Je bedrijf kan een factuur ontvangen met kosten die verband houden met verschillende vooraf gedefinieerde uitgavencategorieën, teams, belastingtarieven of aangepaste velden, zoals kostenplaats of project.
Je kunt uitgaven die nog niet zijn beoordeeld, opsplitsen in meerdere regelitems om zo op elke regel de juiste uitgavencategorisatie aan te houden.
In Payhawk kun je ook als medewerker uitgaven opsplitsen in regelitems. Als je workflows zo zijn geconfigureerd dat er goedkeuring nodig is van een teammanager of beheerder van aanpasbare velden, stuurt Payhawk uitgave-verzoeken op basis van de gegevens in alle regelitems naar alle relevante goedkeurders. Zie voor meer informatie het artikel over het definiëren van aanpasbare goedkeuringsflows.
Pro tip
Om tijd en moeite te besparen, kun je een categorie aan een uitgave toewijzen voordat je deze opsplitst. Zo wordt de categorie automatisch op alle regelitems toegepast.
Een uitgave handmatig opsplitsen in regelitems
Splits als volgt een uitgave op in meerdere regelitems:
Ga in het Payhawk-webportaal naar onkosten.
Selecteer de gewenste uitgave door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie splitsen in regelitems.
Voer voor elk regelitem de vereiste gegevens in, bijvoorbeeld:
Uitgavencategorie.
Aanpasbare velden zoals kostenplaats en project.
Het bedrag per regelitem. Zorg ervoor dat de bedragen optellen tot het juiste totaalbedrag.
Pro tip
In plaats van het exacte bedrag, kun je ook het percentage invoeren van de kosten in het regelitem ten opzichte van het totaalbedrag van de uitgave - ga naar het regelitem, selecteer totaalbedrag en voer bijvoorbeeld 50% in. Het systeem berekent het bedrag automatisch en trekt dit af van het totaal.
Belastingtarief.
Klik op opslaan om je wijzigingen te bevestigen.
Slim opsplitsen van uitgave-regelitems
Je kunt naast de optie om de gegevens voor elk regelitem handmatig in te voeren, ook gebruikmaken van slimme tools bij het splitsen van de uitgave. Zo heb je er minder handwerk aan.
De slimme splitstools zijn alleen beschikbaar in het Payhawk-webportaal.
Regelitems ophalen uit een gekoppelde inkooporder - Selecteer de optie splitsen in regelitems, klik op het optiemenu (drie stippen) en vervolgens op items inkooporder.
Deze optie is alleen beschikbaar als de uitgave is gekoppeld aan een inkooporder.
Regelitems ophalen uit het belastingtarief in een document - Selecteer de optie splitsen in regelitems, klik op het optiemenu (drie stippen) en vervolgens op belastingtarief document.
Deze optie is alleen beschikbaar als de Payhawk-AI meerdere belastingtarieven in het document aantreft.
Regelitems ophalen uit documentregels - Selecteer de optie splitsen in regelitems, klik op het optiemenu (drie stippen) en vervolgens op documentregels.
Regelitems ophalen uit een eerdere uitgave - Selecteer de optie splitsen in regelitems, klik op het optiemenu (drie stippen) en vervolgens op vorige onkosten. Selecteer de uitgave waar je de regelitems uit wilt ophalen.
Deze optie is alleen beschikbaar als je uitgaven hebt met meerdere regels van de geselecteerde leverancier.
Regelitems evenredig opsplitsen - Selecteer de optie splitsen in regelitems, klik op het optiemenu (drie stippen) en vervolgens op verdeel de bedragen evenredig.
Klik om een regelitem te bekijken, bewerken of verwijderen op het aantal items onder het bedrag van de uitgave of onder bedrag of via het optiemenu (drie stippen) bovenaan.
Uitgaven opsplitsen in regelitems vanaf een gekoppelde inkooporder
Als een uitgave is gekoppeld aan een inkooporder met meerdere items, kun je de uitgave opsplitsen in regelitems via het veld inkooporder > categorie van die uitgave.
Als de optie splitsen in [aantal] regelitems is geselecteerd, leidt dit tot de volgende acties:
Het aantal regelitems dat aan de uitgave wordt toegevoegd is gelijk aan het aantal regelitems in de inkooporder.
De opmerkingen bij de regelitems van de uitgave worden ingevuld met de beschrijvingen van de items in de inkooporder.
De categorisatievelden van de regelitems van de uitgave worden ingevuld met de itemvelden van de inkooporder - categorie, team, afschrijving en aanpasbare invulvelden.
Als het nettobedrag van de uitgave overeenkomt met het bedrag van de inkooporder, zorgt het splitsen ervoor dat de nettobedragen van de regelitems van de uitgave worden ingevuld met de itembedragen van de inkooporder.
Regelitems samenvoegen
Je kunt ook sommige van de regelitems van de uitgave samenvoegen:
Selecteer in de app onkosten de gewenste uitgave.
Klik boven de regelitems op SELECTEREN.
Selecteer de selectievakjes van de regelitems die je wilt samenvoegen en klik op SAMENVOEGEN.
Je kunt het samenvoegen van regelitems annuleren door te klikken op ANNULEREN.
Selecteer in het dialoogvenster het regelitem in het drop-downmenu waar je de geselecteerde regelitems wilt samenvoegen.
Klik opsamenvoegen.
Eenmaal teruggekeerd bij de uitgave, klik je op opslaan.
