds beoordeelde uitgave niet bijgewerkt, ook al kunnen de leveranciersgegevens intussen zijn bijgewerkt.
De algemene leveranciersgegevens bewerken
Je bewerkt als volgt de naam, het belastingnummer en het land voor een leverancier:
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar Dashboard > Leveranciers.
Selecteer de gewenste leverancier door erop te klikken.
Klik onder het tabblad Details op de knop Bewerken bij het veld Algemeen.
Werk de gewenste informatie bij. Voeg optioneel een opmerking toe over de wijzigingen die je hebt doorgevoerd.
Klik op Opslaan om je wijzigingen te bevestigen.
Betalingsgegevens van een leverancier bewerken
Bewerk als volgt de valuta, rekeninghouder, IBAN, BIC of SWIFT-code en de overige betalingsgegevens van een leverancier:
Ga naar Dashboard > Leveranciers.
Selecteer de gewenste leverancier door erop te klikken.
Klik onder het tabblad Details op de knop Bewerken bij het veld Betaling.
Werk de gewenste informatie bij. Voeg optioneel een opmerking toe over de doorgevoerde wijzigingen.
Houd er rekening mee dat bij een wijziging in de valuta verschillende overeenkomstige betalingsvelden worden geladen die vereist zijn voor die valuta:
Voor GBP moet je een rekeningnummer en een sorteercode opgeven.
Voor EUR moet je een IBAN en een BIC of SWIFT-code opgeven.
Voor USD moet je een rekeningnummer, routingnummer en een rekeningtype opgeven (bijvoorbeeld betaalrekening of grootboek).
Klik als je klaar bent op opslaan om je wijzigingen te bevestigen.
Contactgegevens van een leverancier bewerken
Bewerk als volgt de contactpersoon, e-mail en het telefoonnummer van een leverancier.
Ga naar Dashboard > Leveranciers.
Selecteer de gewenste leverancier door erop te klikken.
Klik in het tabblad Details op de knop Bewerken bij het veld Contact.
Werk de gewenste informatie bij. Voeg optioneel een opmerking toe over de wijzigingen die je hebt aangebracht.
Klik op Opslaan om je wijzigingen te bevestigen.
De aanvullende velden per leverancier bewerken
De leveranciersvelden onder Aanvullend zijn aanpasbaar. Ze zijn afhankelijk van de aanvullende leveranciersvelden die voor je bedrijf zijn gedefinieerd vanaf het menu instellingen > leveranciersvelden.
Je werkt de vooraf gedefinieerde aanvullende leveranciersvelden als volgt bij:
Ga naar Dashboard > Leveranciers.
Selecteer de gewenste leverancier door erop te klikken.
Onder het tabblad Details, klik je op de knop Bewerken bij het Aanvullende veld.
Werk de gewenste informatie bij. Voeg optioneel een opmerking toe over de wijzigingen die je hebt aangebracht.
Klik op Opslaan om je wijzigingen te bevestigen.
De geschiedenis van bewerkingen van leveranciersgegevens weergeven
Alle wijzigingen die zijn aangebracht in de velden Algemeen, Contact, Betaling, en Aanvullend worden opgeslagen en kunnen worden ingezien. Daarnaast zie je in het logboek wie de bewerkingen heeft gedaan, de tijdstempel en de reden van de wijziging als hij of zij een opmerking heeft bijgevoegd.
Bekijk als volgt de geschiedenis van het auditlogboek voor de leveranciersgegevens:
Ga naar Dashboard > Leveranciers.
Selecteer de gewenste leverancier door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie Geschiedenis Weergeven om het auditlogboek te bekijken.
Bijgewerkte betalingsgegevens van de leverancier toepassen op geassocieerde uitgaven
Je kunt alle uitgaven geassocieerd aan een leverancier weergeven en kiezen of je de bijgewerkte betalingsgegevens wilt toepassen op de onbetaalde uitgaven geassocieerd met die leverancier:
Ga naar Dashboard > Leveranciers.
Selecteer de gewenste leverancier door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie Uitgaven weergeven. Je wordt nu doorgestuurd naar de app Uitgaven.
Als de bankgegevens van een leverancier zijn bijgewerkt, verschijnt er bij het bekijken van een nog onbetaalde rekening een bericht waarin staat dat de betalingsgegevens van de leverancier zijn bijgewerkt. Klik op Wijzigingen beoordelen.
Selecteer in het dialoogvenster de wijzigingen die je op de uitgave wilt toepassen door de optie aan te vinken. Klik op Bevestigen.
