Standaard exporteert Payhawk uitgavenfacturen naar MS Business Central als inkoopfacturen. Maar omdat niet alle uitgaven facturen zijn, kun je nu alle bonnetjes exporteren als journaalposten vanuit Payhawk.
Dankzij deze nieuwe functionaliteit kunnen organisaties die hun uitgavenexport hebben geautomatiseerd voorkomen dat bonnetjes automatisch als facturen of rekeningen worden gemeld aan de belastingdienst.
Export van bonnetjes als journaalposten inschakelen
Om de export van bonnetjes als journaalposten naar MS Business Central in te schakelen, selecteer je de desbetreffende optie in het vervolgkeuzemenu van de configuratiewizard bij het instellen van de koppeling tussen Payhawk en het ERP-systeem.
Op hetzelfde scherm moet je ook de batch voor algemeen journaal selecteren voor de export van bonnetjes, uit de beschikbare lijst in MS Business Central. Het selecteren van de batch voor het algemeen journaal is vergelijkbaar met het kiezen van de map waarin je de uitgaven wilt opslaan. Voor meer informatie over het gebruik van batches in het algemeen journaal, zie de officiële Microsoft-training van 120 minuten.
Bonnetjes exporteren als journaalposten
Om een uitgave vanuit Payhawk als journaalpost naar MS Business Central te exporteren, selecteer je ontvangstbewijs in het vervolgkeuzemenu documenttype bij het uploaden van de uitgave.
Geëxporteerde gegevens van bonnetjess in MS Business Central
Zodra je een onuitgave als beoordeeld markeert, exporteert Payhawk de onkosten van de bon als een journaalpost, wat de volgende categorieën in het ERP-systeem weergeeft:
De debet toont de grootboekcategorie die je hebt geselecteerd in Payhawk.
Het veld Credit toont de Balancing Account die overeenkomt met de Vendor, die meestal ook een Accounts Payable-categorie heeft.
Payhawk gebruikt altijd de leverancier als tegenrekening. In het geval van een terugbetaling zoekt Payhawk naar de werknemer als tegenrekening via een leveranciersaccount.
Naast deze specifieke velden exporteert Payhawk dezelfde gegevens als bij andere exports:
Payhawk past alle dimensies toe zoals bij aankoopfacturen.
Een document wordt gekoppeld onder het tabblad bijlagen.
Uitgaven met meerdere regels creëren meerdere journaalregels.
Wanneer de betaling via Payhawk is uitgevoerd en vervolgens is afgewikkeld, maakt Payhawk automatisch een betaling aan en koppelt deze aan het openstaande journaal:
Het veld debet geeft de leverancier (rekening accounts payable) weer.
Het veld credit geeft de bankrekening in Payhawk weer.
Payhawk maakt een Payment Journal-post aan zodra de General Journal-post is geboekt, en koppelt deze automatisch aan de betreffende General Journal-post. Voor alle betalingen vanuit Payhawk wordt hetzelfde 'Payment Journal' gebruikt.
