Dit artikel bevat een overzicht van veelgestelde vragen (FAQ) en oplossingen voor uitzonderingssituaties die kunnen voorkomen bij de integratie tussen het Payhawk-systeem en de Oracle NetSuite-boekhoudsoftware.
Hoe is de Payhawk-Oracle NetSuite integratie opgebouwd?
De integratie van Payhawk is beschikbaar op de SuiteApp Marketplace van NetSuite. De connector is gebouwd met de NetSuite API, waardoor beide systemen direct met elkaar kunnen communiceren, zonder extra hostingmiddelen.
Hoe lang duurt het om beide systemen te integreren?
Het opzetten van de integratie duurt ongeveer 15–20 minuten. Je kunt de configuratie zelf uitvoeren; het product begeleidt je stap voor stap. Heb je hulp nodig? Dan staan de teams van Customer Success, Implementatie en Solution Engineering bij Payhawk voor je klaar.
Maakt Payhawk onderscheid tussen factuur- en betalingsherkenningsdata?
Ja, Payhawk hanteert het principe van toerekening en maakt onderscheid tussen factuur- en ontvangstdatums en de datum waarop betalingen worden herkend.
Kunnen uitgaven in Payhawk worden opgesplitst in meerdere posten?
Payhawk ondersteunt meerdere regelitems op een enkele uitgave en ze worden geëxporteerd naar Oracle NetSuite.
Exporteert Payhawk FX- en POS-kosten?
Payhawk past de belangrijkste concepten van IAS 21 toe voor FX-transacties . Wanneer een kaart wordt gebruikt voor een transactie in een andere valuta dan de kaartvaluta, past VISA of Mastercard een wisselkoers toe. Payhawk boekt deze kosten vervolgens in Oracle NetSuite in de valuta van de kaart op basis van deze wisselkoers.
Als de kaartvaluta echter afwijkt van de basisvaluta van Oracle NetSuite, vinden er twee FX-transacties plaats, één via VISA of Mastercard en de andere via het boekhoudsysteem, zoals in het geval van een factuur in vreemde valuta.
Hoe maakt Payhawk gebruik van de leveranciers van Oracle NetSuite?
De module Leveranciersbeheer van Payhawk (in deleveranciers-app) host al je leveranciersgegevens, volledig gesynchroniseerd met Oracle NetSuite. Zo zijn je leveranciersstamgegevens altijd up-to-date.
Je kunt leveranciers rechtstreeks op het Payhawk-platform beheren en aanmaken. Het systeem houdt ook een auditlogboek bij om eventuele wijzigingen in de leveranciers informatie die is gemaakt door je Payhawk-beheerders of -accountants.
Hoe detecteert Payhawk dubbele uitgaven?
Payhawk controleert automatisch op dubbele uitgaven als alle volgende criteria overeenkomen:
Bedrag
Leverancier
Documentdatum
Documentnummer
Wanneer je een uitgave indient bij Oracle NetSuite met een factuurnummer dat al in het ERP-systeem staat, maar waarbij andere gegevens zoals het bedrag of de leverancier verschillen, hangt het resultaat af van hoe je Oracle NetSuite is ingesteld. Raadpleeg de officiële Oracle NetSuite-documentatie voor meer informatie over hoe Oracle NetSuite dubbele vermeldingen beheert.
Als de Payhawk-Oracle NetSuite-integratie de transactie niet in de ERP kan maken, geeft Payhawk een foutmelding weer aan de gebruiker die de uitgave beoordeelt.
Kan ik boekhoudkundige fouten herstellen?
Met een paar klikken in het Payhawk-webportaal kunnen Payhawk-beheerders of -accountants een uitgave retourneren ter beoordeling, de benodigde aanpassingen doorvoeren en de bijgewerkte uitgave terugsturen naar Oracle NetSuite.
Kan Payhawk vergrendelde periodes in Oracle NetSuite aanpassen?
Nee, Payhawk wijzigt geen gegevens in Oracle NetSuite die binnen een vergrendelde periode vallen.
Wat als de NetSuite-integratie van Payhawk niet werkt met mijn NetSuite-configuratie?
De integratie kan worden uitgebreid of aanpasbare aan jouw wensen door het Solutions Engineering Team van Payhawk of geautoriseerde solution partners. Voor meer informatie kun je contact opnemen met je Payhawk Account Executive.
Hoe worden aanpasbare velden uit Oracle NetSuite gesynchroniseerd met Payhawk?
Aanpasbare velden moeten eerst worden aangemaakt in Oracle NetSuite. Als ze eenmaal zijn ingesteld, haalt Payhawk ze automatisch op en verschijnen ze onder de lijst met trackingcategorieën in het systeem. Bij het exporteren van een factuur of een ander type transactie wordt elke ingevulde tracking-categorie gekoppeld aan het bijbehorende veld in Oracle NetSuite.