Met het groepsdashboard en de beheerfuncties voor meerdere entiteiten in Payhawk kun je je uitgaven- en onkostensoorten op groepsniveau beheren voor al je entiteiten binnen een groep. Zo hoef je dezelfde instellingen niet steeds opnieuw per entiteit in te stellen.
Bijzonderheden
Eenmaal ingesteld, kunnen groepsinstellingen voor de uitgaven- en onkostensoorten niet worden teruggedraaid.
Groepsinstellingen configureren voor facturen
Je kunt instellen of de standaardbetaling voor facturen onmiddellijk moet worden uitgevoerd of gepland wordt voor vervaldatums van uitgaven.
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar Instellingen > onkostentypen > rekening.
Schakel in het volgende scherm de knop rekeningen inschakelen in om rekeningbetalingen voor je groep in te schakelen.
Selecteer in het drop-down menu:
De Payhawk-rollen die onkostendeclaraties voor rekeningen kunnen indienen.
Met de optie iedereen kunnen alle medewerkers in je groep entiteiten, ook met de medewerkersrol van Payhawk, declaraties indienen.
Met de optie accounts en beheerders kunnen alleen deze specifieke Payhawk rollen in je groep entiteiten declaraties indienen.
De standaardmethode voor het uitvoeren van rekeningbetalingen binnen je bedrijf.
De optie direct vult het veld uitvoering betaling onder betalen > gegevens bevestigen standaard in met direct.
De optie vervaldatum onkosten vult het veld uitvoering betaling onder betalen > gegevens bevestigen standaard in met de vervaldatum van de uitgave zoals opgehaald door de OCR-tool van Payhawk.
Klik op wijzigingen opslaan. Klik in het geopende dialoogvenster op toepassen.
Groepsinstellingen toepassen voor de andere uitgaven- en onkostensoorten
Je kunt groepsinstellingen toepassen op het kilometertype. Bijvoorbeeld op de volgende manier:
Ga naar instellingen > onkostensoorten > Kilometerstand.
Schakel in het volgende scherm de knop kilometerkosten inschakelen in om het kilometerkostentype voor je groep in te schakelen.
Selecteer in de vervolgkeuzemenu's de Payhawk-rollen die kilometerverzoeken kunnen indienen.
Met de optie iedereen kunnen alle medewerkers in je groep entiteiten, ook met de medewerkersrol van Payhawk, declaraties indienen.
Met de optie accounts en beheerders kunnen alleen deze specifieke Payhawk rollen in je groep entiteiten declaraties indienen.
Klik op wijzigingen opslaan. Klik in het geopende dialoogvenster op toepassen.
Standaard groepsinstellingen voor onkostensoorten toepassen op entiteiten
Je kunt reeds gedefinieerde groepsinstellingen voor uitgaven- en onkostensoorten toepassen op andere entiteiten, op de volgende manier:
Ga naar entiteiten en selecteer de gewenste entiteit.
Schakel in het volgende scherm GROUP DEFAULTSin voor onkostensoortenen klik op wijzigingen opslaan.
In het dialoogvenster dat opent, vink je het selectievakje aan en klik je op opslaan om je keuze te bevestigen.
Als een entiteit groepsonkostensoorten overneemt, kan een lokale Payhawk-beheerder deze niet wijzigen. Deze worden dan weergegeven als alleen-lezen.
Instellingen voor onkostensoorten ophalen uit een entiteit
Je kunt onkostensoorten kopiëren van een entiteit en ze toepassen op de groep door relevante instellingen over te nemen.
Daarvoor ga je in het Payhawk-webportaal naar groepsdashboard > instellingen > onkostensoorten.
Klik op het menu met de drie stippen en selecteer van entiteit ophalen.
Selecteer in het dialoogvenster dat opent de gewenste entiteit in het keuzemenu en klik op toepassen.
